Většina poštovní klienti, počítaje v to Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird, vám umožní vložit více příjemců Kopie(na anglický jazyk přijatá zkratka SS), nebo Bcc (CCB). V kopie příjemci mohou vidět adresy jiných lidí. Ve druhém případě je identita dalších příjemců skryta.
Přidání adresy příjemce
Chcete-li určit příjemce e-mailu, zadejte do pole jejich e-mailovou adresu Komu (Že):Některé e-mailové klienty umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které pak program automaticky vyplní.
Pokud toto pole použijete k odeslání e-mailu více lidem, uvidí je každý z nich úplný seznam další příjemci.
Jak vytvořit kopii e-mailu
Pole CC nebo kopírovat slouží k výměně elektronických zpráv více nepřímým způsobem než v terénu Komu. Pokud jste ve svém e-mailem neoslovují danou osobu přímo, ale chtěli byste, aby tato osoba sledovala diskusi v e-mailovém řetězci nebo jednoduše věděla o tomto tématu, poli kopírovat byla by to skvělá volba. Adresát, který je v kopie e-maily, obdrží nepřečtený e-mail na váš Poštovní schránka e, jako ten, kdo byl umístěn v poli Komu; rozdíl je pouze v tom, komu dopis adresujete jako první v těle vašeho e-mailu. V profesionálním světě zasílání e-mailem na kopie je velmi široce využíván a slouží k informování kolegů o různých událostech a tématech.Příjemce e-mailu můžete uvést jednoduchým zadáním seznamu adres do pole kopírovat, který se obvykle nachází bezprostředně pod polem Komu. Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e-mailové adresy všech ostatních příjemců:
Jak BCC e-mailu
Každý e-mailový klient (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo atd.) umožňuje odesílateli dopisu kontaktovat velký počet lidí, aniž by jejich údaje byly vystaveny ostatním uživatelům v e-mailovém řetězci. Tato funkce se nazývá BCC nebo Skrytá kopie. Příjemce můžete skrýt zadáním jejich adresy do pole Skrytá kopie místo použití polí Komu A kopírovat:Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e-maily. To je užitečné zejména v případě, že chcete zachovat soukromí svých kontaktů, chránit je před spamem a nevyžádanými e-maily nebo jednoduše, pokud nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo obdržel stejnou zprávu.
Pole Skrytá kopie není vždy k dispozici ve výchozím nastavení pro všechny e-mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Možnosti pro přístup k nastavení; PROTI Thunderbird budete muset vybrat tuto funkci z rozbalovací nabídky; PROTI Gmail potřeba stisknout tlačítko kopírovat A Skrytá kopie; PROTI Windows Live Pošta Budete muset stisknout tlačítka současně Alt + B.
Obrázek: © Web Hosting - Unsplash.com
kouzelník_říman v konceptu „slepé kopie“, učení se nedělat hloupostiPřekvapivě mnoho lidí, když potřebuje poslat e-mail několika lidem najednou, jednoduše vypíše adresy do pole „Komu“, což je normální, když je tento e-mail adresován vašim kolegům nebo přátelům, ale když posíláte dopisy skupině klientů tak všem ukazujete adresy ostatních příjemců, čímž v podstatě odhalujete svou adresní základnu.
Vše, co vaši klienti musí udělat, je přeposlat tento dopis vaší konkurenci a vaše kontakty okamžitě uniknou.
Je to zvláštní, ale mnoho lidí, kteří nejsou hloupí, je překvapeno, když zjistí, že pokud potřebujete poslat dopis mnoha příjemcům, aby o sobě navzájem nevěděli, existuje pro to pole „Skrytá kopie“.
Například pro mail.ru to bude vypadat takto:
A tak ještě jednou krátce:uvedl adresy v „kom“ - každý vidí, komu jste dopisy poslali, uvedeno ve „slepé kopii“ - každý si myslí, že dopis je pouze pro něj.
A každý příjemce obdrží dopis, kde v poli „komu“ bude jen jeho adresu . U jiných programů, pokud nemůžete najít, kde chcete BCC, požádejte někoho, aby vám to ukázal. Další drobnost, musíte zadat jednu adresu do pole „do“, většina programů popř poštovní servery bez tohoto parametru vám nebude umožněno odeslat dopis.
A tak pokud jde o rozesílání nabídek, novinek skupině vašich klientů – zde je praxe používání skryté kopie jasná, musíte skrýt svou adresní základnu. Zajímavý bod ohledně zasílání dopisu svým kolegům, zde se doporučuje jednat podle situace, například poslat dopis s žádostí o zaslání podnětů (například pro zlepšení služeb zákazníkům) a pokud každý kolega vidí, že jiný lidé dostali stejný dopis, pak s největší pravděpodobností nebudou reagovat - budou se spoléhat na ostatní, což znamená, že musíte použít skrytou kopii. Pokud je tato objednávka provedena, pak například uvedení šéfa vašeho kolegy prostě udělá zázraky a vaše objednávka bude provedena.
Samostatný problém s dodavateli. Na jedné straně uvedení všech příjemců v kopii by mělo dodavateli ukázat, že máte na výběr a měl by vám nabídnout dobré ceny. Na druhou stranu, manažer, který váš dopis obdržel, když vidí, že byl zaslán nejen jemu, bude s vaší žádostí nejspíš nakládat „v pohodě“. Osobně si myslím, že v případě dodavatelů je potřeba použít skrytou kopii, minimálně pro ochranu obchodního tajemství, ale spíše pro dobrý vztah s manažerem dodavatele.
Můžete si přečíst nedávný případ chyby specialisty, kdy všichni příjemci viděli jiné příjemce: Smekám všem v tomto chatu, byli tam opravdu ctihodní lidé – ředitelé, ale přesto mnozí dostali jako odpověď spam.
No, jako vždy, diskuze v komentářích vítána.
Někdy je nutné přeposílat všechny dopisy, které přicházejí na jeden z vašich e-mailů, na jiný e-mail, na automatický režim. Aby to bylo jasnější, zde je příklad. Máte poštu na Yandex a Google (Gmail). Prostřednictvím Gmailu používáte ji neustále, toto je vaše hlavní pošta a čas od času Yandex. Abyste se tedy pravidelně nepřihlašovali do své pošty Yandex, můžete se ujistit, že dopisy odtud jsou automaticky odesílány do GMail, a pak se nebudete muset vůbec přihlašovat ke svému účtu Yandex, abyste pravidelně kontrolovali nová písmena.
V tomto článku vám ukážu, jak nastavit přeposílání dopisů z jedné pošty do druhé na příkladu různých poštovních služeb.
To vše funguje pro všechny stejně. poštovní služby, rozdíl je pouze v jejich rozhraních, tzn. odpovídající nastavení jsou umístěna jinak.
Dříve jsem se v sérii článků zabýval jiným způsobem, jak přijímat dopisy na požadovaný e-mail z jiných e-mailových účtů. Spočívá v tom, že nenastavíte automatické přeposílání dopisů, o kterém budu dnes mluvit, ale v nastavení připojíte požadovanou schránku (funkce se jmenuje “Sběr pošty”), např. přes protokol POP3 a odtud začíná neustálý sběr nových dopisů. Metoda je podobná, ale v některých případech je její nastavení obtížnější než běžný převod.
Pokud vás zajímá způsob shromažďování pošty, pak je to popsáno v příslušných článcích: sběr v GMail, v Yandex, v Mail.ru
Níže podrobně ukážu, jak nastavit přeposílání dopisů z pošty Yandex. A pak se krátce dotknu dalších 2 poštovních služeb (GMail a Mail.ru), na kterých se vše dělá podobným způsobem, s jediným rozdílem v rozhraní.
Nastavení přesměrování pošty z Yandexu na jakýkoli jiný e-mail
Přejděte do nastavení pošty a vyberte „Pravidla zpracování e-mailu“.
Klikněte na „Vytvořit pravidlo“.
Nyní bude naším úkolem vytvořit pravidlo, podle kterého poštovní služba určí, že všechny dopisy musí být zaslány na jinou adresu, kterou zadáte.
Pokud chcete, aby se dopisy označené jako „Spam“ posílaly, budete muset na Yandexu vytvořit 2 samostatná pravidla.
Vytvoření 1. závazného pravidla. Přeposílání všech e-mailů kromě spamu
V nastavení pravidla odeberte podmínku „If“, která bude zpočátku přidána, kliknutím na křížek vedle ní. Protože nemusíme nastavovat podmínky pro výběr konkrétních písmen. Všechno, co přijde poštou, přeposíláme do „Doručené“.
V horní části, kde můžete nakonfigurovat, pro které e-maily se má vytvořené pravidlo použít, byste měli vybrat „na všechny e-maily kromě spamu“ a „s přílohami a bez nich“.
Níže zaškrtněte políčko „Přeposlat na adresu“ a uveďte svou e-mailovou adresu, na kterou chcete přeposílat všechny dopisy z aktuálního otevřít poštu. Povolte také možnost „Uložit kopii při přeposílání“.
Klikněte na tlačítko „Vytvořit pravidlo“.
Yandex vás požádá o zadání hesla. Zadejte heslo ke svému aktuálnímu e-mailu a klikněte na „Potvrdit“.
Pravidlo bude vytvořeno, ale vedle něj se zobrazí zpráva „Čekání na potvrzení adresy“.
Nyní musíte přejít na e-mailovou adresu, kterou jste zadali pro odesílání dopisů, a potvrdit odeslání tam. To se provádí v poštovních službách, takže nemůžete přeposílat dopisy na náhodné adresy, ke kterým nemáte přístup.
V tomto e-mailu najděte dopis z „Yandex.Mail“, otevřete jej a přejděte na odkaz odtud.
Klikněte na „Potvrdit předání“.
Připraveno! Nyní budou všechny dopisy, které skončí ve vaší druhé poště (Yandex) ve složce „Doručená pošta“, automaticky předány do vaší hlavní pošty, kterou jste zadali v pravidle.
Poznámka! Podle výše vytvořeného pravidla nebudou dopisy ze složky Spam přeposílány! Protože pravidlo uvádí „pro všechny e-maily kromě spamu“ a do pravidla nebudete moci okamžitě zahrnout „Spam“, protože přeposílání e-mailů se spamem nefunguje a zobrazí se chyba „Pro e-maily ze složky Spam , přeposílání e-mailů pomocí filtru není možné.“
Můžete se ale ujistit, že se bude odesílat i spam. Chcete-li to provést, musíte vytvořit další pravidlo, které automaticky přenese veškerý spam do složky „Doručená pošta“. Pokud tedy potřebujete také rozesílat spam, přečtěte si níže informace o vytvoření 2. pravidla.
Někdy potřebné dopisy skončí ve spamu, takže pokud neplánujete vůbec chodit a kontrolovat svou druhou poštu a počítáte jen s automatickým přeposíláním dopisů odtamtud, pak doporučuji nastavit i přeposílání spamových dopisů !
Vytvoření 2. pravidla. Pokud potřebujete přeposlat „spam“
Vytvořme další pravidlo.
Zde musíme uvést, že všechna písmena, která jsou službou označena jako „Spam“, by měla být přenesena do doručené pošty.
Chcete-li to provést, nahoře v části „Použít“ vyberte „pouze na spam“ a „s přílohami a bez příloh“.
Odstraňte podmínku „Pokud“, stále ji zde nepotřebujeme.
Zaškrtněte „Vložit do složky“ a vyberte „Doručená pošta“.
Klikněte na „Vytvořit pravidlo“.
Pravidlo je připraveno!
Po všech provedených manipulacích budou všechny dopisy, které vám přijdou na druhý mail (kde nastavíte přeposílání), zpracovány podle vytvořených pravidel. To znamená, že pokud obdržíte poštou dopis, který služba označila jako spam, pak bude tento dopis automaticky umístěn do vaší schránky, podle vytvořeného pravidla č. 2 (pokud se rozhodnete jej nastavit). A vše, co je ve složce „Doručená pošta“, bude zase zasláno na vámi zadaný e-mail podle pravidla č. 1.
Nastavení přesměrování pomocí Mail.ru jako příkladu
Přejděte do nastavení pošty a vyberte část „Pravidla filtrování“.
Vyberte „Přidat přesměrování“.
Určete, na kterou adresu mají být dopisy přeposílány, a klikněte na „Uložit“.
Potvrďte svou akci zadáním hesla pro váš e-mail Mail.ru.
Přejděte na e-mailovou adresu, kam budete dopisy přeposílat, najděte tam dopis z Mail.ru a klikněte na odkaz z dopisu (to je nutné pro potvrzení přeposlání).
V dalším okně klikněte na „Potvrdit“ a zobrazí se zpráva, že přenos je potvrzen.
Na Mail.ru se vraťte do sekce „Pravidla filtrování“ a povolte přeposílání:
Pokud potřebujete přeposílat e-maily označené jako „Spam“, musíte vytvořit stejné pravidlo jako v příkladu s poštou Yandex. V části „Pravidla filtrování“ přidejte nové pravidlo, kde zadáte následující nastavení.
"Je to jako v pohádce o chlapci, který neustále plakal vlka." Pokud zneužijete štítek „urgentní“, lidé přestanou odpovídat na vaše e-maily. A skutečně důležitý dopis může kvůli tomu zůstat bez povšimnutí.
Obeznámenost
Ano, tón vašeho dopisu může odrážet váš vztah s příjemcem. Pokud si však dovolíte být ve své korespondenci příliš neformální, můžete být považováni za neprofesionálního. Nepoužívejte nadměrně vykřičníky, emotikony, barevný text, neobvyklá písma a přílišná stručnost zpráv.
Buďte obzvláště opatrní, pokud pracujete s lidmi různého věku, s jazykovou bariérou nebo s těmi, kteří preferují tradičnější formu komunikace.
Příliš suchý tón
Přitom být robotem se také nevyplatí. Je v pořádku, pokud ve svých dopisech ukážete svůj charakter nebo nadšení - v rozumných mezích.
Odpovědět všem
Pracovní e-mail není pro zábavu, ale pro komunikaci. Pokud tedy odpovídáte na e-mail zaslaný skupině lidí, dobře si rozmyslete, než kliknete na „odpovědět všem“. K tomu musí být vaše odpověď pro každého nesmírně důležitá.
Zasílání kopií bez povolení
Sdílení informací jiných lidí s ostatními je přinejmenším nepřípustné. Nezáleží na tom, zda klientovi pošlete kopii dopisu od svého šéfa, který mu jakkoli odpověděl, nebo zapojíte jednoho zaměstnance do osobní korespondence s druhým. Málokomu se možná bude líbit, když pošlete kopii dopisu bez jeho souhlasu.
Odeslat BCC
Zasílání BCC vyvolává nedůvěru. Pokud chcete někomu poslat dopis a tato osoba by se teoreticky neměla účastnit pracovní korespondence, zkopírujte text a odešlete jej jako samostatný dopis.
Nespecifikovaný předmět e-mailu
Předměty jako „To jsem já“, „Ahoj“ nebo „FYI“ (FYI) prostě nepřitahují pozornost. Ten člověk nebude rozumět tomu, co se říká, a nebude chtít na dopis reagovat. Dopisy související s prací by měly být jasné a stručné. Příjemce e-mail spíše otevře, pokud rozumí tomu, co po něm chcete.
Odesílání příliš mnoha osobních e-mailů
Někdy můžete použít vtipy, dojemné příběhy a motivační citáty, abyste někoho rozveselili. Ale lidi to rychle omrzí, bez ohledu na to, jaké byly vaše záměry při jejich psaní. Pokud posíláte příliš mnoho osobních e-mailů, budou jednoduše nastaveny na automatické mazání.
Být hrubý
Neměli byste posílat dopisy plné jedu, protože lidé si to zapamatují, když se naskytne příležitost. Místo toho napište dopis a nechte ho dva dny v „Konceptech“. Pak se k ní můžete vrátit a upravit ji a odstranit ostny. Tímto způsobem rychleji dosáhnete toho, co chcete. Navíc s vámi bude zacházeno jako s velmi trpělivým a ohleduplným profesionálem.
Blbá emailová adresa
Pokud posíláte e-mail klientovi, zaměstnanci nebo potenciálnímu zaměstnavateli, nepoužívejte e-mail s „neprofesionálním“ názvem. Pokud je v názvu e-mailu cokoli, co se vydává za vtipné nebo obsahuje sexuální či vulgární konotace (něco jako ), riskujete, že se k vám druhá osoba bude od samého začátku cítit negativně. Vytvořte si samostatný e-mail pro čistě profesionální potřeby.
Překlepy
Skutečnost, že e-mail byl odeslán z iPhone, není omluvou pro odesílání nedbalých e-mailů. Pokud ve svém dopise uděláte více než jednu chybu, může to být považováno za neprofesionální. Pokud se jedná o velmi důležitý dopis a vy někam spěcháte, zkuste si jej před odesláním alespoň zkontrolovat.
Odesílání e-mailů brzy ráno
Většina lidí se při přijímání dopisů dívá na čas, kdy byly odeslány. Pokud je dopis odeslán příliš brzy, můžete být vnímáni negativně. Přinejmenším budete považováni za workoholika bez osobního života. Horší je, pokud jste považováni za dotěrné. Pokud vás v noci probudí inspirace, napište dopis, uložte jej do „Koncepty“ a odešlete v pracovní době.
Příliš mnoho interpunkčních znamének
Lidé se někdy nechají příliš unést a používají spoustu vykřičníků. Výsledek se někomu může zdát nezralý nebo příliš emotivní. Nezneužívejte toho!!!
Neprofesionální písma
Písmo Purple Comic Sans má svůj vlastní rozsah. V podnikání je lepší používat klasické fonty, barvy a velikosti. Vaše dopisy by měly být snadno čitelné.
Obvykle se používá velikost písma 10 nebo 12. Pro tuto práci jsou nejvhodnější snadno čitelná písma jako Arial, Calibri nebo Times New Roman. Preferovaná barva je černá.
Dopis je příliš dlouhý
Většina lidí tráví čtením e-mailů sekundy, nikoli minuty. Mnoho lidí jednoduše přelétne text očima, takže pište dopisy na základě toho. Lidé obtížně čtou velké odstavce – rozdělte text na menší bloky. Zvýraznění a seznamy s odrážkami jsou mnohem snáze čitelné. Hlavní body můžete také zvýraznit tučně nebo kurzívou, ale nedělejte to často.
V aplikaci Microsoft Outlook můžete určit, že pro všechny zprávy, které odešlete, se bude ostatním distribučním seznamům nebo uživatelům odesílat automatická skrytá kopie (Bcc).
Jedním ze scénářů, ve kterém je toto pravidlo užitečné, je situace, kdy všichni členové skupiny odpovídají na příchozí e-mailové zprávy, jako je Center technická podpora. Když jeden člen skupiny odpoví na zprávu, ostatní členové skupiny automaticky obdrží kopii odpovědi, takže všechny odchozí zprávy budou aktuální.
pravidla klienta
Vytvořte pravidlo
Nyní, pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, přepošlete zprávu nebo odpověď, budou lidé nebo skupiny, které jsou specifikovány v pravidle, automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob nebo skupin se nezobrazují v řádku kopie zprávy, kterou tvoříte, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.
Zakázat pravidlo
V zobrazení Pošta na kartě Domov klikněte na tlačítko pravidla > Správa pravidel a upozornění.
Na záložce v sekci Pravidlo
Klepněte na tlačítko OK.
Pravidla a upozornění.
Rada: Další informace o tom, jak rychle zakázat toto pravidlo pro jednotlivé zprávy, naleznete v další části ("").
Pomocí kategorie zakážete automatické kopírování jednotlivých zpráv
Pokud chcete flexibilitu pro vypnutí automatických nových pravidel kopírování na základě jedné zprávy, aniž byste museli procházet dialogové okno pravidla a upozornění, můžete použít funkci kategorií v Outlooku spolu s pravidlem.
Rada:
Nejprve musíte vytvořit pravidlo pro automatické odesílání slepé kopie (CC) pro všechny e-mailové zprávy, které odešlete.
Toto specifické pravidlo se nazývá pravidla klienta. Pravidla klienta se spouštějí pouze v počítači, na kterém jsou vytvořena, a spouštějí se pouze v případě, že je spuštěna aplikace Outlook. Pokud byste poslali e-mail pomocí účet e-mail na jiném počítači, pravidlo se z tohoto počítače nespustí, takže bude vytvořeno na tomto počítači. Stejné pravidlo musí být vytvořeno na každém počítači, který ho plánuje používat.
Vytvořte pravidlo
Nyní pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, přepošlete zprávu nebo odpověď, lidé nebo distribuční seznamy uvedené v pravidle budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob nebo distribuční seznamy se nezobrazují v řádku kopie zprávy, ale tato jména se zobrazí každému, kdo zprávu obdrží.
Zakázat pravidlo
Chcete-li zabránit automatickému odesílání kopie, musíte pravidlo nejprve deaktivovat.
V Pošta v nabídce Servis klikněte na tlačítko Pravidla a upozornění.
Na kartě Pravidla e-mailu V kapitole Pravidlo zrušte zaškrtnutí políčka odpovídající pravidlu, které jste vytvořili.
Klepněte na tlačítko OK.
Nyní můžete odeslat zprávu, aniž byste automaticky posílali kopii jiným lidem nebo seznamům adresátů. Pravidlo bude neaktivní, dokud nebude znovu povoleno v dialogovém okně Pravidla a upozornění.
Rada:
Pomocí kategorie zakážete automatické kopírování jednotlivých zpráv
Pokud chcete zakázat nové automatické pravidlo Odeslat CC pro jednotlivé zprávy bez volání dialogového okna Pravidla a upozornění, můžete pravidlo nastavit na kategorii, která je k dispozici v aplikaci Office Outlook 2007.
Změňte pravidlo, které jste vytvořili dříve, tak, že při přidání specifikovaná kategorie Pravidlo automaticky neodesílalo kopii do zprávy.
Kdykoli chcete zakázat pravidlo auto-cc pro zprávu, použijte na ni kategorii.
Rada: Klávesovou zkratku můžete použít, pokud jste ji zadali při vytváření kategorie.
Když odešlete zprávu, pravidlo automatického kopírování se nepoužije.