Ako vytvoriť súbor v Exceli. Zdieľajte súbor Excel súčasne

Prečo pracovať, ak niekto už urobil prácu za vás?

Táto otázka platí pre štandardné dokumenty programu Excel, ktoré už boli vyvinuté spoločnosťou Microsoft. Pozrime sa, ako môžete použiť poskytnuté šablóny v Exceli.

Ak chcete získať prístup k šablónam dokumentov nainštalovaných s balíkom Office, mali by ste:

1. Na karte Súbor vyberte príkaz Nový.
2. V skupine Available templates vyberte Sample templates (Obr. 1) a označte šablónu, ktorá sa vám páči (existuje však pomerne veľa prednastavených šablón. Nie je toho veľa, na čo by sa bolo treba zamerať).
3. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť, čím sa vytvorí nový excelový zošit na základe vami vybratej šablóny.

Chcel by som poznamenať, že obvyklé Kancelárske dokumenty(Word a Excel) sú tiež vytvorené na základe poskytnutých šablón služieb.

Tie sa berú ako základ pri každom vytvorení nového dokumentu. Chcete znova zmeniť nastavenia? vytvorené dokumenty? Zmeňte hlavnú šablónu.

Napríklad už nemáte silu pozerať sa na štandardne nainštalovaný font Calibri, 11. Unavovalo nás meniť ho každý deň na Calibri, 12, čo je príjemné pre oči. Ako to môžem opraviť? Veľmi jednoduché!!!

Ak to chcete urobiť, stačí nainštalovať otvorený dokument požadované nastavenia a uložte ich pod názvom CSS (toto je predvolená šablóna programu Excel), výberom hodnoty v poli Typ súboru - Excel šablóna(obr. 2).

Okrem popísaných môžete použiť aj šablóny umiestnené na webovej stránke Microsoft(za predpokladu, že je počítač pripojený na internet).

Na stiahnutie šablóny z webovej lokality spoločnosti Microsoft potrebujete:

1. Na karte Súbor vyberte tím Vytvorte.
2. V skupine Šablóny Office.com vyberte skupinu šablón, o ktorú máte záujem – šablóny dostupné v tejto skupine sa zobrazia v oblasti zobrazenia.
3. Vyberte myšou šablónu, ktorú plánujeme stiahnuť napríklad do vášho počítača Rozvrh hodín(obr. 3) a stlačte tlačidlo Stiahnuť ▼.

Po stiahnutí sa šablóna otvorí na pracovnej ploche strana v Exceli(obr. 4) vo forme pripravenej tabuľky s niektorými údajmi. V prípade potreby by sa mali nahradiť vašimi vlastnými hodnotami alebo vyplniť príslušné bunky. A vaše dieťa bude mať krásu na stene, aby sa nemuselo zakaždým pozerať do denníka.

Pre väčšinu účtovníkov vzniká úloha vytvoriť súbor Excel v 1C jednorazovo alebo organizovať neustálu výmenu údajov medzi týmito programami. Môžete to vyriešiť sami pomocou jednoduchých príkazov a kódov, alebo - v zložitejších situáciách - za asistencie špecialistov.

Práca s tabuľkami v Exceli a 1C

Program 1C do verzie 8 mal veľmi obmedzenú funkčnosť pre prácu s tabuľkami. Preto mnohí používatelia uprednostňovali a majitelia verzie 1C 7.7 stále preferujú uloženie súboru 1C s príponou .xls a jeho následné úpravy v pohodlnejšom Exceli. Táto metóda vám umožňuje využiť prednosti oboch programov a vykonať potrebné výpočty v najpohodlnejšom prostredí.

Jediná vec, ktorú treba mať na pamäti, sú drobné nezrovnalosti vo formátoch tabuliek. Tabuľkový editor Microsoft teda akceptuje zadanie zlomkového čísla iba vtedy, ak je tam oddeľovač čiarkou (napríklad 1,5). Preto pred načítaním tabuľky z 1C nahraďte ostatné oddeľovače (lomka alebo bodka) čiarkami. V opačnom prípade tabuľkový editor nebude môcť vykonávať výpočty so zlomkovými číslami a niekedy ich tak ani nebude vnímať, ale prevedie ich na dátumy.

Existuje aj opačný problém, keď 1C „nerozumie“ konštantám programy spoločnosti Microsoft a zobrazí ich ako čísla. Ak ich chcete previesť späť na parametre, musíte prejsť do pomocníka alebo ladenia tabuľkového editora a nájsť tam číselné vyjadrenie rôznych konštánt.

Nahrávanie súboru do Excelu

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť súbor Excel v 1C, je prepnúť dokument do režimu tlače a potom ho uložiť v prípone tabuľky.xls. * by mal byť názov súboru. Analogicky s touto metódou namiesto tlačená formaÚdaje môžete zobraziť v rozložení a uložiť ich v rozšírení tabuľky.

Ďalším spôsobom je použiť OLE a príslušné kódy:

    Otvoriť dokument:

    • Kniha = Excel.WorkBooks.Open (cesta k súboru).

    Vytvorte nový súbor:

    • Výnimka

      Report(ErrorDescription() + "Excel nie je nainštalovaný na tomto počítači!");

    • EndPokus;

      Book=Excel.WorkBooks.Add().

    Vyberte hárok:

    • Sheet=Book.WorkSheets(SheetNumber).

Nahrávanie súboru do 1C

Teraz sa pozrime na to, ako znova preniesť údaje z tabuľky Microsoft do 1C pomocou OLE:

    Získanie prístupu od 1C do spustená aplikácia Excel:

    • Excel = CreateObject("Excel.Application");

      Výnimka

      Report(ErrorDescription() + "Excel nie je nainštalovaný na tomto počítači!");

    • Koniec pokusu.

    S následným prístupom k:

    • konkrétny dokument:

      • Kniha = Excel.WorkBooks.Open(FilePath);

        PathKFile - úplná cesta k súboru Excel;

      • Hárok=Kniha.Pracovné hárky(Názov hárku);

      • Hodnota = Sheet.Cells(RowNumber, ColumnNumber).Value.

Aby ste nepreťažili pamäť a procesor počítača, po vykonaní potrebných príkazov by ste mali spustiť kód Excel.Quit(); Ukončí aplikáciu.

Ak sa vyskytnú problémy s používaním kódov, kvalifikovaní konzultanti sú vždy pripravení vám pomôcť. Naši špecialisti vám pomôžu vyriešiť problém s presunom veľkého množstva údajov alebo organizáciou neustálej výmeny údajov medzi dvoma aplikáciami. Potrebné operácie budú odladené na úrovni softvéru.

Po spustení Excelu sa otvorí okno s prázdnym zošitom. Štandardne je dokumentu priradený názov - Kniha1(Kniha 1). Nový názov zadá používateľ.

Ryža. 13.8. Vytvorte panel úloh Book

Dokument môžete vytvoriť nasledujúcimi spôsobmi:

  • vyberte z ponuky Súbor príkaz (Súbor). Vytvorte(Nový). V oblasti úloh Vytvorenie knihy(Nový zošit) kliknite na požadovaný hypertextový odkaz (obr. 13.8). Prepojenia na pracovnej table vám umožňujú použiť na vytvorenie knihy prázdny zošit, šablóny v počítači alebo šablóny na webových lokalitách. Ak uložíte zošit ako šablónu, otvorením šablóny môžete vytvoriť nový zošit s rovnakým formátovaním a štýlmi. (Používanie šablóny pri vytváraní dokumentu je popísané v kapitole 9);
  • stlač tlačidlo Vytvorte(Nový) panel nástrojov Štandard. Tlačidlo sa nachádza na ľavom okraji panela a umožňuje vytvoriť nový dokument na základe šablóny Normal. Tlačidlo je duplikované klávesmi CTRL + t (CTRL + N).

Štandardne sa šablóna knihy volá Book.xlt. (Účel šablóny je popísaný v kapitole 9 v časti „Používanie šablóny pri vytváraní dokumentu.“) Šablóny je možné vytvárať pre zošity aj jednotlivé hárky. Predvolená šablóna pre hárky je Sheet.xlt. Ak chcete zmeniť predvolené zobrazenie zošita programu Excel, ktorý sa otvorí, upravte nový zošit a uložte ho ako Workbook.xlt v adresári Xlstart.

Uloženie nového prispôsobenia panela s nástrojmi

Používanie panelov nástrojov v oknách Kancelárske programy Rok 2003 bol diskutovaný v kapitole 2, v časti "Panely nástrojov". Všimnite si, že nakonfigurované veľkosti niekoľkých panelov s nástrojmi a ich umiestnenie na obrazovke je možné uložiť pre neskoršiu prácu, čo vám ušetrí potrebu ich prekonfigurovania pri ďalších spusteniach. Microsoft Excel. Po úprave veľkosti panelov nástrojov a ich umiestnenia na obrazovke ukončite Excel. Nájdite súbor Excel.xlb a zmeňte jeho názov, pričom ponechajte rovnakú príponu ako .xlb. Ak chcete znova použiť uložené nastavenia, otvorte premenovaný súbor nastavení panela s nástrojmi pomocou príkazu OTVORENÉ(Otvoriť) v ponuke Súbor(Súbor).

Zdieľanie v programe Microsoft Excel umožňuje viacerým používateľom pracovať s jedným súborom naraz. Desať až dvadsať ľudí na rôznych počítačoch súčasne zadáva niektoré údaje do jedného dokumentu. Tam, kde sa nachádzajú určité informácie, fungujú určité vzorce.

„Hlavný používateľ“ má možnosť sledovať akcie pracovná skupina, pridať/odobrať účastníkov, upraviť konfliktné zmeny. Ako nastaviť spoluprácu v Exceli.

Funkcie práce so zdieľaným súborom

Nie všetky úlohy je možné vykonať v zdieľanom excelovom zošite.

Je zakázané:

  • Vytvorte tabuľky programu Excel.
  • Vytvárajte, upravujte alebo prezerajte skripty.
  • Odstrániť hárky.
  • Zlúčiť alebo rozdeliť bunky.
  • Práca s XML dátami (import, pridávanie, aktualizácia, mazanie atď.).

Ukončiť: zakázať zdieľanie - vykonať zakázanú úlohu - znova povoliť prístup.

Zdieľanie tiež obmedzuje počet úloh pre účastníkov:

Neprijateľné Naozaj
Vložte alebo odstráňte skupinu buniek Pridajte riadok alebo stĺpec
Pridajte alebo zmeňte podmienené formáty Pracujte s existujúcimi formátmi
Povoľte alebo zmeňte nástroj na overenie údajov Pracujte s existujúcimi nastaveniami skenovania
Vytvárajte alebo upravujte grafy, súhrnné správy Pracujte s existujúcimi grafmi a kontingenčnými tabuľkami
Vložte alebo upravte obrázky a grafiku Pozrite si existujúce obrázky a grafiku
Vložte alebo zmeňte hypertextové odkazy Postupujte podľa dostupných hypertextových odkazov
Priraďte, upravte alebo odstráňte heslá Existujúce heslá fungujú
Nasaďte alebo odstráňte ochranu listov a kníh Existujúce ochranné práce
Skupinové, štruktúrne údaje; vložiť podúrovne Pracujte s existujúcimi skupinami, štruktúrami a podúrovňami
Zaznamenajte, upravte alebo prezerajte makrá Spustite existujúce makrá, ktoré nie sú priradené k nedostupným úlohám
Zmeňte alebo odstráňte vzorce poľa Použite existujúce vzorce
Pridajte nové informácie do údajového formulára Vyhľadajte informácie v dátovej forme


Ako zdieľať súbor programu Excel?

Najprv sa rozhodneme, ktorú knihu „otvoríme“ na úpravu viacerým účastníkom naraz. Vytvoríme nový súbor a naplníme ho informáciami. Alebo otvorte existujúci.

Pozor! Nedá sa použiť na uloženie zdieľaný súbor webový server.

Otvorte zdieľaný zošit


Všetky. Môžete upraviť informácie alebo zadať nové informácie. Po práci - uložiť.

Stáva sa, že keď otvoríte excelový zošit so zdieľaným prístupom k súboru, zobrazí sa správa „Súbor uzamknutý“. Nedá sa uložiť. Keď ho znova otvoríte, ukáže sa, že zdieľanie je zakázané. Možné dôvody Problémy:

  1. Niekoľko používateľov upravuje rovnakú časť dokumentu. Napríklad do jednej bunky zadajú rôzne údaje. Dochádza k zablokovaniu.
  2. Počas používania zdieľaného súboru sa uchováva protokol zmien (kto zadal, kedy, čo urobil). Kniha rastie. Začína sa to kaziť.
  3. Jedného z užívateľov odstránili, no doteraz mu o tom nepovedali. Potom sa blokovanie môže objaviť iba na jeho počítači.

Čo môžete urobiť, ak je zdieľanie súborov zablokované:

  1. Vymažte alebo odstráňte denník zmien.
  2. Vymazať obsah súboru.
  3. Zrušte a znova aktivujte zdieľanie.
  4. Otvorte xls zošit v OpenOffice. A znova to uložte do xls.

Všimli sme si, že záznam „Súbor uzamknutý“ sa v ňom objavuje menej často najnovšie verzie Excel.

Ako odstrániť používateľa


Pred odstránením skontrolujte, či používatelia dokončili prácu so súborom.

Ako vypnúť režim zdieľania v Exceli


Ak chcete zakázať zdieľanie súboru programu Excel, na karte Kontrola kliknite na položku Prístup k zošitu a zrušte začiarknutie políčka vedľa položky Povoliť viacerým používateľom upravovať súbor.

V zozname by mal zostať jeden používateľ – vy.

Všetko, o čom ste chceli vedieť online Excel verzie ( Excel) – vlastnosti, rozdiely oproti desktopovému programu, výhody a nevýhody.

Len pred pár rokmi cloudové služby nedokázal nahradiť plnohodnotné desktopové programy, ale dnes online verzie softvér rýchlo získava na popularite a postupne sa nahrádza štandardné aplikácie ktoré vyžadujú inštaláciu.

MS Office Online je sada nástrojov na prácu s kancelárskymi dokumentmi akéhokoľvek formátu.

V zozname dostupných služieb je aj tabuľkový editor MS Excel.

S ním môžete otvárať, upravovať a zdieľať tabuľky vo formáte XLS, XLSX, CSV bez nutnosti zakúpenia a inštalácie platenej verzie.

možnosti

Ako viete, štandardná verzia Excelu má všetko, čo potrebujete na rýchlu úpravu tabuliek a vykonávanie výpočtov.

Môžete vytvárať prehľady akejkoľvek zložitosti, viesť si denník osobných výdavkov a príjmov, riešiť matematické úlohy atď.

Jedinou nevýhodou počítačovej verzie je, že je spoplatnená a dodáva sa len s inými programami MS Office.

Ak sa vám nedarí nainštalovať desktopový program do počítača alebo chcete pracovať s Excelom na akomkoľvek zariadení, odporúčame vám použiť online verziu tabuľkového editora.

Pre tých, ktorí používajú desktopový Excel roky, sa môže zdať online verzia obmedzená na funkčnosť. V skutočnosti to nie je pravda. Služba funguje nielen oveľa rýchlejšie, ale umožňuje aj vytváranie plnohodnotných projektov a ich zdieľanie s ostatnými používateľmi.

možnosti Excel online:

  • Výpočty. To zahŕňa automatické, iteračné alebo manuálne výpočty funkcií a parametrov;
  • Úprava buniek– zmena hodnôt, ich kombinovanie, kontrola obsahu. Vizualizácia buniek v prehliadači je podobná desktopovej verzii;
  • Grafy a tabuľky. Vytvárajte zostavy a analyzujte typy údajov s okamžitými výsledkami;
  • Synchronizácia s OneDrive;
  • Filtrovanie údajov tabuľky;
  • Formátovanie buniek;
  • Nastavenie zobrazenia listov dokumentov a každej tabuľky;
  • Tvorba verejný prístup pre dokument. Tabuľky si tak budú môcť prezerať/upravovať tí, ktorým pošlete odkaz na dokument. Veľmi pohodlná funkcia pre kancelárskych pracovníkov alebo pre tých, ktorí uprednostňujú prenos dôležitých dokumentov v mobile.

Všetky dokumentyExcel Onlinechránené šifrovaním. Tým sa eliminuje možnosť krádeže dát cez otvorenú internetovú sieť.

Registrácia

Ak chcete začať pracovať s Excel Online, musíte mať konto Microsoft.

Rozhranie

Stránka vytvorenia súboru sa zobrazí ihneď po prihlásení do online Excelu.

Tu si môžete vybrať typ dokladu - bežná kniha, kalendár, kalkulačka rozpočtu, rozvrh kurzov, obchodná faktúra.

Možnosť „Nová kniha“ je prázdny hárok programu Excel.

Všetky ostatné možnosti sú šablóny pre vývojárov, ktoré uľahčujú úpravu dokumentov, ak vám téma šablóny vyhovuje.

Tiež na pravej strane okna uvidíte najnovšie dokumenty alebo môžete otvoriť požadovaný súbor cez OneDrive:

Hlavné okno editora tabuliek úplne duplikuje verziu pre stolné počítače. V hornej časti sú karty ponuky.

S ich pomocou môžete upravovať tabuľky, ich obsah a vzhľad celého dokumentu.

Základom dokumentu je tabuľkový list, ktorý je rozdelený na bunky. S ich pomocou môžete vytvárať tabuľky a vykonávať výpočty.

Od online verzie predstavuje veľké množstvo Pre začínajúcich používateľov nie je vždy jednoduché prechádzať všetkými kartami.

Ak nemôžete nájsť požadovanú možnosť, použite riadok „Čo mám robiť?“, ktorý sa nachádza v hornej časti hlavného okna.

Zadajte Stručný opis akcie. V rozbaľovacom zozname sa zobrazí zoznam funkcií, ktoré môžu byť vhodné:

Jazyk programu je určený na základe nastavení vášho účtu. Ak vidíte iba anglické rozhranie, prejdite do nastavení profilu Microsoft a vyberte krajinu Rusko. Celkovo Excel podporuje viac ako 50 jazykov.

Prehľad funkcií

IN najnovšia aktualizácia za august 2018 v Excel Online boli Bolo urobených niekoľko dodatkov:

  • Zobrazte úpravy dokumentov v reálnom čase. Všetci spoluautori uvidia, ako upravujete tabuľky, a budú môcť vykonávať vlastné úpravy;
  • Vylepšená dostupnosť. Teraz je pre ľudí s problémami so zrakom a sluchom oveľa jednoduchšie pracovať so službou. Tiež sa objavila vstavaná služba kontroly prístupnosti;
  • Viac klávesových skratiek. Excel teraz podporuje viac ako 400 funkcií, pričom každú z nich možno vykonať pomocou jednoduchej klávesovej skratky. Všetky dostupné operácie si môžete pozrieť na karte ponuky „About“.

Excel tiež podporuje štandardné funkcie: úpravu tabuliek, výpočet údajov, nastavenie zdieľania a iné.

Pozrime sa bližšie na prácu so službou na príklade vykonávania štandardných úloh.

Vytváranie a úprava tabuliek

Ak chcete začať s Excelom, stačí zadať potrebné údaje do buniek hárka.

Aby ste ich mohli v budúcnosti správne spracovať, odporúča sa vytvoriť plnohodnotnú tabuľku.

Ak to chcete urobiť, vyberte oblasť na hárku, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Môže to byť čokoľvek, bez ohľadu na počet riadkov alebo stĺpcov.

Potom prejdite na kartu Vložiť a kliknite na ikonu „Tabuľka“. Kliknite na „OK“. V dôsledku toho sa zobrazí tabuľka pripravená na vyplnenie.

Upozorňujeme, že každý zo stĺpcov má obsahové menu, kliknutím na ktorý môžete zoradiť hodnoty vo vzostupnom alebo zostupnom poradí a pridať filtre.

Ak chcete zadať údaje, jednoducho dvakrát kliknite na požadované bunky a zadajte všetky potrebné informácie.

Na úpravu vzhľad tabuľky, v záložke “Domov” môžete meniť farebné škály, pridávať vlastné pravidlá pre zvýrazňovanie buniek, odstraňovať alebo pridávať riadky/stĺpce, meniť ich veľkosť a pod.

Obsah tabuľky je naformátovaný ako v štandardnom textovom editore.

Môžete zmeniť farbu textu, jeho polohu, zvýraznenie, kurzívu a zvoliť písmo.

Výpočet údajov

Výpočty v Exceli vám umožňujú okamžite vygenerovať finančnú správu alebo vytvoriť graf na základe číselných ukazovateľov tabuľky.

Po vyplnení buniek číslami musíte uviesť typ údajov, s ktorými chcete pracovať.

Napríklad pri práci s akýmikoľvek peňažné transakcie musíte vybrať všetky bunky, ktoré obsahujú informácie o sume peňazí, a na karte ponuky „Číslo“ vyberte „Peniaze.

Môžete tiež použiť typ údajov „Finančné“.

Pre pohodlie pri vykonávaní výpočtov sú v Exceli k dispozícii ďalšie typy údajov: čas, dátum, textový formát, percento a niekoľko typov na vykonávanie matematických výpočtov.

Ponuka "Vložiť funkciu" sa nachádza vľavo horný roh okno. Funkcia funguje úplne rovnako ako v desktopovej verzii Excelu: vyberiete bunku, v ktorej sa zobrazí konečný výsledok, nájdite požadovanú funkciu a opíšte bunky na výpočet.

Napríklad, ak potrebujeme zistiť priemernú hodnotu troch čísel zobrazených na obrázku nižšie, musíme vybrať štvrtú prázdnu bunku, stlačiť tlačidlo „Vložiť funkciu“ a vybrať možnosť „PREMERANIE“.

Pre uľahčenie vypĺňania môžete jednoducho kliknúť na bunky myšou a oddeliť ich bodkočiarkou.

Stlačte Enter a výsledok funkcie sa vypočíta automaticky.

Ak zmeníte hodnotu jednej z troch číselných buniek, zmení sa aj konečný výsledok výpočtu.

Celkovo Online Excel podporuje viac ako 100 rôznych funkcií: od matematických a štatistických po textové, inžinierske a databázové operácie.

Všeobecný prístup

V prvej možnosti je potrebné zadať adresu Email inú osobu a nastaviť oprávnenie – či môžu príjemcovia vykonávať zmeny alebo si dokument iba prezerať.

Uloženie online dokumentu

Finálny súbor si tiež môžete jednoducho stiahnuť do počítača.

Upozorňujeme, že v online verzii programu nie je tlačidlo „Uložiť“, pretože všetky vykonané zmeny sa ukladajú automaticky. Ak je spojenie s internet zmizne, omylom ste zavreli kartu alebo prehliadač, všetky údaje zostanú nedotknuté a môžete s nimi ďalej pracovať po prihlásení sa do ExceluOnline.

Synchronizácia so smartfónom

Ak chcete nastaviť okamžitú synchronizáciu všetkých vašich kancelárske dokumenty so smartfónom, stačí ho nainštalovať mobilný gadget Jeden disk a prihláste sa naň pomocou rovnakého účtu, ktorý používate v Excel Online a iných programoch MS Office.

Ihneď po uložení dokumentu do cloudová jednotka, môžete ho otvoriť na svojom smartfóne.

Pomocou telefónu môžete tiež vytvárať a upravovať dokumenty. Mobilné prehliadače dokonale spolupracujú so službou.

Počas prevádzky nedochádza k žiadnemu spomaleniu ani zamrznutiu. Oficiálnu aplikáciu One Drive nájdete v obchodoch Google Play, Obchod s aplikaciami a Microsoft Store.

Rozšírenie pre Chrome

V obchode s rozšíreniami pre Prehliadač Google Chrome má k dispozícii oficiálny doplnok Excel.

Ak ju chcete nájsť a stiahnuť, zadajte názov aplikácie do vyhľadávacieho panela obchodu a vyberte doplnok Online prehliadač a editor Excelu.

Nainštalujte rozšírenie.

Dokument je možné exportovať do počítača alebo uložiť do účtu.

závery

Microsoft Excel je najlepší program pre prácu s tabuľkami, ktoré nájdete.

Napriek popularite desktopovej verzie dnes milióny používateľov na celom svete prechádzajú online službu Excel.

S jeho pomocou je vytváranie dokumentov ešte jednoduchšie.

Teraz môžete pracovať s tabuľkami priamo zo svojho smartfónu a počítača bez nutnosti kupovať softvér.

Tematické videá: