Pravo potpisivanja financijskih dokumenata. Suvremene metode tijeka primarnih knjigovodstvenih dokumenata

Dolaze situacije kada je direktor odsutan, a vi trebate potpisati važan dokument upravo sada.
Kako bi izbjegli takve situacije, mnogi menadžeri unaprijed osiguravaju da u slučaju njihove odsutnosti postoji osoba u poduzeću koja može potpisati važne dokumente.

Registracija prava potpisa

Ako je direktor odsutan iz poduzeća (na odmoru, poslovnom putu), mogućnost potpisivanja dokumenata može se dodijeliti drugoj osobi.

Za dobivanje prava potpisa za direktora postoje dva načina:

  1. Izdati punomoć za potpisivanje određenih dokumenata;
  2. Izdaj nalog.

Prilikom izdavanja punomoći za potpisivanje dokumenata trebali biste znati da mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima građanskog prava. Obavezno je navesti:

  1. Datum izdavanja;
  2. Mjesto gdje je izdana;
  3. Njezin broj;
  4. Tekst koji sadrži sve podatke o tvrtki, kao i podatke o direktoru i osobi na koju se izdaje;
  5. Potpis voditelja i pečat organizacije.

Ako se punomoć izdaje putem delegiranja, tada mora biti ovjeren preko javnog bilježnika.

Punomoć se može izdati svakoj osobi, čak i nekome tko nije zaposlenik organizacije.

Izrada naloga za pravo potpisa

Nalog se može izdati samo zaposleniku tvrtke. U isto vrijeme, radni staž u ovoj organizaciji nije bitan. To je to razlikovna značajka izvršenje naloga iz punomoći. U nalogu mora biti navedeno:

  1. Datum i broj;
  2. Tekst naloga, koji označava zaposlenika koji ima pravo potpisa;
  3. Potpis upravitelja;
  4. Pečat organizacije.

Pravo potpisa na bankovnim dokumentima

Ako se pravo potpisa za direktora izdaje za bankarske poslove, onda potrebno je unijeti uzorak potpisa na bankovnu karticu tvrtke gdje su otvoreni računi.

Glavni računovođa, koji je po svojim dužnostima osoba s pravom drugog potpisa, ne može se dati mogućnost potpisa dokumenti za direktora.

Ako organizacija nema položaj glavnog računovođe, onda u ovom slučaju postoji samo jedna osoba koja može potpisati dokumente, to je direktor. U takvoj situaciji može ga zamijeniti svaki zaposlenik.

Odgovornost za autoritet potpisivanja

Osoba ovlaštena za potpisivanje mora zapamtiti da je osobno odgovorna za potpisivanje dokumenata. Ako potpiše dokumente koji će svjedočiti o nezakonitim radnjama, tada se prema njemu mogu primijeniti različite vrste sankcija, uključujući kaznene. To treba imati na umu prilikom potpisivanja ugovora za velike iznose. Novac.

Ali također čelnik organizacije snosi rizik prilikom dodjele ovlasti određenoj osobi. Ako je bio odsutan mjesec dana, a za to vrijeme su potpisani mnogi dokumenti. Ako se u budućnosti pojave poteškoće s ispunjavanjem preuzetih obveza, odgovoran je sam upravitelj.

Ako imate bilo kakvih poteškoća s sastavljanjem naloga ili punomoći, naši stručnjaci pomoći će vam da razumijete trenutnu situaciju. Oni će odabrati rješenje koje odgovara vama i vašoj tvrtki.

5. rujna 2012

Računovodstvene novosti, br.33

Delegiranje ovlasti za potpisivanje dokumenata u odsutnosti voditelja na licu mjesta vrlo je važan alat za poboljšanje i optimizaciju procesa rada. Glavna stvar u tome je ispravno izvršenje dokumenata za prijenos prava potpisa.


Potpis je vlastoručni potpis službene ili druge ovlaštene osobe organizacije kojim se potvrđuje vjerodostojnost ili ovjerava preslika dokumenta. Potpis je obavezan rekvizit dokumenta.

Razmotrimo detaljnije delegiranje ovlasti za potpisivanje dokumenata u ime pravna osoba. Čelnici organizacija ne mogu uvijek biti na licu mjesta i potpisivati ​​dokumente, često putuju i idu na poslovna putovanja. Stoga se ovlasti za potpisivanje dokumenata često delegiraju na druge zaposlenike ili druge osobe.

Sukladno Naredbi Ministarstva financija Ruska Federacija Broj 34n od 29.07.1998., isprave kojima se formalizira poslovanje sa novčanim sredstvima potpisuje čelnik pravne osobe i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste. Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik pravne osobe u dogovoru s glavnim računovodstvom.

Registracija prava potpisivanja naloga

Pravo potpisivanja dokumenata za druge ovlaštene osobe formalizira se u obliku odgovarajućeg naloga ili punomoći, ovisno o tome je li osoba koja ima pravo potpisa zaposlena u pravnoj osobi. Budući da je nalog interni dokument, pravo potpisivanja na njemu može se prenijeti samo na zaposlenika organizacije. U nalogu mora biti naznačen razlog primopredaje ovlasti, radno mjesto i prezime osobe kojoj se dodjeljuje dužnost ili datum stupanja na dužnost upravitelja. Punomoć uključuje prijenos prava potpisivanja dokumenata na osobu koja nije povezana s organizacijom radni odnosi. Punomoć u ime pravne osobe može izdati samo generalni direktor ili osnivači te pravne osobe.

U skladu sa st. 7.5, 7.6 Upute Centralna banka Rusija br. 28-I od 14. rujna 2006., na financijskim dokumentima pravo prvog potpisa pripada čelniku pravne osobe (jedino izvršno tijelo), kao i drugim osobama (osim osoba navedenih u stavku 7.6 ovog Uputa) s pravom prvog potpisa administrativnim aktom pravne osobe ili na temelju punomoći izdane na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije, a pravo drugog potpisa pripada glavnom računovođi pravne osobe i (ili) osoba ovlaštenih za vođenje računovodstvenih evidencija, na temelju upravnog akta pravne osobe. Čelnik organizacije može prenijeti pravo potpisivanja dokumenata na druge osobe na temelju odgovarajućeg naloga ili punomoći izdane u skladu sa zakonom utvrđenim postupkom. Kao što je navedeno u pismu Središnje banke Ruske Federacije br. 31-1-6/1244 od 14. lipnja 2007., punomoć, opis posla, kao i naredba o postavljenju na dužnost, bit će prikladna isprava kojom se potvrđuje pravo prvog ili drugog potpisa samo ako je iz njih izravno naznačeno da je osoba stekla pravo prvog ili drugog potpisa.

Ako iz dokumenata priloženih za potvrđivanje ovlasti izravno ne proizlazi da zaposlenik ima pravo prvog ili drugog potpisa, ali je postojanje tog prava posljedica njegovog zauzimanja određenog radnog mjesta, odgovarajuća isprava (npr. opis posla) moraju se dostaviti potvrđujući da ovo pravo zaposlenika potpisuje prava. U suprotnom, potrebno je imati nalog (uputu) pravne osobe koji sadrži uputu o dodjeli prava prvog ili drugog potpisa radniku ili odgovarajuću punomoć.

Pravo potpisa mogu imati i zaposlenici s punim radnim vremenom i treće osobe. Istodobno, pravo prvog potpisa ne može se dodijeliti glavnom računovodstvu ili drugim osobama koje imaju pravo drugog potpisa. Također nije dopušteno davati jednoj osobi pravo prvog i drugog potpisa u isto vrijeme (u skladu s klauzulom 7.9 Upute Središnje banke Ruske Federacije od 14. rujna 2006. br. 28-I).

U nedostatku pozicije glavnog računovođe u osoblju organizacije, njegove odgovornosti za vođenje računovodstvenih evidencija uz pružanje prava potpisivanja financijskih dokumenata mogu se dodijeliti Generalni direktor. Dodjela takvih dužnosti formalizirana je odgovarajućim nalogom.

U tom slučaju, na financijskim dokumentima koji se dostavljaju banci, vlastoručni potpis generalnog direktora stavlja se na bankovnu karticu s uzorcima potpisa, au polju "drugi potpis" naznačeno je da ne postoji osoba s pravom drugoga potpis (u skladu s klauzulom 7.10 Uputa Središnje banke Ruske Federacije od 14. rujna 2006. br. 28-I).

Zahtjevi za "potpis" uključuju:

  • radno mjesto osobe koja je potpisala dokument;
  • osobni potpis;
  • dešifriranje potpisa (inicijali, prezime).

Prilikom potpisivanja dokumenta važno je da li je dokument izdan na obrascu ili ne.

Ako je isprava sastavljena na memorandumu, potpis sadrži radno mjesto osobe koja potpisuje ispravu (na obrascu se navodi naziv organizacije), njen potpis (potpis), inicijale i prezime (prijepis potpisa).

Ako dokument nije na memorandumu, naziv organizacije je uključen u naziv radnog mjesta.

Kada dokument potpisuje više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u nizu koji odgovara hijerarhiji položaja.

Prijava prava na potpisivanje punomoći

Sukladno stavku 1. čl. 185 Građanskog zakonika Ruske Federacije Punomoć je pisano ovlaštenje koje jedna osoba izdaje drugoj osobi za zastupanje pred trećim osobama. Upućeno osobama pred kojima će zastupnik zastupati interese pravne osobe. Punomoć je jednostrani posao i može se izdati na ime jedne ili više osoba.

Rok valjanosti punomoći ne može biti dulji od tri godine. Ako rok nije određen u punomoći, ona ostaje važeća godinu dana od dana njezina izvršenja. Punomoć u kojoj nije naveden datum njezina izvršenja je ništavna (1. stavak članka 186. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Punomoć izdana putem delegiranja valjana je samo ako je ovjerena u skladu s stavkom 3. čl. 187 Građanskog zakonika Ruske Federacije (osim u određenim slučajevima). Rok valjanosti takve punomoći ne može biti duži od roka valjanosti punomoći na temelju koje je izdana.

U skladu s člankom 53. Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije, izdaje se punomoć u ime pravne osobe koju potpisuje njezin voditelj ili druga osoba ovlaštena njezinim osnivačkim dokumentima, ovjerena pečatom ove pravne osobe.

Punomoć je pisani dokument, da bi bila priznata kao valjana potrebno je ispuniti niz obveznih detalja:

  • Naziv dokumenta je „Punomoć”;
  • Registarski broj - naveden je serijski broj; obično organizacija vodi registar izdanih izlaznih dokumenata;
  • Mjesto izvršenja punomoći - označava mjesto gdje je punomoć izdana;
  • Datum izvršenja punomoći (mora biti naznačen na temelju članka 186. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Ako punomoć ne sadrži ovaj detalj, tada u početku neće imati pravnu snagu - postat će ništavna. Uobičajeno je da se datum punomoći navodi u cijelosti riječima (dan, mjesec, godina), a ne brojevima;
  • Tekst punomoći - navedeni su podaci organizacije (ime, pravnu adresu, INN), prezime, ime, patronim, podaci o putovnici, adresa registracije ovlaštenog predstavnika, opseg ovlasti, rok valjanosti (ako nije navedeno, smatra se da je rok valjanosti 1 godina od datuma izdavanja punomoć);
  • Potpis upravitelja;
  • Pečat pravne osobe.

Ako je punomoć sastavljena na više listova, treba je prošiti i listove označiti brojevima; Uvez se ovjerava potpisom osobe ovlaštene za potpisivanje punomoći u ime organizacije, te se ovjerava pečatom.

Dokumenti korišteni u članku:

  • Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 29. srpnja 1998. br. 34n „O odobrenju Pravilnika o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji.” U izd. od 24.12.10.
  • Uputa Banke Rusije od 14. rujna 2006. br. 28-I „O otvaranju i zatvaranju bankovnih računa i depozitnih računa.” U izd. od 25.11.09.
  • Građanski zakonik Ruske Federacije (prvi dio) od 30. studenog 1994. br. 51-FZ. U izd. od 06.12.11, s izmjenama i dopunama. od 27.06.12.

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Broj takvih osoba trebao bi biti minimalan. Na primjer, osobe koje imaju pravo tražiti zalihe iz skladišta organizacije i osobe koje ovlašćuju njihovo puštanje moraju biti odobrene. Uzorke potpisa ovih osoba mora čuvati voditelj skladišta.

Prema čl. 9 Saveznog zakona „O računovodstvu” od 21. studenog 1996. br. 129 - FZ - dokumente koji dokumentiraju poslovne transakcije s novčanim sredstvima potpisuje voditelj organizacije i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste.

Uzorke potpisa upravitelja (njegovog zamjenika), glavnog računovođe (njegovog zamjenika) ovjerava javni bilježnik na posebnoj kartici koja se predaje banci koja servisira organizaciju.

Bez potpisa glavnog računovođe ili osobe koju je on ovlastio (zamjenik glavnog računovođe), novčani dokumenti i isprave o namirenju, financijske i kreditne obveze smatraju se nevažećima i ne smiju se prihvaćati za izvršenje. Pod financijskim i kreditnim obvezama podrazumijevaju se dokumenti koji dokumentiraju financijska ulaganja organizacije, ugovore o kreditu, kreditne ugovore i ugovore o robnim i komercijalnim kreditima.

Potpisivanjem dokumenta ovlaštena osoba kontrolira zakonitost i svrsishodnost rada. Time se potiče ušteda i nameće osobna odgovornost svakom zaposleniku koji je potpisao dokument za radnje koje obavlja.

> Pravila za provjeru primarnih dokumenata i ispravljanje grešaka u njima

Primarni dokumenti primljeni u računovodstvo moraju biti podvrgnuti ovjeri radi pripreme za knjiženje u knjigovodstvene registre. Provjera primarnih dokumenata - kontrola koja se provodi kako bi se osigurala usklađenost dokumenta utvrđena pravila. Provjera se provodi na sljedeće načine:

formalna provjera;

sadržajna provjera;

aritmetička provjera;

protuprovjera.

Formalna provjera - provjera ispravne upotrebe obrasca primarne isprave odobrenog obrasca i potpunosti popunjavanja podataka. Tijekom formalne revizije potrebno je osigurati da su potrebni detalji dokumenta ispunjeni: nepravilno sastavljen dokument može biti poništen od strane porezne inspekcije.

Suštinskom (sadržajnom) provjerom utvrđuje se zakonitost, ispravnost i svrhovitost poslovne transakcije.

Prema pravilima računovodstva, primarni dokumenti o poslovnim transakcijama koji su u suprotnosti sa zakonom i utvrđenim postupkom za primitak i trošenje sredstava, inventara i drugih vrijednosti ne bi se trebali prihvatiti za izvršenje.

Aritmetička provjera omogućuje vam kontrolu aritmetičkih izračuna ukupnih iznosa i ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Suprotna provjera je usporedba jednog dokumenta s drugim. Na primjer, evidencija plaća s vremenskim listovima; blagajničko izvješće za radni dan s priloženim blagajničkim primicima i izdacima i sl.

U skladu s Savezni zakon„O računovodstvu“, Pravilnik o vođenju računovodstva i izvješćivanja u Ruskoj Federaciji u gotovini i bankovnim dokumentima (nalozi za primitke i izdatke, nalozi za plaćanje, gotovinski čekovi) ispravci nisu dopušteni.

Ako se u takvoj primarnoj ispravi napravi pogreška, ona se mora uništiti i sastaviti nova isprava. Ako ste pogriješili prilikom popunjavanja blagajničkog računa u čekovnoj knjižici, morate ga ostaviti u njoj, prekrižiti i označiti da je oštećen. Zatim ispunite sljedeći ček.

Postoji nekoliko načina ispravljanja pogrešnih knjigovodstvenih knjiženja. Jedan od njih je lektura (vidi Dodatak B).

Pravilan način ispravljanja pogrešaka je prekrižavanje netočnog teksta ili iznosa i pisanje ispravnog teksta ili iznosa iznad prekriženog. Precrtavanje se vrši jednom crtom kako bi se moglo pročitati ono što je precrtano. U tom slučaju morate prekrižiti cijeli iznos, čak i ako postoji greška samo u jednoj brojci. Ispravak pogreške mora biti označen natpisom "ispravljeno" i potvrđen: odobreno u dokumentu - potpisima osoba koje su potpisale dokument; u knjigovodstvenim registrima - potpis osobe koja je izvršila ispravak. Rezervacija se upisuje na marginama knjige, kartice, dnevnika-reda uz redak ispravljenog upisa. Postupak za ispravke u bankovnim dokumentima utvrđuje se pravilima banke.

Korektivna metoda koristi se za ispravljanje pogrešaka nastalih kao posljedica tipfelera, netočnog izračuna ukupnih iznosa, kao i evidentiranja transakcije u drugom knjigovodstvenom registru od navedenog u knjigovodstvenom unosu. Ova metoda je primjenjiva ako se greške utvrde u registrima temeljnice prije nego što su u njih uneseni rezultati, kao iu knjigovodstvenim registrima memorijalno-rednog obrasca prije sastavljanja bilance, te ako se ispravlja njima nije potrebna promjena memorijalnog reda nakon prijenosa registarskih zbrojeva u nikakvi ispravci u glavnoj knjizi. U tom slučaju računovođa o visini učinjene pogreške sastavlja potvrdu o kojoj se podaci upisuju u Glavnu knjigu kao poseban redak. Pohranjuju se zasebno u odgovarajućim knjigovodstvenim registrima.

Ispravak mora biti označen natpisom "ispravljeno" i potvrđen potpisom osobe koja ga je izvršila uz naznaku datuma ispravka. Ako je isprava sastavljena u više primjeraka, ispravak se vrši na svakom primjerku posebno.

Uobičajene pogreške pri radu s primarnim dokumentima su sljedeće:

korištenje obrazaca primarnih dokumenata stvorenih u poduzeću, ali nisu odobreni u naredbi o računovodstvenim politikama;

nepostojanje obveznih detalja u dokumentima koji nisu objedinjeni ili specijalizirani;

nepostojanje popisa osoba koje je odobrio voditelj i koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata;

nepopunjavanje potrebnih podataka primarnih dokumenata;

prisutnost brisanja i mrlja u dokumentu;

ispravci u gotovinskim dokumentima;

bilješke olovkom;

bez crtica u slobodnim linijama;

nepostojanje pečata ili unosa „Plaćeno” s datumom (dan, mjesec, godina) u dokumentima priloženim blagajničkim računima i nalozima za terećenje;

aritmetičke pogreške pri oporezivanju dokumenata.

Kad se pronađe navedene pogreške računovođa ne bi trebao prihvatiti primarne dokumente za daljnju obradu. Vraćaju se odgovornoj osobi na doradu.