E-mailem ve světě uznávaný nástroj pro správu.
Ve vyspělých zemích jsou emailové zprávy považovány za plnohodnotné obchodní dokumenty, což je zakotveno v legislativě.
V Ve Spojených státech nyní e-mail tvoří většinu administrativních dokumentů akceptovaných k archivaci.
Podle studieARMA International: Více než 60 % elektronických obchodních dokumentů je přenášeno jako souborové přílohy v e-mailových zprávách a až 60 % důležitých obchodních informací je uloženo v prostředí pro zasílání zpráv.
Problémy organizace práce s firemním emailem:
práce s emailem účinkujících, kteří nemají odpovídající školení v oblasti správy dokumentů. Práci s elektronickou poštou je nutné zautomatizovat tak, aby základní běžné kancelářské operace (evidence, klasifikace, nastavení doby uložení atd.) probíhaly v automatizovaném nebo poloautomatickém režimu;
prudký nárůst objemu informací, jejichž dlouhodobá bezpečnost musí být zajištěna (nová legislativa o zabavování elektronických informací počítá s přísnými sankcemi za neuložení dokumentů, v důsledku čehož řada organizací začala zachraňovat všechny zprávy přijaté e-mailem).
Teorie ukládání e-mailů jako obchodních dokumentů je dobře rozvinutá, ale vyžaduje, aby obyčejní umělci měli mnoho znalostí a prováděli netriviální technické operace, což vytváří řadu dalších problémů.
Obecně se doporučuje ukládat e-maily do systémů pro správu elektronické dokumenty ( EDMS/ECM/ERM ), vybavené vhodnými technickými moduly, ale i při používání takových systémů se pracovníci setkávají s obtížemi. Kromě toho použití systému ERM nutí uživatele změnit svůj obvyklý styl práce na pracnější a zatěžující. Většina e-mailových systémů neposkytuje spolehlivé zabezpečení a správu zpráv v souladu s požadavky správy kanceláře, ale slouží pouze jako místo pro ukládání zpráv.
E e-mail zpravidla přichází do organizace na adresy konkrétních zaměstnanců, což znamená:
pouze jeden zaměstnanec organizace má přístup k cenným podnikovým informacím, důležité podnikové znalosti jsou ostatním zaměstnancům prakticky nedostupné;
e-mailové zprávy nejsou chráněny, jsou pouze uloženy poštovní systém;
Správa pošty je na uvážení jednotlivých zaměstnanců a nelze zaručit, že tak činí v souladu se zásadami organizace (pokud existují).
IT zabezpečení pro firemní e-mail:
Mail firewall– provozní režim, ve kterém je firemní poštovní server umístěn uvnitř firemní síť podnik a je chráněn firewallem a doručování zpráv příjemcům je svěřeno MailEssentials. Tato funkce vám umožňuje chránit váš poštovní server před vnějšími průniky – útočník jej jednoduše „neuvidí“.
Zřeknutí se odpovědnosti(disclaimer - anglicky, zákonné vzdání se práv na něco) - nucené připojení předem určeného krátkého textu k tělu každého odchozího dopisu. Ten může obsahovat informace o společnosti, podrobnosti atd., případně upozornění na podmínky použití informací obsažených v dopise. Tato funkce není dostupná na drtivé většině e-mailových serverů a pomůže vytvořit image seriózní společnosti, které záleží na vzhledu e-mailů svých zaměstnanců.
Antivirová ochrana – díky vestavěnému antiviru jsou všechny zprávy automaticky kontrolovány malware. Jedná se o stejnou prevenci, kterou je lepší provést předem, než později léčit virus nemoci, který infikoval podnikový intranet.
Archivace přijaté a odeslané korespondence– ukládá kopie veškeré příchozí a odchozí pošty. Pomůže obnovit ztracenou korespondenci a posílí kontrolu nad zaměstnanci.
Kontrola obsahu/antispam – pomůže zastavit tok nevyžádané korespondence, která na internetu každým dnem přibývá. Umožní vám snížit ztrátu pracovní doby v důsledku toho, že zaměstnanci používají firemní poštu pro osobní účely.
Automatická komprese na základě kritérií– obsahuje vestavěný archivátor pro kompresi (formát zip) souborů připojených k odchozím e-mailům. Kompresi lze konfigurovat podle kritérií - soubor větší než určitá velikost, přípona ze seznamu atd. Umožňuje ušetřit peníze propustnost odchozí kanál při odesílání korespondence.
Šifrování/dešifrování korespondence– kryptografická ochrana příchozí a odchozí pošty „za chodu“. Prostřednictvím veřejných kanálů je e-mail přenášen a přijímán v nečitelné zašifrované podobě a je automaticky dešifrován pro přenos po podnikové síti bez účasti zaměstnance koncového uživatele. Používá se známý kryptografický balíček PGP využívající technologii veřejného klíče o síle až 4096 bitů.
O odpovědnost (podle objemu, množství, denní doby, cílové domény a uživatele odeslané a přijaté korespondence). Umožňuje IT oddělení předvídat toky informací a vyrovnávat zatížení poštovního serveru.
Dmitrij Smirnov,
Již několik týdnů postupný přenos obsahu poštovních schránek a veškeré korespondence uživatelů TUT.BY do služby Yandex.Mail. Připomeňme, že je to způsobeno tím, že společnost Google uzavřela všechny své e-mailové služby umístěné mimo doménu gmail.com ve službě Google Apps Partner Edition.
Na nejčastější dotazy uživatelů jsme již odpověděli (doporučujeme si je znovu přečíst), nicméně s postupem převodu se objevují nové body, které vyžadují další upřesnění.
Mazání cookies
Pokud se při přihlašování na stránku http://mail.tut.by otevře formulář Yandex s výzvou k opětovnému zadání přihlašovacího jména a hesla, doporučujeme stránku zavřít, smazat soubory cookie (prostřednictvím nastavení prohlížeče) a zkusit znovu otevření Poštovní schránka ze stránky http://mail.tut.by. Níže uvádíme odkazy, jak to provést v nejpopulárnějších prohlížečích:- Mazání cookies v Prohlížeč Google Chrome, Chromium a prohlížeče na něm založené (Yandex.Browser, Amigo atd.) - odkaz;
- Mazání cookies v Mozilla Firefox- odkaz ;
- Mazání cookies v internet Explorer- odkaz ;
- Smazání cookies v Opeře - odkaz.
Aktualizace nastavení pro e-mailové programy a mobilní zařízení
Pokud jste dříve používali program pro sběr pošty nebo nakonfigurovali autorizaci mobilní zařízení, poté po přenesení krabice musíte změnit nastavení:- mobilní zařízení (Do pole „Uživatelské jméno“ zadejte adresu vaší poštovní schránky ve formátu jmé[email protected]).
Pokud jste před přenosem nestihli uložit data svého účtu Google
Pro ty, kteří po přenesení poštovní schránky potřebují dočasný přístup ke starému účtu Google pro ukládání souborů z Disku Google, kontaktů atd., musíte:- Přihlaste se z http://mail.tut.by k účtu jako USERNAME.přesunuto se stejným heslem;
- Použijte pokyny od společnosti Google pro přenos dat (odkaz);
- Nejjednodušší způsob, jak uložit kontakty, je exportovat a nahrát je do Yandexu pomocí importu. Nejjednodušší způsob, jak uložit data z Disku Google, je použít službu Google Takeout.
Doménové jméno
Uživatelské jméno (login): uživatelské jméno@název_domény
Heslo: uživatelské heslo
Na záložce „Server odchozí pošty“ musíte zaškrtnout políčko „Server SMTP vyžaduje ověření“. Nastavte také přepínač do polohy: „Podobné jako server pro příchozí poštu“.
Použité porty:
pro normální připojení:
pro bezpečné připojení:
odchozí pošta (SMTP): 465
Chcete-li pracovat s e-mailem pomocí e-mailového klienta, musíte použít následující nastavení:
poštovní server(IMAP/POP3/SMTP): doménové jméno
Uživatelské jméno (login): uživatelské jméno@název_domény
Heslo: uživatelské heslo
Možnost „Použít sdílená složka„Doručená pošta (ukládat poštu do místních složek)“ by měla být odškrtnuta.
Použité porty:
pro normální připojení:
odchozí pošta (SMTP): 2525;
příchozí pošta: IMAP:143, POP3: 110;
pro bezpečné připojení:
odchozí pošta (SMTP): 465
příchozí pošta: IMAP: 993, POP3: 995.
Chcete-li pracovat s e-mailem pomocí e-mailového klienta, musíte použít následující nastavení:
Poštovní server (IMAP/POP3/SMTP): doménové jméno
Uživatelské jméno (login): uživatelské jméno@název_domény
Heslo: uživatelské heslo
Důležité! Po zadání serverů příchozí a odchozí pošty je třeba zaškrtnout políčko „Můj server SMTP vyžaduje autorizaci“.
Po zadání uživatelského jména a hesla a kliknutí na tlačítko „další“ se zobrazí okno s výzvou ke kontrole zbývajících vlastností poštovní schránky.
- vyberte „Ano“ a klikněte na „Dokončit“;
- vyberte kartu „Doprava“;
- v části „Odesílání pošty“ klikněte na tlačítko „Ověření“;
- v novém okně zaškrtněte políčko „SMTP Authentication (RFC-2554)“, nastavte přepínač do polohy „Použít nastavení příjmu pošty (POP3/IMAP)“;
- Klikněte na tlačítko „OK“. Tím je nastavení poštovní schránky dokončeno.
Použité porty:
pro normální připojení:
odchozí pošta (SMTP): 2525;
příchozí pošta: IMAP:143, POP3: 110;
pro bezpečné připojení:
odchozí pošta (SMTP): 465
příchozí pošta: IMAP: 993, POP3: 995.
Antispamové filtry mohou vaši zprávu vnímat jako SPAM z mnoha důvodů. To se může stát, protože někdo začal označovat vaše e-maily jako SPAM, protože někdo přidal vaši doménu na blacklisty nebo protože někdo analyzoval obsah vaší zprávy (zkuste ji přepracovat, aby nevypadala jako SPAM).
Také IP adresa serveru, na kterém je umístěn váš hosting, může být zahrnuta v seznamech spamu, v takovém případě musíte kontaktovat službu technická podpora.
- přihlaste se do CPanel;
- v sekci „Pošta“ otevřete položku „Distribuční seznamy“;
- zadejte název konference, vyberte doménu z rozevíracího seznamu, zadejte heslo a klikněte na tlačítko „Přidat seznam adresátů“;
- vedle seznamu adresátů, který se zobrazí, je položka „Spravovat“, kliknutím na kterou můžete seznam upravit podle svého uvážení.
Zpravidla, pokud z nějakého důvodu adresát nemůže obdržet dopis, měla by být odesílateli vrácena odpověď s uvedením důvodu nedoručení zprávy. Pokud poté, co se dozvíte odpověď serveru, nemůžete problém vyřešit sami, musíte kontaktovat technickou podporu na e-mailu support@site. V žádosti musí být uvedena adresa odesílatele, adresa příjemce a přibližný čas odeslání zprávy.
Je také možné, aby několik zařízení přijímalo poštu z jedné poštovní schránky. A v nastavení e-mailových klientů je možnost „Po přijetí smazat dopisy ze serveru“.
Přihlaste se k ovládacímu panelu hostování Cpanel. V sekci „Mail“ otevřete položku „MX Record“. Ze seznamu vyberte doménu, pro kterou budete konfigurovat poštu.
Přidat nový záznam:
Pro gmail.com/tut.by
Důležitost: 1
Příjemce: ASPMX.L.GOOGLE.COM
Pro yandex.ru
Důležitost: 10
Příjemce: MX.YANDEX.NET
Počkejte na aktualizaci záznamů DNS. Tento proces může trvat až 72 hodin.
Program Mail (neboli Mail) je standardní aplikací systému iOS a nevyžaduje další instalaci z Obchod s aplikacemi. Chcete-li však pracovat s poštovním klientem, musíte nejprve provést nastavení „Pošta“. Tento článek pojednává o všech možných fázích nastavení e-mailového klienta pomocí nativní aplikace Mail jako příkladu.
Standardní nastavení pošty na iPhone/iPad
Chcete-li nakonfigurovat e-mailového klienta, přejděte na „Nastavení“ -> „Pošta, adresy, kalendáře“. Zde má uživatel na výběr ze služeb, jako je Google, Yahoo, iCloud, Outlook a tak dále. Chcete-li připojit servisní účet, který není uveden v obecném seznamu, musíte kliknout na tlačítko „Jiné“, v tomto případě se však postup připojení účtu může lišit od standardního.
Po výběru služby, ve které již máte účet, musíte klepnout na její logo a poté uvést základní informace o svém účtu: jméno, e-mail, heslo. Po kontrole informací, pokud nejsou žádné chyby, bude aplikace Mail připravena k použití. S opuštěním sekce „Pošta, adresy, kalendáře“ však nespěchejte. Zde si také můžete přizpůsobit některé styly designu, upozornění, podpisy a další drobnosti.
Mimochodem, v případě potřeby je možné přidat několik účtů různých poštovních služeb najednou.
Přidání účtu pro Tut.by, Rambler, Yandex atd. do aplikace Mail na iPhonu/iPadu
Účet Tut.by nebo Rambler můžete přidat do standardního poštovního klienta iOS „Mail“ pouze propojením adresy serveru. Chcete-li to provést, v okně výběru služby klikněte na „Další“. V zobrazené nabídce zadejte své jméno, e-mail a heslo.
- Mail.ru – pop.mail.ru
- Yandex - pop.yandex.ru
- Rambler - pop.rambler.ru
- Tut.by – pop.gmail.com
- Mail.ru - smtp.mail.ru:25
- Yandex -smtp.yandex.ru
- Rambler - smtp.rambler.ru
- Tut.by – smtp.gmail.com
Pokud narazíte na chybu „Server odmítl příjemce, protože. nepovoluje přenos" nebo "Chyba přenosu" ve vašem e-mailovém klientovi, zkontrolujte, zda jsou informace vyplněny správně.
Jako poslední krok v poslední nabídce nastavení, která se objeví, označíme ty sekce, které chceme synchronizovat s poštovní službou (kontakty, kalendáře atd.), uložíme všechna provedená nastavení a zkontrolujeme fungování pošty. Pokud během provozu dojde k chybě poštovní služby zkuste celý postup zopakovat znovu. Možná vám jen něco uniklo v jedné z fází.
Zkontrolujte také, zda je v nastavení vašeho poštovního účtu v sekci „odchozí pošta“ v položce „primární server“ aktivováno použití SSL. Pokud to nepomůže a pošta na vašem iPhonu nebo iPadu nadále nefunguje, pak ve stejné části změňte číselnou hodnotu portu serveru na 465 nebo 25.
Dvoufázové ověření Google: nastavení pošty na iPhonu nebo iPadu
Uživatelé Gmailu často aktivují funkci dvoufázového ověření, aby zvýšili zabezpečení svého účtu Google. Od okamžiku zapnutí přestane aktivní poštovní účet na iPhonu a iPadu fungovat a zobrazí se chyba "Zadané uživatelské jméno nebo heslo je nesprávné". V tomto případě opětovné zadání hesla nebo kontrola uživatelského jména (pro jistotu) nepřináší žádnou výhodu.V tomto případě je třeba provést následující:
Krok 1. Přihlaste se ke svému účtu Google prostřednictvím prohlížeče a přejděte do části „Zabezpečení“.
Krok 2. Vyhledejte řádek „Dvoufázové ověření“ a přejděte na „Nastavení“.
Krok 3. Budete vyzváni k zadání hesla k účtu Google, poté budete přesměrováni na nastavení této funkce. Potřebujeme druhou kartu „Hesla aplikací“. Klikněte na tlačítko „Spravovat hesla aplikací“ a zadejte heslo znovu.
Krok 4. Zobrazí se seznam všech aplikací, které mají přístup k vašemu účtu Google a poště, včetně. Zde můžete udělit přístup k aplikaci Mail na vašem iPhonu a iPadu. Chcete-li to provést, klikněte na nabídku „Aplikace“, vyberte „Pošta“ a vpravo klikněte na nabídku „Zařízení“, vyberte iPhone nebo iPad a klikněte na tlačítko „Vytvořit“.
Krok 5. Po všech manipulacích se okamžitě otevřou pokyny obsahující nové heslo pro nastavení účtu na vašem zařízení.
Podle pokynů přejděte na „Nastavení“ -> „Pošta, adresy, kalendáře“, vyberte svůj účet Gmail ze seznamu a změňte heslo na heslo uvedené v pokynech. Připraveno!
E-mailové klienty z App Store
Navzdory dostupnosti poměrně kvalitního personálu na iOS mohou být dobré alternativní možnosti: Mailbox, myMail, Boxer (k dispozici lite verzi) a standardní klienti od Google, Yandex, Yahoo a tak dále. Každá aplikace má jedinečný design a může se pochlubit zajímavé funkce, díky kterému pracovat s emailem Bude to mnohem jednodušší a pohodlnější. Volba je na tobě.Pokud jste nenašli odpověď na svou otázku nebo vám něco nefungovalo a v komentářích níže neexistuje vhodné řešení, položte otázku prostřednictvím našeho. Je to rychlé, jednoduché, pohodlné a nevyžaduje registraci. Odpovědi na vaše a další otázky najdete v sekci.
Přidejte se k nám
V souvislosti s nadcházejícím uzavřením všech svých e-mailových služeb ze strany společnosti Google umístěných mimo doménu gmail.com ve službě Google Apps Partner Edition se společnost TUT.BY dohodla se společností Yandex na postupném přenosu obsahu poštovních schránek a veškeré korespondence uživatelů TUT.BY. do služby Yandex. Mail. Celkem bude převedeno více než 2 miliony účtů.
Část Google dopisy s upozorněním na hrozící uzavření provozu
Vážení partneři,Re: Oznámení o ukončení podpory pro Google Apps Partner Edition
Děkujeme za spolupráci a využívání affiliate partnera verze Google Aplikace.
Vzhledem k integračním plánům společnosti Google jsme se rozhodli ukončit podporu partnerské verze tohoto produktu.
Co se bude dít?
Nejpozději 15. dubna 2015 změní poštovní schránka @tut.by svůj design, bude velmi podobná Yandex.Mail, ale bude i nadále plnit své předchozí funkce se stejným archivem a stejnými složkami.Tvůj e-mail emailová adresa také zůstane stejný -<…>@tut.by, není třeba nikoho upozorňovat. Poštovní roboti tiše a automaticky přenesou vaši korespondenci a složky do nové služby v bezpečí.
Vzhledem k tomu, že Beltelecom má samostatný vyhrazený kanál pro Yandex, připojení k poštovní schránce bude rychlejší a spolehlivější.
Na co je potřeba se připravit?
Není třeba podnikat žádné kroky, pokud:
- Nepoužívejte e-mailové programy (MS Outlook, The BAT!, Android Mail, iPhone, Microsoft Outlook Mobil, atd.) pro zobrazení pošty TUT.BY;
- Nepropojili jste adresu TUT.BY na svém smartphonu (tabletu) Android se svým účtem Google (část „Nastavení - Účet Google" -<…>@tut.by);
- Nepoužil jsem to služby Google pomocí účtu Google propojeného s poštou TUT.BY (Kalendář, Kontakty, Disk Google, Google Play obchod atd.)
Ve všech ostatních případech se musíte na přechod připravit:
- K dispozici jsou informace pro uživatele e-mailových programů (MS Outlook, The BAT!, Android Mail, iPhone, Microsoft Outlook Mobile atd.).
- Informace pro ty, kteří uvedli svou poštovní schránku TUT.BY ve svém účtu smartphonu nebo tabletu Android -. Důležité! Nepleťte si účet Google pro zařízení Android s e-mailovým účtem. Gmail: Není třeba nic měnit, pokud v nastavení vašeho smartphonu/tabletu (sekce „Nastavení – účet Google“) již adresa končí na gmail.com. Registraci musíte změnit pouze v případě, že končí na @tut.by.
- Jsou umístěny informace pro uživatele Google Apps, zejména Kalendář, Disk atd.
Upozorňujeme, že všechny problémy se změnou nastavení a přenosem dat (Kontakty, Úkoly, Kalendář atd.) musí být vyřešeny do 10 kalendářních dnů.
TUT.BY komentuje aktualizaci poštovní služby výkonný ředitel LLC "TUT BY MEDIA" Alexander Chekan:
„Chápeme, že řada uživatelů si bude muset na novinku zvyknout vzhled jejich krabici, ale produkt Yandex je nejlepší možné řešení pro dnešní poštu TUT.BY. Naše dlouhodobá spolupráce s touto společností nám umožňuje mít jistotu, že kvalita služeb bude na úrovni nejvyšší úroveň a dopisy budou nadále přicházet a budou doručovány okamžitě."