Сводные таблицы - интерактивные таблицы, которые позволяют пользователю группировать и суммировать большие объемы данных в сжатый табличный формат для более простой отчетности и анализа. Эти таблицы могут сортировать, подсчитывать и суммировать данные. Они доступны в разнообразных табличных редакторах. Excel позволяет вам легко создавать сводные таблицы, перетаскивая необходимую информацию в соответствующие поля. Затем вы можете отфильтровать и отсортировать данные, чтобы найти закономерности и тенденции.

Шаги

Часть 1

Создание сводных таблиц

Загрузите файл, из которого вы хотите создать сводную таблицу. Сводные таблицы позволяют вам создавать наглядные отчеты по данным из файла. Вы можете выполнять вычисления без ввода формул или копирования ячеек. Вам понадобится файл с несколькими заполненными полями, чтобы создать сводную таблицу.

• Вы также можете создать сводную таблицу в Excel, используя внешний источник данных, как например Access. Вы можете вставить сводную таблицу в лист Excel.

1. Убедитесь, что ваши данные отвечают требованиям сводной таблицы. Сводная таблица не всегда тот инструмент, который вам нужен. Чтобы вы могли извлечь выгоду из преимуществ такой таблицы, ваш лист должен отвечать нескольким базовым критериям:

   • Ваш лист должен включать как минимум один столбец с одинаковыми значениями. Это значит, что как минимум в одном столбце у вас должны повторяться данные. В примере из следующего раздела в столбце «Product Type» есть две записи: «Table» or «Chair».
   • Она должна содержать численную информацию. Это то, что будет сравниваться и суммироваться в таблице. В примере из следующего раздела столбец «Sales» заполнен числовыми данными.

2. Запустите мастер сводных таблиц. Нажмите на кнопку «Вставить» вверху окна Excel. Щелкните по кнопке «Сводная таблица» на левой стороне ленты вставки.

   • Если вы используете Excel 2003 или более раннюю версию, щелкните на пункт меню Данные и выберите Сводные таблицы и диаграммы...

3. Выберите данные, которые хотите использовать. По умолчанию Excel выберет все данные на вашем активном листе. Вы можете щелкнуть и провести мышью, чтобы выбрать определенную часть листа, или вы можете прописать область ячеек вручную.

   • Если вы используете внешний источник данных, щелкните по пункту «Использовать внешний источник данных» и нажмите Выбрать подключение... . Задайте путь для подключения базы данных на вашем компьютере.

4. Выберите место для своей сводной таблицы. После выбора области задайте опции расположения в том же окне. По умолчанию Excel расположит таблицу на новом листе, позволяя вам переключаться с помощью закладок внизу окна. Вы также можете выбрать расположить сводную таблицу на том же листе, что и данные, после чего вам нужно будет выбрать ячейку, в которой она будет создана.

   • Когда вы будете довольны результатом, кликните OK . Ваша сводная таблица будет размещена, а интерфейс изменится.

5. Обновление вашей таблицы. Ваша сводная таблица будет автоматически обновляться при каждом изменении в файле. Это может помочь контролировать его и следить за изменениями.

   Изменение вашей сводной таблицы. Сводные таблицы сильно упрощают изменение позиции и порядка полей. Попробуйте перетащить различные поля в разные места, чтобы построить таблицу так, чтобы она отвечала вашим требованиям.

   • Отсюда сводная таблица получила свое название. Перемещая данные в различные места, «сводя» их, вы меняете способ представления данных.

6. Создание сводной диаграммы. Вы можете создать сводную диаграмму, чтобы сделать наглядные отчеты в динамике. Ее можно создать прямо из готовой сводной таблицы, что делает процесс создания диаграммы очень простым.

• Если вы используете команду Импорт данных из меню Данные, вам будет доступен больший выбор опций, как например подключение к базе данных, файлы Excel, базы данных Access, текстовые файлы, данные стандарта ODBC, веб-страницы, OLAP и XML/XSL. Вы можете затем использовать эти данные так же, как список Excel.
• Если вы используете автофильтрацию (на вкладке «Данные», «Фильтр»), выключите ее, когда будете создавать сводную таблицу. После создания таблицы ее можно будет снова включить.

Сводная таблица - это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Настройка сводной таблицы

Подготовка

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей . При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Значения в сводной таблице

Обновление сводных таблиц

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить . При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы , щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все .

Удаление сводной таблицы

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete . Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel Online.

Работа со списком полей сводной таблицы

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область " строки ", поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля - в область " значения ". Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Работа с значениями сводной таблицы

Обновление сводных таблиц

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Удаление сводной таблицы

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Дата: 16 марта 2017 Категория:

Здравствуйте, друзья. В прошлой статье мы , настроили поля, обсудили вопросы фильтрации данных, сортировки, оформления. Пришло время чуть глубже вникнуть в работу инструмента для получения еще более современных и совершенных отчетов, а так же удобства использования сводных таблиц в повседневной работе. Приступаем!

Как скопировать сводную таблицу

Совсем недавно один из читателей обратился ко мне с вопросом: «А как скопировать сводную таблицу с одного листа на другой»? Решил осветить этот вопрос здесь, потому что слышу его не впервые. Сводная таблица – это не обычный диапазон данных, это область ячеек с результатами работы инструмента. Поэтому, просто скопировать сводную таблицу в другое место нельзя.

Но Вы всегда можете создать еще одну такую же таблицу в новом месте. Если же Вас интересует лишь результат работы инструмента и никаких манипуляций, связанных с работой сводных таблиц Вы делать не будете – можно скопировать данные в сводной таблице, и вставить их на новое место, как значения, а не как дубликат сводной таблицы. Для этого выполните такие действия:

1. данных в сводной таблице
2. одним из известных способов. Например, нажмите Ctrl+C на клавиатуре
3. Установите курсор в ячейку, где должен располагаться верхний левый угол вставляемого диапазона
4. Выполните на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить – Значения .

В результате, программа вставит значения, содержащиеся в выделенном диапазоне. Дальше можете работать с этой таблицей, как с обычными данными на листе.

Как получить детальные данные из сводной таблицы

Иногда нужно получить исходные данные, на основании которых вычислена та или иная строка сводной таблицы. То есть, сделать выборку данных, удовлетворяющих какому-то критерию из сводной таблицы.

Вернемся к примеру из предыдущего поста. Там у нас была подневная таблица продаж по группам товара, регионам и менеджерам. Мы построили сводную таблицу, в которой посчитали сумму продаж с группировкой по менеджерам и группам товаров.

Представим, что по какой-то причине нас заинтересовали подневные продажи метизов у Романа. Выделим ячейку на пересечении строки «Роман» и столбца «Метизы». Жмем на нем правой кнопкой мыши и выбираем «Показать детали». Программа создаст новый лист и отобразит на нем выборку из исходной таблицы, т.е. все продажи Романа метизов.

А можно просто сделать двойной клик по нужной величине. Это альтернативный, и более простой способ.

Обратите внимание, что результат будет представлен в виде , а не обычного диапазона. Можете еще раз оценить удобство такой структуры данных и воспользоваться всеми ее преимуществами.

Дополнительные вычисления в сводной таблице

Если стандартных функций вычисления в сводной таблице (сумма, количество, отклонение и т.п.) Вам оказалось мало, инструмент имеет дополнительные вычислительные возможности. Прежде всего, нажмите правой кнопкой мыши в любой ячейке столбца с вычислениями и выберите «Дополнительные вычисления». В списке вычислений будет много интересных вариантов. К примеру. Мы хотим знать какую долю продаж от всего количества выполняет каждый менеджер из примера. Выполним дополнительные вычисления в столбце, где суммируются продажи. Параметром выберем «% от суммы по столбцу». Посмотрите, в 2 клика мы перешли от натуральных величин к процентам, теперь легче сравнивать показатели, или скрыть их, когда не рекомендуется отражать в отчете конкретные цифры в денежных единицах.

Просмотрите все возможные опции расчетов, и Вы наверняка найдете то, что можно использовать уже сейчас.

Вычисляемые поля и объекты

Еще один интересный способ добавить таблице информативности – вычисляемые поля и объекты. Они применяются, когда нужно ввести в таблицу дополнительные строки или столбцы. К сожалению, в них нельзя записать привычные нам и , но все же это лучше, чем ничего.

Вычисляемые поля

Эти объекты нужны, чтобы вставить в таблицу новые столбцы без вставки их в исходный массив данных. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров и количество чеков. Рассчитаем в отдельном столбце средний чек.

Выполняем такую последовательность действий:

1. Установим курсор в одну из ячеек, содержащих значения
2. На ленте нажимаем: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемое поле
3. В открывшемся окне в поле «Имя» запишем «Средний чек»
4. Теперь вводим формулу, нам нужно поделить сумму продаж на количество чеков. Всписке полей дважды кликнем на «Сумма продаж», пишем на клавиатуре знак деления «/» и дважды щелкаем на «Количество чеков. Должна получиться такая формула:

1. Жмем Ок и смотрим, что получилось.

Теперь у нас появился еще один столбец, в котором посчитана средняя сумма в чеке для каждого менеджера. Его название появилось в области «Значения» панели настройки сводной таблицы.

Вычисляемые объекты

Похожий функционал предоставляют вычисляемые объекты. Но они вставляют в таблицу не столбцы, а строки. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров, а нас интересует сколько составит НДС (18%) от этих продаж и общая сумма с НДС. Создаем вычисляемый объект:

1. Ставим курсор в любую строчку первого столбца или любой столбец первой строки
2. Жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемый объект . Откроется окно вставки:

1. В поле «Имя» запишем «НДС», в списке «Поля» выбираем «Менеджер»
2. Кликая дважды на имя каждого менеджера, запишем формулу: =(Алексей+Анна +Виктор +Виктория +Виталий +Денис +Егор +Роман +Светлана)*0,18
3. Удалим ненужные поля, жмем Ок. Получаем еще одно поле, в котором будет посчитана НДС. Значение в этом поле будет добавлено к общей сумме.

Группировка данных в сводной таблице

Когда Ваша таблица готова, можно сделать дополнительную группировку данных. Это улучшит его читаемость и гибкость. Выделю несколько удобных инструментов группировки.

Группировка с шагом

Если Вам нужно объединить числовые данные в несколько интервалов для минимизации отчета – используйте этот инструмент. Например, в нашей таблице есть данные о продажах по дням. Нам нужно сгруппировать эти данные по месяцам. В сводной таблице это можно сделать очень просто. Делаем по шагам:

1. Создаем сводную таблицу, где в строках будут дни, а в значениях – продажи. Если Вы не знаете, как создать сводную таблицу – сначала прочтите ;
2. Кликните правой кнопкой мыши по любой из дат в сводной таблице и в контекстном меню выберите «Группировать». Откроется окно настройки группировки;

1. В полях «Начиная с» и «по» автоматически установятся минимальная и максимальная даты в списке. Можете, при необходимости, указать здесь более узкий период для группировки
2. В списке «С шагом» выберите эталонный интервал времени. У нас это «Месяцы». Можно выбрать сразу несколько пунктов в этом списке. Давайте попробуем построить по кварталам и месяцам, отмечаем их;
3. Жмем «Ок» и сразу же получаем результат. Взгляните, что получилось:

Таким же образом можно группировать обычные числовые данные. Например, мы хотим сгруппировать ежедневные продажи с шагом 1000 и узнать, в каком из интервалов было больше всего чеков. Делаем так:

1. Строим сводную таблицу, в строках – суммы продаж, в значениях – количество чеков. Сначала у нас получится длинная и бесполезная таблица.

1. Кликнем правой кнопкой в любо строке первого столбца (суммы продаж) и выберем «Группировать». В открывшемся окне задаем минимальное и максимальное числа для группировки, а так же, шаг. У нас это 1000. Вместо огромной таблицы, получаем компактную, из десяти строк. В каждой строке – интервал сумм и количество чеков в этом интервале.

1. Кликнем правой кнопкой по любой ячейке в столбце «Количество чеков» и выберем Сортировка – по убыванию ;
2. Можно для наглядности выразить результат в процентах. Кликнем по той же ячейке и выберем Дополнительные вычисления — % от суммы по столбцу . Вот и все, задача решена, нам прекрасно видно в каких интервалах сумм было больше всего чеков.

Конечно, эта задача упрощенная, он отличается от тех, которые будете решать Вы. Но главное – понять механизм работы, тогда сможете применить его в своих расчетах.

Так же, можно группировать записи вручную. Для этого выделите нужные данные и нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Группировать – Группировка по выделенному .

Кстати, чтобы отменить группировку – кликните правой кнопкой мыши по группированному столбцу и выберите «Разгруппировать».

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов

Если Вы мало знаете о срезах, или вообще с ними незнакомы – вот вам моя . Вкратце, срезы – это инструменты, позволяющие фильтровать данные благодаря выносным кнопкам. Это прекрасный способ создать пользовательский интерфейс, ведь в реальности не каждый пользователь Эксель продвинут, как Вы и не все умеют пользоваться автофильтром, поиском или фильтрами сводных таблиц.

А выглядит это вот так:

Вы видите несколько окон на рабочем листе с перечисленными в них данными, а так же, сводную таблицу, содержащую полный набор данных. Но что если кому-то нужно посмотреть продажи метизов у Романа 1 апреля 2016 года? Кликаем в окнах на кнопки:

1. В окне «Дата» ищем и выбираем 01.04.2016;
2. В окне «Менеджер» выбираем «Роман»;
3. В окне «Группа товара» кликаем «Метизы»

Вот так, за три клика любой пользователь может из огромного массива сведенной информации выбрать лишь нужный ему отрывок данных. Посмотрите, что получилось:

По-моему, отлично! Так вот, чтобы включить срезы в сводных таблицах – выделите любую ячейку этой таблицы и выполните на ленте Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить срез . На экране появится окошко, где нужно галочками отметить те поля сводной таблицы, по которым можно будет делать срезы. Каждому полю будет соответствовать свое окошко со списком. Выбирайте, жмите Ок и все, заработало!

Аналогично работает временная шкала. Этот инструмент очень похож на срезы, но управляет полями, в которых содержатся даты. Чтобы добавить временную шкалу – нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить временную шкалу . После простых настроек появится окно фильтрации дат, которое позволяет эффективно и быстро ограничивать периоды дат, выводимые в отчет.

Пожалуй, это все основные функции сводных таблиц, хотя их возможности можно изучать и далее самостоятельно. Готов ответить на Ваши вопросы по изложенному материалу, или тем моментам, которые не попали в обзор. В следующей статье мы рассмотрим , которые могут сделать еще более наглядной Вашу отчетность. До скорых встреч!

Что такое сводные таблицы Excel? Вероятно, непосвященный человек предположит самое очевидное - это таблицы, в которые собраны (сведены) данные из нескольких других разрозненных источников, отвечающие некоторому запросу. На самом деле это заключение не совсем верно.

Сводные таблицы Excel – это инструмент, который собирает по заданному алгоритму в удобные таблицы-отчеты информацию чаще всего из одной таблицы базы данных ! (Возможность использования в качестве источника нескольких диапазонов консолидации существует, но в этой статье рассматриваться не будет.)

При помощи сводных таблиц из хаотичного набора строк-записей базы данных можно за считанные секунды извлечь нужные, отсечь в них лишнюю информацию, добавить недостающую и представить пользователю в красивом и удобном для восприятия виде.

Если вы постоянно работаете в программе MS Excel с большими объемами информации и ничего не знаете о сводных таблицах, то считайте, что вы «заколачиваете гвозди» калькулятором, не зная его истинного предназначения!

Когда следует применять сводные таблицы?

Во–первых, тогда, когда работаешь с большим объемом статистических данных, анализировать которые очень трудоемко при помощи сортировки и фильтров.

Во-вторых, тогда, когда приходится через определенные промежутки времени повторять (пересчитывать) отчеты в связи с изменениями источника – таблицы базы данных.

В-третьих, при анализе изменений данных базы в разрезе различных временных периодов или иных критериев.

Это основные ситуации, при которых раскрывается вся действительно волшебная сила инструмента сводные таблицы Excel.

Создание сводных таблиц и работа с ними никак не влияет на содержание источника – базу данных!!! Сводные таблицы Excel позволяют взглянуть на эти данные под разными ракурсами, не изменяя ничего в базе!!!

Это заключительная и самая важная статья обзорного цикла о хранении информации и управлении большими табличными объемами данных.

В предыдущих статьях цикла мы создали , научились , применять и , вводить .

Создание шаблона сводной таблицы.

Сводную таблицу будем создавать в той же книге Excel , где расположен источник информации — таблица базы данных, но на другом листе.

Продолжаем работу с учебной мини-базой БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которой работали во всех статьях этого цикла.

1. Открываем в MS Excel файл .

2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.

3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» - «Сводная таблица…». Эта команда запускает работу мини-сервиса «Мастер сводных таблиц».

4. Не долго размышляя над вариантами выбора положений переключателей в выпадающих окнах «Мастера…», настраиваем их (точнее – не трогаем их) так, как показано ниже на снимках экрана, двигаясь между окнами с помощью кнопок «Далее».

На втором шаге «Мастер…» сам выберет диапазон, если вы правильно подготовили базу данных и выполнили п.2 этого раздела статьи.

5. На третьем шаге «Мастера…» нажимаем кнопку «Готово». Шаблон сводной таблицы сформирован и размещен на новом листе того же файла, где расположена база данных!

Кроме пока пустого шаблона на вновь созданном листе файла Excel вы видите панель «Сводные таблицы» со своим инструментарием и окно «Список полей сводной таблицы», появляющееся при активации любой ячейки внутри сводной таблицы. Появляются они автоматически, я их просто расположил рядом с шаблоном и подкорректировал размеры. Если панели «Сводные таблицы» вы не видите, то вызовите ее через главное меню командой «Вид» — «Панели инструментов» — «Сводная таблица»

В MS Excel 2007 и более новых версиях «Мастер…» упразднен потому, что 99% процентов пользователей никогда не меняют предложенных настроек переключателей и проходят эти три шага, просто соглашаясь с предложенными вариантами (мы тоже так поступили).

В MS Excel 2007 по команде «Сводная таблица» выпадает диалоговое окно «Создание сводной таблицы», в котором достаточно указать источник данных для анализа и место расположения создаваемой сводной таблицы.

Создание рабочих сводных таблиц Excel.

В созданном шаблоне имеются четыре зоны, в которые для создания сводной таблицы следует поместить названия полей-столбцов таблицы базы данных, перетащив их при помощи левой кнопки мыши из окна «Список полей сводной таблицы». Напоминаю, что в базе данных полем называется столбец с названием.

Внимание!!!

Элементами окна «Список полей сводной таблицы» являются заголовки полей базы данных!

1. Если поместить один из элементов «Списка полей сводной таблицы» в самую верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем страниц» , то мы получим удобный фильтр записей этого поля .

2. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка полей сводной таблицы» в левую зону шаблона, где он станет «Полем строк» заголовки строк сводной таблицы.

3. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем столбцов» , то мы получим из записей этого поля таблицы базы данных заголовки столбцов сводной таблицы.

4. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в центральную область шаблона, где он станет «Элементом данных» , то мы получим из записей этого поля базы данных значения сводной таблицы.

Значения – элементы данных – расположатся в строгом соответствии с правилами двухмерных таблиц, то есть на пересечении соответствующих заголовков строк и заголовков столбцов!

Не очень понятно? Перейдем к практическим примерам — все станет ясно!

Задача №9:

Сколько всего тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу?

Для ответа на этот вопрос выполним всего два действия! Схема этих действий показана на предыдущем рисунке синими стрелками.

1. Перетащим мышью элемент «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля строк» пустого шаблона.

2. Перетащим мышью элемент «Общая масса, т» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Элементы данных» шаблона. Результат – на снимке экрана слева. Думаю, пояснения не требуются.

Заголовок «Элементов данных» «Сумма по полю Общая масса, т» расположился выше заголовка «Поля строк» и левее места, где может расположиться заголовок «Поля столбцов». Обратите на это внимание!

Задача №10:

Сколько тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу по датам?

Продолжаем работу.

3. Для ответа на вопрос задачи №10 достаточно добавить в нашу сводную таблицу элемент «Дата» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля столбцов» шаблона.

4. Записи можно сгруппировать, например, по месяцам. Для этого на панели «Сводные таблицы» нажимаем вкладку «Сводная таблица» и выбираем «Группа и структура» — «Группировать…». В окне «Группирование» делаем настройки в соответствии со скриншотом слева.

Так как все записи нашей базы данных сделаны в апреле, то после группировки мы видим всего два столбца – «апр» и «Общий итог». Когда в исходной базе данных появятся записи, датированные маем и июнем, в сводной таблице добавятся соответствующие два столбца.

Задача №11:

Когда и сколько тонн и штук марок изготовлено всего по заказу №3?

5. Для начала перетащим поле «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» или прямо из самой сводной таблицы в самый верх листа в зону «Поля страниц» шаблона.

7. Поле «Количество, шт» добавим в область «Элементы данных».

Необходимая для ответа на вопрос задачи конфигурация сводной таблицы Excel сформирована.

8. Нажмем на кнопку со стрелкой вниз в ячейке B1 и в выпавшем списке вместо записи «(Все)» выберем «3», соответствующую интересующему нас заказу №3 и закроем список, нажав кнопку «OK».

Ответ на вопрос задачи на снимке экрана ниже этого текста.

Форматирование сводной таблицы.

Если сводную таблицу нужно распечатать и показать кому-нибудь, или просто немного порадовать самого себя, то ее нужно отформатировать – придать достойный внешний вид и переформулировать некоторые «неадекватные» заголовки.

Заголовки «Сумма по полю Общая масса, т» и «Сумма по полю Кол-во, шт» звучат, вроде, и понятно, но как-то не по-русски. Переименуем их в более благозвучные «Общая масса изделий, т» и «Количество изделий, шт».

1. Продолжим работу с созданной таблицей. Активируем мышью ячейку B5.

2. На панели инструментов «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Параметры поля» (выделена справа на снимке, расположенном ниже).

3. В выпавшем окне «Вычисление поля сводной таблицы» меняем имя и жмем кнопку «OK».

4. По аналогичному алгоритму переименовываем и второй заголовок поля, предварительно «встав» мышью на ячейку B6.

5. На панели «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Формат отчета» (выделена слева на снимке, расположенном выше — над п.3).

6. В появившемся окне «Автоформат» выбираем из предложенных вариантов форматирования, например, «Отчет 6» и нажимаем «OK» .

Внешний вид нашей сводной таблицы существенно преобразился.

Заключение.

Обращаю ваше внимание на несколько очень важных моментов!

При изменении источника (например, добавление очередной записи в базу данных) в самой сводной таблице изменения автоматически не наступят!!!

Для того чтобы изменения в базе отражались в сводной таблице, необходимо каждый раз «вручную» нажимать кнопку «Обновить данные» (значок кнопки – « ! ») на панели «Сводные таблицы»!!!

Помещайте в область «Полей страниц» поля, содержащие текстовую информацию , которая может стать заголовком для формируемой сводной таблицы .

В области "Полей строк" и «Полей столбцов» размещайте поля, содержащие текстовую информацию , которая может стать заголовками для строк и столбцов создаваемой сводной таблицы.

В зоне «Элементов данных» располагайте преимущественно числовую информацию.

Действуйте, располагая поля так, как вы действовали бы, делая это на листе бумаге! Не бойтесь ошибиться. Все легко исправляется.

Созданные двумя-тремя движениями мыши в одном из предыдущих разделов этой статьи сводные таблицы очень быстро дали ответ на весьма непростые вопросы! Если заказы изготавливаются в течение нескольких месяцев, а число наименований марок превышает несколько тысяч, то, сколько вам потребуется времени для решения рассмотренных выше задач? Час? День? Сводные таблицы Excel делают это мгновенно, многократно и без ошибок!!!

О сводных таблицах Excel написано много хороших «толстых» и «тонких» книг. В первую очередь это книги Билла Джелена («Мистера Excel») и Майкла Александера. Тем, кто заинтересовался этой темой, рекомендую их прочитать.

Конечно, подробно рассказать об этом чудесном инструменте в короткой статье очень сложно, практически невозможно. С одной стороны мне хотелось затронуть больше практически важных аспектов, но с другой – в ознакомительной статье не хотелось «залезать в дебри», отпугивая пользователей объемом и сложностью информации. Если этот «волшебный инструмент» MS Excel вызовет интерес у читателей блога, то в будущем эта тема будет продолжена выпуском небольшой брошюры с важными и ценными практическими рекомендациями.

Обязательно возьмите себе на вооружение сводные таблицы Excel! Ваша ценность как специалиста увеличится многократно!

На этом цикл из шести статей, представляющих собой общий обзор темы обработки больших объемов информации в Excel завершен.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы, отзывы, и замечания оставляйте в комментариях внизу страницы.

Сводные таблицы в Excel позволяют проанализировать данные, которые находятся в одном большом диапазоне. Причем исходная таблица, которая будет использоваться для анализа, может быть создана как в Excel, так и в другой базе данных, или другом документе.

Все что потребуется, это выбрать необходимые заголовки для строк и столбцов из уже существующих. Также Вы сможете применять фильтр ко всей сводной таблице в целом, или только для значений, которые указаны в названии строк и столбцов.

Теперь о требованиях, которых необходимо придерживаться при ее создании в Эксель. Исходные данные должны быть представлены в виде таблицы, у которой должно быть название для столбцов, то есть шапка. Для этих целей отлично подойдет создание умной таблицы в Excel . Также она не должна содержать пустые строки, столбцы и ячейки. Не должно быть скрытых строк/столбцов и объединенных ячеек.

Как создать

Теперь рассмотрим пример создания сводной таблицы. Предположим, у нас есть данные магазина одежды по продажам: какой продавец, какого числа, что из товаров продал и на какую сумму.

Чтобы сделать сводную таблицу, выделяем любую ячейку из исходной, затем переходим на вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопочку «Сводная таблица» .

Появляется следующее диалоговое окно. В нем нужно указать диапазон или название таблицы с исходными данными, причем здесь есть возможность выбрать ее с другого источника. Затем отметьте маркером, где поместить создаваемый отчет. Сделаем его на новом листе. Нажмите «ОК» .

В открытой книге Excel создастся новый лист, на котором будет размещена, пока еще пустая сводная таблица.

С правой стороны отобразится список полей и областей. Поля – это все заголовки столбцов, которые были в исходном диапазоне. С помощью мышки мы будем перетаскивать их в одну из четырех областей, расположенных ниже. Таким образом, формируя сводную таблицу.

Добавленные поля будут отмечены галочкой. В областях таблицы, Вы сможете менять их местами, чтобы добиться такого вида, который больше всего подойдет для анализа Ваших исходных данных.

Как расставить поля

Теперь давайте определимся, по какому принципу будем анализировать данные. Например, нужно узнать, какой именно продавец, продал какой товар в каждом месяце и на какую сумму.

Фильтровать данные по выбранному диапазону мы будем по продавцам. То есть — выберем продавца, а в таблице отобразятся проданные им товары. Зажимаем левой кнопкой мыши поле «Продавец» и перетягиваем его в область «Фильтр отчета» . Таблица изменилась, а добавленное поле теперь отмечено галочкой.

В качестве строк выберем «Товары» . Аналогичным образом перетягиваем нужное поле в область «Названия строк» .

Обратите внимание, в области можно вставлять по несколько полей. Например, в строках выберем товары и укажем цену. Товары стали выпадающими списками, в которых отображена цена. Если сначала указать цену, а потом товары, то выпадающим списком станет цена. Здесь порядок полей имеет значение.

Если бы у нас в исходной таблице был столбец «Единицы» . То данная сводная таблица показывала бы, какой продавец, в каком месяце, сколько продал единиц товара по определенной цене.

В область «Названия столбцов» перетянем поле «Дата» . Чтобы отобразить продажи не за каждый день, а, к примеру, по месяцам, кликните по любой дате правой кнопкой мыши и выберите из меню «Группировать» .

Таблица примет следующий вид.

Теперь в область «Значения» перетянем поле «Сумма» .

Как видите, отобразились просто числа, хотя в исходном диапазоне был задан числовой формат ячеек для данного столбца, он также может быть денежный и финансовый. В столбце «Дата» формат ячеек был тоже соответствующий – дата.

Чтобы это исправить, в сводной выделяем нужный диапазон ячеек и нажимаем правую кнопку мыши. дальше выберите из меню «Числовой формат» .

В следующем окне выбираем «Числовой» , можете поставить галочку в поле «Разделитель групп разрядов» и нажмите «ОК» .

Как работать с данными

После того, как мы учли все необходимые поля, можно начинать работать со сводной таблицей в Excel. Выбираем продавца: можете выбрать одного, нескольких или сразу всех, поставив галочку в пункте «Выделить несколько элементов» .

Также можете использовать фильтр для строк и столбцов. В примере это товары и месяцы. Например, поставив галочки в поле Костюм и Брюки, можно узнать на какую сумму их было продано всеми продавцами или конкретным продавцом.

В области «Значения» можно настроить параметры для поля. В примере выводится сумма значений: Рома в феврале продал рубашек на сумму 1 800.00. давайте посмотрим, сколько это штук. Кликаем левой кнопкой мышки по строке «Сумма по полю…» и выбираем из меню «Параметры полей значений» .

В следующем окне из списка выбираем «Количество» , выберите то, что подходит конкретно в вашем случае, и нажимаем «ОК» .

Теперь, смотря на значения, можно понять, что Рома в феврале продал две рубашки.

Теперь сделаем, чтобы общий фильтр для таблицы был по месяцам. Меняем области: в «Фильтр отчета» перетаскиваем поле «Дата» , в «Названия столбцов» – «Продавец» .

Такая сводная таблица покажет, на какую сумму, и каких, продал товаров каждый продавец за весь период или за определенный месяц.

Обратите также внимание на ленту. При выделении любой ячеек из сводной таблицы, на ней появляется вкладка «Работа со сводными таблицами» с двумя подвкладками «Параметры» и «Конструктор» .