Dnes má téměř každý e-mail, nebo dokonce několik. Poměrně často však e-mail obsahuje velké množství důležitých informací. A jeho ztráta může být horší než vzít a zformátovat pevný disk počítače. Postarat se o vytváření záložních kopií, tzv. záloh vaší pošty, je proto neméně důležité než zálohování dokumentů. Její řešení ale není tak triviální jako kopírování souborů z jednoho místa na druhé. I když najdete soubory e-mailového programu, které obsahují všechny vaše e-maily, bude pro vás obtížné s nimi něco udělat. Zkuste si odpovědět na několik otázek: "jak obnovíte dopisy?", "jak si prohlédnete jedno z dopisů?", "jak budete hledat dopis, který potřebujete v záložní kopii?" atd. Téměř na všechny otázky neexistuje jednoznačná odpověď, nebo to bude tak složité, že to rychle vzdáte.
Třída utilit, o kterých se v této recenzi diskutuje, vám umožní nejen ukládat vaše cenné e-maily na bezpečné místo, ale také s nimi provádět jednoduché operace, jako je prohlížení, vyhledávání atd.
Recenze bezplatných programů pro vytváření záloh pošty
MaiStore Home je výkonný nástroj pro zálohování pošty
Umožňuje vytvářet záložní kopie všech e-mailových zpráv z různých aplikací a online služeb a ukládat je do jednoho zabezpečeného archivu. Nástroj opravdu ví, jak pracovat s obrovskými velikostmi. To je snadné cítit, zkuste něco hledat a uvidíte, že rychlost je prostě úžasná. Spadá do kategorie „jednou nastavte a použijte“. Nástroj má poměrně flexibilní rozhraní pro konfiguraci obnovy ze záložní kopie. Vždy tak můžete rychle obnovit vše, co potřebujete. Vždy mějte na paměti, že nástroj nevytváří záložní kopie nastavení účtu a kontaktů, i když tato nastavení můžete vždy obnovit z e-mailů.
Může vytvářet záložní kopie:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail a Windows Live Mail
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
- Mozilla Thunderbird a SeaMonkey
- POP3 a IMAP (včetně služeb webové pošty, jako je Gmail a Yahoo)
- Microsoft Office 365 (Exchange Online)
- .eml a další soubory
U produktů tohoto druhu je MailStore aktualizován poměrně často. To vám dává jistotu, že za rok nebudete muset znovu hledat vhodnou utilitu a vše znovu nastavovat. Uživatelské rozhraní je v některých oblastech trochu hranaté. Ale přesto je tento nástroj poměrně snadný a snadno se používá. E-maily můžete číst přímo ze zálohy a bude to stejně snadné, jako byste je četli z e-mailových klientů. Můžete dokonce odpovídat na zprávy přímo z MailStore. Můžeme říci, že tento program je vhodný pro uživatele jakékoli úrovně.
KLS Mail Backup je jednoduchý a kvalitní program pro vytváření záloh pošty
Jedná se o jednoduchý a vysoce kvalitní nástroj určený k vytváření záloh e-mailů mnoha oblíbených e-mailových klientů. Umožňuje také zálohovat profily různých internetových programů. Nástroj používá známý formát Zip pro kompresi a ukládání elektronických zpráv. Ke svým zprávám tak máte vždy přímý přístup. Procesy vytváření a obnovy záloh jsou prezentovány pomocí speciálních průvodců nastavením. I ten nejnezkušenější uživatel může rychle přijít na to, co je co, a začít to používat. KLS Mail Backup je zdarma pouze pro osobní použití.
KLS Mail Backup nemůže pracovat s protokoly POP a IMAP. To znamená, že nebudete moci zálohovat poštu přímo ze serveru.
Různé produkty pro vytváření záloh...
MozBackup je nástroj pro vytváření záložních kopií následujících programů: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox a Wyzo. Ukládá poštu, záložky, adresáře, hesla atd.
Comodo Backup je univerzální zálohovací nástroj, který vám také umožňuje vytvářet zálohy e-mailů. Zdarma je vám také nabízeno 5 GB online úložiště. Comodo funguje od zákazníků, kteří využívají online úložiště na komerční bázi. Podporuje Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail a OutLook Express. Umožňuje také vytvářet záložní kopie souborů a složek.
MailBrowserBackup je jednoduchý přenosný program, který detekuje a navrhuje zálohování aplikací Internet Explorer, Mozilla Firefox (profil), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (prohlížeč a pošta), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, FTP klient FileZilla a Windows Live Messenger Plus.
Ve Windows 7 budete muset spustit program jako správce nebo účet spojený s Windows Contacts, jinak pro něj obslužný program nebude moci vytvořit zálohu.
Společnost Microsoft poskytuje bezplatný zálohovací program pro aplikaci Outlook, který zálohuje vaše soubory PST. Funguje s aplikací Outlook 2002 a novějšími.
Gmail Backup (stránka již není dostupná) je řešení s otevřeným zdrojovým kódem, které vám umožňuje vytvářet záložní kopie vašich e-mailů pomocí protokolu IMAP.
Průvodce rychlým výběrem (odkazy na stažení bezplatných programů pro vytváření záloh pošty)
Domovská stránka MailStore
| Zálohujte všechny e-maily z více aplikací a účtů. Rychlé hledání. Snadná práce se zálohami. Zálohování přes protokoly POP3 a IMAP (včetně webmailů, jako je Gmail a Yahoo! Mail). Velmi snadné použití. | ||
| Vyžaduje Microsoft .NET. | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5,5 MB 8.1 Zdarma pouze pro soukromé použití Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
Záloha pošty KLS
| Mnoho oblíbených e-mailových klientů. Přehledný a jednoduchý nástroj pro vytváření záloh. K ukládání pošty používá archivy zip, takže ke svým e-mailům máte vždy přímý přístup. | ||
| Nepodporuje protokoly POP a IMAP. To znamená, že nemůžete vytvářet zálohy přímo z poštovního serveru. | ||
Pokud potřebujete poslat kopie některých dopisů v poště Mail.ru do jiné poštovní schránky (e-mailu), tzn. poslat ne všechna pošta, ale pouze ta, která přichází z konkrétní adresy nebo obsahuje určitá slova, pak pomocí tohoto podrobného návodu „“ bude nastavení trvat 3 minuty.
Krok 1. V e-mailu najděte požadovaný dopis ve složce „Doručená pošta“ a označte jej zaškrtnutím, poté v rozbalovací nabídce „Další“ vyberte „Vytvořit filtr“:
Krok 2. Otevře se stránka s mnoha nastaveními filtrů. Chcete-li nastavit filtr pro odesílání některých dopisů na jiný e-mail, zaškrtněte v prvním řádku „Od“ a do protějšího sloupce zadejte adresu nebo její část, ze které tato písmena pocházejí. Ve druhém odstavci uvádíme adresu, na kterou mají být kopie zaslány. Ve třetím odstavci uveďte, co dělat s přijatým dopisem ve vaší poště. Dále zadejte své e-mailové heslo a klikněte na „Přidat filtr“: 
Krok 3 Nyní je na vámi zadanou adresu automaticky zaslán dopis s potvrzovacím kódem pro přeposílání, tento kód je nutné zadat do příslušného pole, které najdete v levém menu „Filtry“. V horním řádku bude nepotvrzená adresa pro přeposílání, klikněte na tento odkaz a zobrazí se pole pro vložení kódu:
Po nastavení vám budou zaslány zadané dopisy a na vámi uvedenou adresu a potvrzenou kódem. Chcete-li nastavit přesměrování veškerou příchozí poštu prosím použijte jiný.
co je e-mail? V moderním obchodním světě je to:
- Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
- Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá prostřednictvím e-mailu. Pokud tedy ovládáte tento nástroj, můžete si hodně usnadnit život.
- Silné rozptýlení. Vnější svět se k vám snaží dostat, rozptýlit vás a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.
Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme něčím jednoduchým.
Formátování dopisu
Používám e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.
Komu. Kopírovat. Skrytá kopie
Někteří možná nevědí, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.
- Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
- kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
- Skrytá kopie: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Je vhodné zejména použít pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.
Špatně v hromadném rozesílání označte příjemce pomocí polí „Kopírovat“ nebo „Komu“. Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. Co když jsou na seznamu konkurenční společnosti, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a maximálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.
Předmět dopisu
Profesionální poštovní služby často píší (někdy rozumně) o důležitosti předmětu e-mailu na svých firemních blozích. Nejčastěji však mluvíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.
Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Téma zde řeší problém „dopis a jeho autor by se měli snadno identifikovat a pak najít“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo FWD, mezi kterými budete muset hledat požadované písmeno k tématu.
Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence pro středního manažera. Vůbec nemluvím o podnikatelích a majitelích firem; jejich počet dopisů někdy klesá na 200 nebo více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.
Jak tedy správně formulovat předmět e-mailu?
Chyba #1 : V předmětu pouze název společnosti. Například „Nebe“ a je to. Za prvé, pravděpodobně nejste jediný z vaší společnosti, který s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nepřináší žádný význam, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.
Je vhodné v takových tématech hledat?
Chyba #2 : okázalý, prodejní titulek. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního e-mailu: ne prodávat, ale poskytovat identifikaci a vyhledávání.
Text dopisu
Existuje mnoho návodů na psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných informací. Doporučuji číst jejich články, alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.
V procesu psaní dopisu musíme učinit několik rozhodnutí postupně.
Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozplývat do zdvořilostí či dokonce něžností v duchu „Můj milý Rodyo, už je to více než dva měsíce, co jsem s tebou písemně mluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem některé nespal noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na napsání takového úvodu, tak z hlediska času, který má partner na přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne esej v epištolním žánru pro soutěž nebo dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.
Respektujeme svůj čas a čas příjemce!
Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl pouze v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo průběžnou korespondenci, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.
Odvolání . Vždy mě znepokojovala otázka, na koho se v dopise obrátit, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez jakýchkoli pochyb jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nebál jsem se. Ale takové štěstí není vždy případem.
Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete je uvést jménem: „Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petroviči.“ Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!"
Pro sebe používám pravidlo oslovování jménem osoby v poli „Komu“. A ty v kopii vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo také umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.
Citace . Často je korespondence řetězem dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou praxi nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci o týden později vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst shora dolů, sestupně podle data.
Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille „Umístit kurzor za text v uvozovkách“. Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skládání a adresování“. Musí to tak být.
Účel dopisu . Existují dva typy obchodních dopisů:
- když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
- a když od partnera něco chceme. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k proplacení.
Povzbudivých dopisů je zpravidla mnohonásobně více než dopisů ohlašovacích. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doplněna jménem a měla by být poslední větou v dopise.
Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti."
Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti, udělejte prosím opatření, abyste mě zatkli, už jsem unavený z utrpení!"
Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.
Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují konfigurovat automatickou náhradu podpisů, například klasické „S pozdravem…“. V Mozille se to provádí v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.
Jestli do podpisu napsat kontakty nebo ne, je osobní věc každého. Pokud jste ale nějak spojeni s prodejem, určitě napište. I když k obchodu v důsledku komunikace nedojde, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.
Nakonec ještě jedna funkce těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V těle dopisu prosím uveďte výchozí nastavení. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Termín samozřejmě musí být skutečný (text z příkladu byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen číst váš dopis a jednat podle něj. Takové „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za neschopnost partnera reagovat. Jako vždy je třeba k používání této funkce přistupovat moudře. Pokud člověk na vaše dopisy odpovídá včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, tak trochu vystresovat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale donutit vás počkat do pátku.
Přílohy
Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní návrhy, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.
Chyba : obrovská investiční velikost. Často dostávám e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. E-mailový program korespondenta téměř jistě na několik minut zamrzne v marném pokusu načíst náhled přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil tento dopis přečíst na chytrém telefonu...
Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Zkontrolujte si velikost investice. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.
Co dělat, když překročí?
- Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například PDF a 300 dpi vytvářejí docela čitelné skeny.
- Přemýšlejte o programech, jako je WinRar nebo archivátor 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
- Co dělat, když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudové úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Ale raději spravuji své informace uložené v cloudu sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.
A ještě jedno ne úplně samozřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali komerční návrh jménem... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem CP ke schválení a příloha obsahovala soubor s názvem „ForFedi.docx“. Manažer, který mi to poslal, měl dialog, který vypadal asi takto:
Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto váženého muže a nazvat mu do očí Fedya?
Nějak ne, je to vážený muž, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.
Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to pošlu hned, myslíš, že si u nás koupí sekery pomocí tohoto CP?
Později jsem to chtěl přejmenovat...
Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si přidělávat práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: „For Fjodor Michajlovič.docx“ nebo ještě lépe - „KP_Sky_Axes.docx“.
Takže máme víceméně vytříděný e-mail jako „obličej“. Přejděme k pohledu na e-mail jako na nástroj efektivní práce a promluvme si o jeho rušivé složce.
Práce s písmeny
E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení je třeba e-mail řešit zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.
Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNA upozornění na příchozí poštu. Pokud je e-mailový klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem, ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých korespondence – minus hodinu nebo dvě z vašeho života.
Někteří lidé mají silnou vůli, která jim umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními, ale běžným lidem je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozilla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.
Pokud nejsou žádná oznámení, jak můžete pochopit, že přišel dopis?
Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhraďte čas na třídění pošty, otevření e-mailového klienta a zobrazení všech nepřečtených zpráv. To lze provést dvakrát denně, například na oběd a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.
Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými dopisy? Odpovídám: nemáte v poště naléhavé dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (toto oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).
Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom bude informovat prostřednictvím jiných kanálů - telefon, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do svého e-mailového klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standardní odpověď na e-mail do 24 hodin. Toto je normální pravidlo slušného chování – neočekávejte od svého partnera okamžité odpovědi prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.
Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme e-mailového klienta podle našeho plánu.
Co dělat, když přejdeme na poštu a zapojíme se do činnosti zvané „třídění e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?
O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem se nesetkal s jediným člověkem, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Byl bych vděčný, kdyby se GTD guru vyjádřili a přidali nebo vylepšili popsaný systém.
Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Jakmile začnete třídit svou doručenou poštu, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.
Co dělat s e-maily ve vaší schránce? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí zvýraznit a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přimět dopis smazat, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.
- Dokážete odpovědět za tři minuty? Musím na to odpovídat? Ano, je to nutné a odpověď nezabere více než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
- Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, přeměňte e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ten se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky „0_Run“.
- Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduchém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo odeslat do jedné ze složek pro dlouhodobé uložení.
Zde jsou složky pro dlouhodobé ukládání, které mám.
- 0_Provést. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem vkládat dopisy, které vyžadují podrobnou práci. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
- 1_Ref. Sem dávám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
- 2_Projekty. Je zde uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými jsou aktuální vztahy. Pro každý projekt nebo partnera byla přirozeně vytvořena samostatná složka. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy zaměstnanců Neb související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
- 3_Muzeum. Sem jsem dal ta písmena, která by byla škoda smazat a jejich přínos není zřejmý. Také sem migrují složky s uzavřenými projekty z „2_Projects“. Stručně řečeno, „Muzeum“ uchovává první kandidáty na odstranění.
- 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzory dokumentů, které mohou být v budoucnu užitečné pro účetnictví, například zprávy o odsouhlasení od klientů, vstupenky na uskutečněné cesty. Složka má mnoho podobností se složkami „2_Projects“ a „1_Reference“, jsou v ní uloženy pouze účetní informace a informace o správě jsou uloženy ve složce „2_Projects“. V „4_Documents“ jsou mrtvé informace a v „2_Projects“ jsou živé informace.
- 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné newslettery, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.
Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení je v Thunderbirdu zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže dolů s vlajkou! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.
Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají nějakého projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Vy sami se musíte rozhodnout, kam má být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – v doručené poště. Nyní používám filtry pouze pro uspořádání automatických běžných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.
Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.
Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na příchod nových dopisů? ;)
Jednou z nejoblíbenějších funkcí na webu je přihláška nebo objednávkový formulář, jehož údaje jsou zasílány e-mailem majiteli webu. Tyto formuláře jsou zpravidla jednoduché a sestávají ze dvou nebo tří polí pro zadávání dat. Jak takový objednávkový formulář vytvořit? To vyžaduje použití značkovacího jazyka HTML a programovacího jazyka PHP.
Samotný značkovací jazyk HTML je jednoduchý, stačí přijít na to, jak a kam umístit určité značky. S programovacím jazykem PHP jsou věci trochu složitější.
Pro programátora není vytvoření takového formuláře obtížné, ale pro návrháře rozvržení HTML se některé akce mohou zdát obtížné.
Vytvořte formulář pro odeslání dat v html
První řádek bude následující
Nyní dáme vše dohromady.
Nyní udělejme pole ve formuláři povinnými. Máme následující kód:
Vytvořte soubor, který přijímá data z formuláře HTML
Bude to soubor s názvem send.php
V souboru musíte v první fázi přijmout data z pole příspěvků. K tomu vytvoříme dvě proměnné:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["e-mail"];
Názvům proměnných v PHP předchází znak $ a na konci každého řádku je umístěn středník. $_POST je pole, do kterého se odesílají data z formuláře. V html formuláři je způsob odeslání uveden jako method="post". Jsou tedy akceptovány dvě proměnné z html formuláře. Abyste ochránili svůj web, musíte tyto proměnné předat přes několik filtrů – php funkce.
První funkce převede všechny znaky, které se uživatel pokusí přidat do formuláře:
V tomto případě se v php nevytvářejí nové proměnné, ale používají se stávající. Co filtr udělá, je transformace postavy "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.
Druhá funkce dekóduje URL, pokud se ji uživatel pokusí přidat do formuláře.
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
Pomocí třetí funkce odstraníme mezery ze začátku a konce řádku, pokud existují:
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
Existují další funkce, které umožňují filtrovat proměnné php. Jejich použití závisí na tom, jak se obáváte, že se útočník pokusí přidat kód programu do tohoto formuláře pro odeslání e-mailu ve formátu HTML.
Validace dat přenesených z HTML formuláře do PHP souboru
Chcete-li zkontrolovat, zda tento kód funguje a zda se data přenášejí, můžete jej jednoduše zobrazit na obrazovce pomocí funkce echo:
echo $fio;
echo"
";
echo $email;
Druhý řádek je zde potřebný k oddělení výstupu php proměnných do různých řádků.
Odesílání přijatých dat z HTML formuláře na email pomocí PHP
Chcete-li odeslat data e-mailem, musíte použít funkci pošty v PHP.
mail("na jakou adresu poslat", "předmět dopisu", "Zpráva (tělo dopisu)","Od: z jakého emailu je dopis odeslán \r\n");
Například potřebujete odeslat data na e-mail vlastníka nebo správce webu [e-mail chráněný].
Předmět dopisu by měl být jasný a sdělení dopisu by mělo obsahovat to, co uživatel uvedl ve formuláři HTML.
pošta(" [e-mail chráněný]", "Přihláška z webu", "Celé jméno:".$fio.". E-mail: ".$email ,"Od: [e-mail chráněný]\r\n");
Je nutné přidat podmínku, která bude kontrolovat, zda byl formulář odeslán pomocí PHP na zadanou emailovou adresu.
if (mail(" [e-mail chráněný]", "Objednávka z webu", "Celé jméno:".$fio.". E-mail: ".$email ,"Od: [e-mail chráněný]\r\n"))
{
echo "zpráva byla úspěšně odeslána";
) jinak (
}
Programový kód souboru send.php, který odešle data formuláře HTML na e-mail, tedy bude vypadat takto:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["e-mail"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//echo"
";
//echo $email;
if (mail(" [e-mail chráněný]", "Přihláška z webu", "Celé jméno:".$fio.". E-mail: ".$email ,"Od: [e-mail chráněný]\r\n"))
( echo "zpráva byla úspěšně odeslána";
) jinak (
echo "při odesílání zprávy došlo k chybám";
}?>
Tři řádky pro kontrolu, zda se data přenášejí do souboru, jsou zakomentovány. V případě potřeby je lze odstranit, protože byly potřeba pouze pro ladění.
HTML a PHP kód pro odeslání formuláře umístíme do jednoho souboru
Mnoho lidí si v komentářích k tomuto článku klade otázku, jak zajistit, aby HTML formulář i PHP kód pro odesílání dat na email byly v jednom souboru a ne ve dvou.
Pro implementaci této práce je potřeba umístit HTML kód formuláře do souboru send.php a přidat podmínku, která bude kontrolovat přítomnost proměnných v poli POST (toto pole se odesílá z formuláře). To znamená, že pokud proměnné v poli neexistují, musíte uživateli ukázat formulář. V opačném případě musíte přijmout data z pole a odeslat je příjemci.
Podívejme se, jak změnit kód PHP v souboru send.php:
//kontrola, zda existují proměnné v poli POST
if(!isset($_POST["fio"]) a !isset($_POST["e-mail"]))(
?> ) jinak (
//zobrazení formuláře
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["e-mail"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
if (mail(" [e-mail chráněný]", "Přihláška z webu", "Celé jméno:".$fio.". E-mail: ".$email ,"Od: [e-mail chráněný]\r\n"))(
echo "Zpráva byla úspěšně odeslána";
) jinak (
echo "Při odesílání zprávy došlo k chybám";
}
}
?>
Existenci proměnné v poli POST zkontrolujeme pomocí PHP funkce isset(). Vykřičník před touto funkcí v podmínce znamená negaci. To znamená, že pokud proměnná neexistuje, musíme ukázat náš tvar. Pokud bych neuvedl vykřičník, podmínka by doslova znamenala „pokud existuje, ukažte formulář“. A to je v našem případě špatně. Samozřejmě jej můžete přejmenovat na index.php. Pokud soubor přejmenujete, nezapomeňte přejmenovat název souboru v řádku