Tlačené názvy musia byť súvislé. Vložte konce strán na správne miesta. Vytvárame hlavičky a čísla strán.

Tak poďme na to.

Tu je akčný plán pre návrh akéhokoľvek textového dokumentu:

1. Nastavíme typ písma, jeho veľkosť, farbu, zarovnanie.
2. Nastavenie polí.
3. Nastavíme zarážky prvého riadku a medzery medzi odsekmi a povolíme pomlčky.
4. Vytváranie hlavičiek.
5. Hľadáme a odstraňujeme nadbytočné medzery, najmä na začiatku odsekov a pred interpunkčnými znamienkami.
6. Vložte konce strán na správne miesta.
7. Dávame veci do poriadku v tabuľkách, zoznamoch a obrázkoch.
8. Vytvárame hlavičky a čísla strán.
9. Kontrola štruktúry dokumentu.
10. Zostavíme obsah, zoznam ilustrácií, predmetový register a zoznam odkazov (podľa potreby podčiarknite).

Všetky akcie sa vykonávajú podľa potreby. V podstate je to všetko. Ostáva už len odpovedať na otázku AKO? Ako to všetko urobiť? Pozrime sa na každý bod podrobnejšie.

1. Nastavte typ písma, jeho veľkosť, farbu, zarovnanie

Poďme pracovať s písmom. Najprv vyberieme text dokumentu, pretože všetky manipulácie sa vzťahujú iba na vybraný text. Vyberte všetky Text je možné vytvoriť tromi spôsobmi:
a) stlačte kombináciu klávesov Ctrl+A(latinka);
b) trikrát kliknite myšou na ľavý okraj dokumentu (na prázdne miesto);
c) umiestnite kurzor na úplný začiatok dokumentu a stlačte „kombináciu kláves“ Ctrl+Shift+End(alebo umiestnite kurzor na úplný koniec dokumentu a kliknite Ctrl+Shift+Home)

Samostatné slovo zvýrazníte dvojitým kliknutím myšou. Odsek - dvojité kliknutie na ľavom okraji dokumentu oproti požadovanému odseku. Akákoľvek časť text možno vybrať jednoducho myšou ťahaním kurzora pri súčasnom držaní ľavého klávesu. Ak chcete zrušiť výber textu, stačí kliknúť myšou niekde na prázdne miesto. Väčšinou vyberiem celý text naraz.

Teraz bez odstránenia výberu prejdite na kartu ponuky „Domov“, v časti „Font“ vyberte požadovaný typ písma, napríklad Times New Roman (pozri obrázok).

Okamžite bez odstránenia výberu nastavte veľkosť písma, napríklad 14. Všetok vybratý text je teraz naformátovaný v Times New Roman s veľkosťou 14 bodov. Text môžete okamžite zafarbiť, napríklad čiernou. To môže byť potrebné, ak sú časti dokumentu skopírované z rôznych zdrojov a majú rôzne farby, ale potrebujete jeden štýl. Ak požadovanú farbu sa nenašiel v palete, kliknite na riadok „Iné farby...“. Zarovnanie (vľavo, na stred, vpravo, zarovnanie) sa nastavuje v časti „Odsek“. Vo veľkých dokumentoch sa spravidla používa zarovnanie šírky.

Nezľaknite sa, že nadpisy a tabuľky stratili svoj dizajn. Budeme sa nimi zaoberať trochu neskôr.

2. Nastavte polia

Okraje nastavíme ako príklad na 2 cm na všetkých stranách. Dá sa to urobiť v prázdnom dokumente aj v pripravenom dokumente. Nie je potrebné vyberať text. Prejdite na kartu „Rozloženie stránky“, kliknite na tlačidlo „Okraje“ a v rozbaľovacom zozname vyberte požadované hodnoty. Ak tam nie sú, kliknite na riadok „Vlastné okraje…“ a v zobrazenom okne „Nastavenia stránky“ zadajte hodnoty ručne: horný okraj - 2 cm, ľavý - 2 cm, spodný - 2 cm, pravý - 2 cm Venujte pozornosť tlačidlu "Predvolené...", ktoré sa nachádza v ľavom dolnom rohu okna "Nastavenia stránky". Ak chcete, aby všetky dokumenty, ktoré vytvoríte v budúcnosti, mali polia, ktoré ste nastavili teraz, kliknite na toto tlačidlo. V zobrazenom okne kliknite na „OK“ - a to je všetko, Word nastaví okraje 2 cm na všetky strany vždy bez akýchkoľvek otázok. Ak potrebujete zmeniť veľkosť polí, jednoducho zopakujte popísaný postup: nastavte požadované veľkosti a kliknite na tlačidlo „Predvolené...“.

3. Nastavte zarážky prvého riadku a medzery medzi odsekmi, povoľte spojovníky

Pomlčky slov sú povolené na karte Rozloženie strany. Môžete si vybrať tri možnosti: „Nie“ (táto možnosť je predvolene vybratá), „Automaticky“, „Manuálne“. Kliknutím na tlačidlo "Možnosti delenia slov" získate prístup k pokročilejším možnostiam, vrátane núteného delenia slov.

V časti „Odsek“ môžete nastaviť medzery medzi odsekmi textu, samostatne pred odsekom a za odsekom. Dovoľte mi pripomenúť: naše manipulácie sa aplikujú na vybraný text, a ak nie je vybraté nič, potom iba na odsek, na ktorom sa nachádza kurzor. Spravidla po označení celého textu do týchto políčok zadávam nuly. Kliknutím na tlačidlo označené na obrázku vyššie číslo 1, dostaneme sa na kartu "Odsadenia a medzery" dialógového okna "Odsek". Do rovnakého okna sa dostanete kliknutím na podobné tlačidlo na karte „Domov“ v časti „Odsek“. Venujte pozornosť tlačidlu "Predvolené ...". Vami zadané nastavenia sa stanú trvalými pre všetky nové dokumenty.

Tu môžete nastaviť riadkovanie (zvyčajne jednoduché) a odsadenie prvého riadku. Často nastáva situácia, keď sú prázdne miesta, vrátane zarážok prvého riadku, špecifikované určitým počtom medzier, ako na písacom stroji. Táto metóda má jednu veľkú nevýhodu: ak je text zarovnaný (na oboch okrajoch tlačenej strany), Word automaticky roztiahne alebo zmenší medzery medzi slovami tak, aby okraje textu boli rovnomerné a výsledkom je rovnaký počet medzery zaberajú iný priestor. Pozrite sa na obrázok nižšie:

Jasne ukazuje, že tri medzery, ktoré oddeľujú odrážky zoznamu od textu, zaberajú rôzne miesta na rôznych riadkoch. Aby ste predišli tomuto efektu, mali by ste text naformátovať ako „zoznam s odrážkami“ alebo v najhoršom prípade použiť namiesto medzier tabulátory. O zoznamoch si však povieme viac neskôr, v kroku 7.

Na základe vyššie uvedeného sa postaráme o odsadenie prvého riadku. Jeho obvyklá veľkosť je 1,25 cm, dá sa nastaviť aj manuálne potiahnutím horného posúvača na vodorovnom pravítku. Ak neexistujú žiadne pravítka, možno ich zobraziť začiarknutím príslušného políčka na karte "Zobraziť".

4. Výroba hlavičiek

Je čas dostať sa do titulkov. Navrhneme ich pomocou štýlov. Nie je to také ťažké, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Keď sa naučíte používať štýly, oceníte ich pohodlie. Koniec koncov, na ručnú zmenu formátovania napríklad všetkých nadpisov prvej úrovne v obrovskom dokumente musíte stráviť veľa drahocenného času, ale pomocou štýlu je táto úloha vyriešená za pár sekúnd. Začnime. Nájdeme prvý z nadpisov v našom texte, umiestnime naň kurzor a použijeme vstavaný štýl „Nadpis 1“ (karta „Domov“, časť „Štýly“). Vôbec to nevyzerá tak, ako sme chceli, však? Ale to je ľahko opraviteľná záležitosť. Po výbere nadpisu vyberte požadovaný typ písma, veľkosť, štýl a zarovnanie, napríklad: Arial, 18 bodov, tučné, na stred – presne tak, ako sme to urobili v prvom kroku. Nastavte požadované zarážky pred a za odsekom, napríklad 24 a 0. Odstránime odsadenie prvého riadku: nastavte nulu do príslušného poľa v dialógovom okne „Odsek“ alebo potiahnite horný posúvač na vodorovnom pravítku tak, aby sa zhodoval so spodným (pozri krok 3). Teraz kliknite na názov kliknite pravým tlačidlom myši myšou av kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte riadok „Štýly“ av podponuke, ktorá sa otvorí, vyberte riadok „Aktualizovať nadpis 1 v súlade s vybratým fragmentom“. Urobte to isté so štýlmi „Nadpis 2“, „Nadpis 3“ atď. Vstavané nadpisy môžete zmeniť aj pomocou okna „Štýly“, ktoré sa otvorí kliknutím na tlačidlo uvedené na obrázku nižšie číslo 1.

Kliknutím na riadok „Zmeniť“ budeme mať prístup k rýchle nastavenia formátovanie a kliknutím na tlačidlo „Formátovať“ v ľavom dolnom rohu okna, ktoré sa otvorí, sa nám zobrazí ponuka, z ktorej môžete nakonfigurovať doslova všetko.

Pri kontrole textu aplikujeme na nadpisy potrebné štýly, aby sme vytvorili správnu hierarchickú štruktúru dokumentu. Je to potrebné na automatické vytvorenie obsahu. Odporúča sa tiež vytvoriť samostatné štýly pre obyčajný text, zoznamy, obsah, epigrafy, citáty atď. Nový štýl môžete vytvoriť kliknutím na prvé z troch štvorcových tlačidiel v spodnej časti okna „Styles“. Je lepšie pomenovať štýly, ktoré sú zmysluplné, latinkou a namiesto medzier použiť podčiarkovníky.

5. Hľadajte a odstráňte nadbytočné medzery, najmä na začiatku odsekov a pred interpunkčnými znamienkami

Podľa pravidiel písania by medzi slovami mala byť jedna medzera. Ak chcete zobraziť medzery, stlačte klávesovú skratku Ctrl+* alebo na karte „Domov“ v časti „Odsek“ tlačidlo „Zobraziť všetky znaky“. Zobrazia sa značky odsekov, medzery, zlomy riadkov a ďalšie značky formátovania, ktoré sa bežne nezobrazujú. Tieto znaky nie sú vytlačené. Môžete ich vypnúť opätovným stlačením tlačidiel. Ctrl+* alebo tlačidlo „Zobraziť všetky znaky“. Ručné odstraňovanie nadbytočných medzier je príliš únavné, preto použijeme funkciu vyhľadávania Wordu: karta „Domov“, časť „Úpravy“, riadok „Nahradiť“. Na karte Nahradiť sa otvorí dialógové okno Nájsť a nahradiť. V hornom riadku s názvom "Nájsť" zadáme dve medzery (pričom vizuálne riadok zostáva prázdny), v spodnom riadku s názvom "Nahradiť" - jednu medzeru. Kliknite na tlačidlo "Nahradiť všetko". Word vykoná náhrady a zobrazí ich počet. Kliknite na tlačidlo "Nahradiť všetko" znova a znova a znova - kým počet vykonaných výmen nebude nula. Zostávajúce medzery na začiatku odsekov nájdete zadaním kombinácie zástupných znakov "^p^?"(bez úvodzoviek) v poli "Nájsť" a kliknutím na tlačidlo "Nájsť ďalej". Táto postupnosť znamená nasledovné: značka odseku, medzera a ľubovoľný znak. Nájdenú medzeru budete musieť odstrániť ručne. Ak viete, ako tento proces zautomatizovať, napíšte mi, budem vám veľmi vďačný.

Medzery pred interpunkčnými znamienkami (bodka, čiarka, elipsa, dvojbodka a bodkočiarka, výkričník a otáznik, po otvorení a pred uzavretím zátvoriek, úvodzovky) sa vo Worde tiež považujú za chybu a sú podčiarknuté vlnovkou zelenou čiarou. Sú jednoduché nájsť vo veľkom dokumente. Táto kombinácia v poli „Nájsť“ vám pomôže: akýkoľvek znak, medzera a interpunkčné znamienko, napríklad takto:
^? . (akýkoľvek znak, medzera, bodka) - pomôže vám nájsť medzery pred bodkou;
^? , (akýkoľvek znak, medzera, čiarka) - medzery pred čiarkou;
^? : (akýkoľvek znak, medzera, dvojbodka) - medzery pred dvojbodkou a pod. Zadajte vybranú kombináciu a kliknite na tlačidlo „Nájsť ďalej“. Opäť musíte manuálne odstrániť nájdené medzery.

Trochu o priestoroch. Medzery musia byť umiestnené pred a za pomlčkou (—) (nemýliť si s pomlčkou, ktorá sa vždy nachádza vo vnútri slova, a teda bez medzier na oboch stranách). Nedeliteľné medzery spájajú (t.j. v prípade potreby sa riadky nelomia, zostávajú jedným blokom - či už na predchádzajúcom riadku alebo na novom) kombinácie čísel a označení (napríklad 5 m, 10 MB, 13. september , 1981, obr. 2.1 ), iniciály a priezvisko, jednopísmenové predložky/spojky a nasledujúce slovo atď. Nerozbitný priestor zadáva sa pomocou kombinácie klávesov Ctrl+Shift+medzerník. Pri uvádzaní čiastok v eurách (€) a dolároch ($) sú uvedené znaky umiestnené pred čiastkou bez medzery: $150 .

6. Vložte zlomy strán na správne miesta

Ak je potrebné začať novú kapitolu alebo časť s nová stránka, vložte zlom strany pred názov pomocou kombinácie klávesov Shift+Enter. Ďalšie typy prerušení nájdete na karte „Rozloženie stránky“ —› tlačidlo „Prestávky“ —› z rozbaľovacieho zoznamu vyberte požadovaný koniec strany alebo sekcie. Tým sa zabezpečí, že názov zostane na svojom mieste, keď sa zmení formátovanie dokumentu alebo sa zväčší/zmenší objem predchádzajúcich kapitol alebo častí. Uistite sa, že pred prestávkou ani po nej nie sú žiadne ďalšie značky odseku, pretože často vedú k prázdnym stranám.

7. Usporiadanie vecí v tabuľkách, zoznamoch a obrázkoch

Tabuľky spravidla nemusia odsadzovať prvý riadok. Označte všetok text v tabuľke presunutím ukazovateľa myši doľava horný roh a kliknutím na ikonu, ktorá sa zobrazí (pozri obrázok nižšie), a nastavte odsadenie prvého riadku na nulu. Potom môžete zmenšiť veľkosť písma o 1-2 body. Ak ste zabudli, ako to urobiť, vráťte sa na kroky 1 a 3. Ak chcete zrušiť výber tabuľky, stačí kliknúť na prázdne miesto niekde nabok. Ak chcete vybrať samostatný stĺpec, presuňte ukazovateľ myši na horný okraj požadovaného stĺpca a keď sa zobrazí ako hrubá čierna šípka smerujúca nadol, kliknite raz. Jednotlivé riadky je možné vybrať kliknutím na ľavý okraj dokumentu oproti požadovanému riadku. A ak kliknete a potiahnete, zvýrazní sa viacero riadkov (alebo stĺpcov). Výberom horného riadku tabuľky môžete upraviť štýl nadpisov stĺpcov, napríklad takto: zarovnanie na stred, tučné alebo tučné kurzíva.

Ak je tabuľka veľká, má zmysel povoliť opakovanie nadpisov na každej stránke a zakázať zalamovanie riadkov ďalšia strana, pretože prerušované čiary majú tendenciu vyzerať veľmi neatraktívne. Kliknite pravým tlačidlom myši na prvý riadok tabuľky, v zobrazenej kontextovej ponuke vyberte položku „Vlastnosti tabuľky“, na karte „Riadok“ zrušte začiarknutie prvého políčka a začiarknite druhé (pozri obrázok nižšie, číslo 2).

Ak sa kurzor nenachádza na prvom riadku, druhé začiarkavacie políčko nebude dostupné. Po riadkoch sa môžete pohybovať pomocou tlačidiel „Predchádzajúci riadok“ a „Ďalší riadok“. Môžete tiež nastaviť, aby sa hlavičky stĺpcov opakovali pomocou tlačidla "Opakovať riadky hlavičky" ( číslo 1 na obrázku vyššie).

Ak váš dokument obsahuje zoznamy s odrážkami, číslovanie alebo viacúrovňové zoznamy, musíte skontrolovať správnosť číslovania a vzdialenosť od značky k textu. Túto vzdialenosť môžete zmeniť niekoľkými spôsobmi: ručným potiahnutím značiek na vodorovnom pravítku alebo pohodlnejšie z kontextového menu kliknutím pravým tlačidlom myši na zoznam a výberom riadku „Zmeniť zarážky v zozname...“. Z kontextového menu môžete tiež zmeniť nastavenia písma a odseku, zmenšiť/zväčšiť odsadenie od ľavého okraja, zmeniť zoznam s odrážkami na číslovaný a naopak, zmeniť značku a úroveň zoznamu, rozdeliť alebo zlúčiť zoznam s odrážkami s predchádzajúci, pokračujte v číslovaní alebo nastavte počiatočnú hodnotu pre číslovaný zoznam. okrem toho špecifikované nastavenia možno uložiť ako nový štýl a použiť na všetky zoznamy v texte jediným kliknutím ( obsahové menu-> Štýly -> Uložiť výber ako nový rýchly štýl...).

Poviem pár slov o kresbách v texte. Nie je možné nastaviť presnú polohu obrázka, koniec koncov, Word je textový procesor, nie publikačný program, ale môžete sa uistiť, že obrázok je prepojený presne s odsekom, do ktorého obrázok patrí (hovoríme o „plávajúce“ obrázky, ktoré majú obal okolo). Kotva obrázka v režime zobrazenia všetkých znakov vyzerá ako čierna kotva v blízkosti odseku. Môžete ho zdvihnúť myšou a pretiahnuť na požadované miesto. Pamätajte však, že ak sa ukotvený odsek presunie na ďalšiu stranu, preskočí aj ukotvený obrázok. Ak obrázok nemá zalomenie, ale má titulok, musíte sa uistiť, že sa titulok neodlepí od obrázka: pre odsek, v ktorom sa obrázok nachádza, začiarknite políčko „Ponechať s ďalším“ ( Dialógové okno Odsek, karta Pozícia na strane) Pozreli sme sa na to, ako otvoriť dialógové okno "Odsek" v kroku 3).

8. Navrhujeme hlavičky a čísla strán

Najnáročnejšia práca už bola vykonaná, zostáva len niekoľko dokončovacích úprav. Vytvorme hlavičky a päty (nápisy nad alebo pod textom umiestnené na niekoľkých alebo všetkých stranách dokumentu). Číslo strany je v podstate rovnaké ako hlavička, obsahuje iba čísla. Prejdite do ponuky „Vložiť“, časť „Hlavička a päta“ a vyberte požadované tlačidlo so šípkou: „Hlavička“, „Päta“ alebo „Číslo strany“. Nebuďte príliš leniví na to, aby ste si prezreli celý zoznam, ktorý sa otvorí (pomocou posúvača s pravá strana zoznam), budete mať na výber z veľkého množstva dizajnových možností. Okrem toho pomocou príkazov v tom istom zozname môžete zmeniť, odstrániť alebo vytvoriť vlastnú hlavičku a pätu na základe vybratého fragmentu. Ak je vybratý príkaz "Upraviť hlavičku a pätu", otvorí sa panel nástrojov "Návrhár hlavičky a päty" a v nej už môžete určiť (zaškrtnite požadované políčko), či bude na prvej strane špeciálna hlavička, či hlavičky a päty párnych a nepárnych strán sa budú líšiť a môžete nastaviť vzdialenosť od okrajových strán až po text a tiež vložiť obrázok, klip, dátum a čas alebo niečo iné. Zadajte požadovaný text pre hlavičku alebo pätu, napríklad názov diela a meno autora, a vyberte umiestnenie čísiel strán. Voila - všetko je pripravené! Ak chcete pokračovať v úprave textu, musíte naň dvakrát kliknúť.

9. Skontrolujte štruktúru dokumentu.

Najjednoduchší spôsob, ako to skontrolovať, je použiť osnovu dokumentu, ktorá sa nachádza na karte „Zobraziť“.

Dbáme na to, aby sa všetky hlavičky zobrazovali podľa očakávania. Upozorňujeme, že ak vaše hlavičky zaberajú dva riadky, napríklad takto:

KAPITOLA 1

Posilnenie: Lepšie ako odmena

potom, aby sa správne zobrazovali čísla a názvy kapitol v budúcom obsahu, za riadkom „Kapitola 1“ musí byť znak odseku (vložený stlačením klávesu Enter) nahradený zlomom riadku (Shift + Enter) .

Začnime vytvárať obsah.

10. Zostavte obsah, zoznam ilustrácií, predmetový register a zoznam odkazov

Obsah kompilované automaticky na základe štýlov alebo úrovne textu. Je možné ho vyplniť aj ručne. Záložka "Odkazy" -› sekcia "Obsah" -› tlačidlo s trojuholníkovou šípkou nadol "Obsah" -› príkaz "Obsah...". V okne, ktoré sa otvorí, môžete vybrať jeden z už definovaných formátov (Zo šablóny, Klasický, Spresnený atď.); typ výplne medzi textom a číslami strán (bodky, pomlčky, plná čiara, medzera); počet úrovní zahrnutých v obsahu; Tlačidlá "Možnosti..." a "Zmeniť..." umožňujú prispôsobiť zobrazenie obsahu presne tak, ako potrebujete. Už vložený obsah je možné aktualizovať buď celý, alebo len čísla strán: kliknite pravým tlačidlom myši na kontextovú ponuku, vyberte príkaz "Aktualizovať pole" a vyberte požadovanú možnosť.

Zoznam ilustrácií je vytvorený na základe názvov obrázkov. Ak chcete pridať názov, vyberte obrázok, ku ktorému chcete vložiť popis, a na karte Odkazy v časti Titulky kliknite na tlačidlo Vložiť názov. V rámčeku s modrým textom "Obrázok 1" pridajte názov obrázka, vyberte umiestnenie podpisu: v hornej alebo dolnej časti obrázka a kliknite na tlačidlo OK. Ak nechcete, aby sa slovo „obrázok“ zobrazovalo, začiarknite políčko „Vylúčiť titulok z názvu“. Názvy tabuliek sa vkladajú rovnakým spôsobom. Keď majú všetky ilustrácie popisky, vytvorenie zoznamu ilustrácií je otázkou niekoľkých sekúnd. Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete mať zoznam ilustrácií, a kliknite na tlačidlo „Zoznam ilustrácií“ na karte „Odkazy“ v časti „Názvy“.

Ak váš text obsahuje napríklad veľa výrazov, ktoré by ste chceli umiestniť na koniec dokumentu, usporiadať ich v abecednom poradí a uviesť čísla strán, na ktorých sa tento výraz vyskytuje, potom vám Word ponúka skvelú príležitosť na automatické vytvorenie takýchto výrazov. pracovne náročný zoznam a nazýva sa to index predmetu. Ak ho chcete vytvoriť, musíte označiť každé slovo v texte, ktoré by malo byť zahrnuté do indexu: vyberte požadovaný výraz a na karte „Odkazy“ v časti „Index predmetu“ kliknite na tlačidlo „Označiť prvok“ a v Otvorí sa okno „OK“. Za označené slovo Word vloží kód ako (ON "..."). Tento kód je viditeľný len v režime zobrazenia všetkých znakov a netlačí sa. Po označení všetkých potrebných slov môžete začať vytvárať skutočný index.

Umiestnite kurzor na správne miesto, kliknite na tlačidlo „Index“ označené na obrázku vyššie červeným obdĺžnikom, vyberte požadované nastavenia a kliknite na „OK“.

Bibliografia je vytvorený podobne ako predchádzajúce. Na karte "Odkazy" -› sekcia "Odkazy a bibliografia" v okne "Štýl" vyberte riadok "GOST - triedenie podľa názvu", ktorý zodpovedá bibliografickým štandardom pre návrh bibliografie. Umiestnite kurzor za zdroj citovaný v texte. Vyberte záložku "Odkazy" -› "Odkazy a referencie" -› "Vložiť odkaz" -› "Pridať nový zdroj...". Vyplňte poskytnuté polia a kliknite na "OK". Do zátvoriek Word vloží priezvisko autora a rok vydania knihy. Po označení všetkých zdrojov prejdite na miesto, kde by mala byť bibliografia, na karte „Odkazy“ —› „Odkazy a bibliografia“ —› tlačidlo „Bibliografia“ a z navrhovaných možností vyberte ten, ktorý potrebujete.

Poznámky pod čiarou(poznámky úplne dole na stránke) sa vkladajú pomocou tlačidla „Vložiť poznámku pod čiarou“ zo sekcie „Poznámky pod čiarou“. Umiestnite kurzor za slovo, ku ktorému sa vytvára poznámka pod čiarou, kliknite na tlačidlo „Vložiť poznámku pod čiarou“ a zadajte text poznámky pod čiarou. Vysvetlivky sa líšia len tým, že sa vkladajú na koniec dokumentu (tlačidlo „Vložiť vysvetlivku“).

Zatiaľ všetky články zo série " Kancelársky poriadok"venovali sme práci s textom, grafikou, tabuľkami na obrazovke monitora. Žiaľ, veľa používateľov zabúda, že dokument na obrazovke monitora nie vždy vyzerá rovnako ako na hárku papiera. Na obrazovke sa nedá venovať pozornosť veľkosť písma úpravou veľkosti písmen podľa mierky, nepoužívajte okraje, nečíslujte strany (číslo strany sa napokon zobrazuje v stavovom riadku). Ak sa však dokument odošle na tlač, všetky tieto nuansy sa stanú veľmi dôležité. Ak dokument nemá žiadne okraje alebo je jeho veľkosť menšia, ako sa požaduje, tlačiareň odmietne tlač. Ak čísla strán nie sú označené, môžete stráviť veľa času snahou usporiadať hárky. Môže byť veľa takéto problémy, ak sa o takéto maličkosti nepostaráte vopred, ešte pred vytlačením dokumentu. Preto dnes poukážeme na niektoré nastavenia, na ktoré treba pamätať pred tlačou dokumentu.

Najprv sa pozrime na papier. Na aký papier idete tlačiť? Ak ide o bežnú veľkosť A4, nemal by byť problém, ak je však papier neštandardnej veľkosti, možno budete musieť zmeniť niektoré nastavenia.

Niekedy je vhodné vytlačiť dokument zmenou orientácie papiera z orientácie na výšku na šírku (obr. 1). Napríklad, keď dokument obsahuje široké tabuľky alebo grafické prvky, ktoré sú lepšie umiestnené v rade. V tomto prípade zmeňte pred tlačou v dialógovom okne Nastavenie strany na karte Okraje polohu strany v rámčeku Orientácia. Nižšie uvidíte, ako bude dokument vyzerať. Ak potrebujete zmeniť orientáciu papiera nie celého dokumentu, ale iba jeho časti, pred vyvolaním okna Nastavenie strany umiestnite kurzor na miesto v dokumente, od ktorého chcete zmeniť orientáciu. Teraz otvorte okno Nastavenie strany a v skupine Nastavenia ukážky vyberte riadok Použiť na tento bod dopredu. V tom istom okne nastavení môžete vybrať veľkosť papiera (Paper), na ktorý chcete tlačiť. Spravidla sa tlačia na hárky štandardného formátu - A4, A3, A5 atď., ak je však formát papiera neštandardný, je potrebné dĺžku a šírku nastaviť ručne v príslušných políčkach.

Ak potrebujete zmeniť veľkosť papiera nie celého dokumentu, ale iba jeho časti, pred vyvolaním okna Nastavenie strany umiestnite kurzor na miesto v dokumente, od ktorého chcete zmeniť veľkosť. Teraz otvorte okno Nastavenie strany, prejdite na kartu Veľkosť papiera a v skupine Nastavenia ukážky vyberte riadok Použiť na tento bod dopredu. Pred tlačou dokumentu venujte pozornosť veľkosti písma. Veľa však bude závisieť od spôsobu prípravy dokumentu na tlač. Dovoľte nám upozorniť na niektoré funkcie.
Na obrazovke sa môže písmo javiť veľké, pretože mnohí používatelia zámerne nastavujú väčšiu mierku. Pri tlači sa môže zdať príliš malá.

Myslite aj na okraje dokumentu. Okraje dokumentu sú vzdialenosť medzi okrajom strany a textom. Čím väčšie je pole, tým menej textu sa zmestí na stránku a naopak. Hlavičky, poznámky a grafické objekty môžu byť umiestnené na okrajoch. Veľkosť okraja je možné zmeniť manuálne pomocou zvislého a vodorovného pravítka, ako aj v okne Nastavenie strany. Ich digitálne hodnoty je možné zadať na karte Okraje. Zvyčajne je ich veľkosť nastavená v rozmedzí od jedného do troch centimetrov. Pri práci s určitými typmi dokumentov (napríklad právne zmluvy) je niekedy potrebné číslovať nielen strany, ale aj riadky. Microsoft Word umožňuje automatické číslovanie riadkov. Spustite príkaz Súbor > Nastavenie strany a prejdite na kartu Zdroj papiera (Rozloženie), potom kliknite na tlačidlo Číslovanie riadkov. V dialógovom okne Čísla riadkov začiarknite políčko vedľa položky Pridať číslovanie riadkov. Zadajte, od ktorého čísla chcete začať číslovanie v poli Začiatok od a ktoré čísla riadkov sa budú tlačiť do poľa Počítať podľa. Riadky môžu byť očíslované v určitom intervale (napríklad 5). V skupine Nastavenia číslovania musíte vybrať typ číslovania. Môže byť súvislý v celom dokumente (Nepretržitý), začať od novej sekcie (Reštartovať každú sekciu) alebo od novej strany (Reštartovať každú stranu).

Pred tlačou môžete vidieť, ako bude dokument vyzerať, keď prejdete do režimu Rozloženie pri tlači alebo Ukážka pred tlačou. Na zobrazenie dokumentu pred tlačou má Microsoft Word zabudovanú funkciu Print Preview. V režime ukážky môže používateľ na obrazovke vidieť celú jednu alebo viac strán dokumentu. Tento režim pomáha určiť, ako bude dokument vyzerať pri tlači. Je to užitočné najmä vtedy, ak dokument obsahuje grafické objekty, iné vložené objekty, polia a pod. Na prepnutie do tohto režimu použite tlačidlo Náhľad na paneli nástrojov Štandard alebo kombináciu kláves CTRL+F2. V režime ukážky sa namiesto štandardných panelov nástrojov zobrazí panel ukážky. S jeho pomocou môžete meniť počet zobrazených stránok, inštalovať alebo odstraňovať vertikálne a horizontálne posuvníky a zväčšovať jednotlivé časti stránky. Na table náhľadu je tiež tlačidlo Zmenšiť na prispôsobenie. Ak sa počas procesu prezerania ukáže, že nejaké dva alebo tri riadky skončili na samostatnej stránke, použite toto tlačidlo. Program vykoná určité úpravy formátovania, ktoré bude pre oči takmer neviditeľné (napríklad trochu zmenší písmo) a dokument bude pôsobiť estetickejšie.

Keď je dokument úplne pripravený na tlač, prejdime k nastaveniam tlačiarne. Ak chcete otvoriť dialógové okno Tlač, spustite príkaz Súbor > Tlačiť alebo použite kombináciu klávesových skratiek CTRL+P a v zobrazenom dialógovom okne vyberte tlačiareň (obr. 2). Ak potrebujete nakonfigurovať nastavenia tlačiarne, nepoužívajte tlačidlo Tlačiť na paneli nástrojov Štandard. Po kliknutí na tlačidlo sa dialógové okno Tlačiť nezobrazí a dokument sa okamžite začne tlačiť.
Ak sa požadovaná tlačiareň nenachádza v zozname Name (Názov), musíte pre ňu nainštalovať ovládač. Ak to chcete urobiť, postupujte podľa bežného postupu inštalácie systému Windows (napr rôzne verzie môže sa líšiť).
Pre každú tlačiareň môžete nastaviť nastavenia tlače. Ak to chcete urobiť, použite tlačidlo Vlastnosti. Každé zariadenie má svoje vlastné nastavenia pre inštaláciu. Zvyčajne tu môžete určiť spôsob podávania, orientáciu a veľkosť papiera, grafický režim atď. Okrem výberu zariadenia na tlač môžete v okne Tlač nastaviť parametre, ako sú čísla strán, ktoré sa majú vytlačiť. Môžete vytlačiť všetky strany, iba aktuálnu stranu, vybranú časť alebo zadať čísla strán, ktoré je potrebné vytlačiť.

Čísla strán, ktoré sa majú vytlačiť, sú oddelené znakmi "," (pre nesekvenčné strany) a "-" (pre sekvenčné strany). V okne Tlač môžete zadať aj počet kópií, ktoré sa majú vytlačiť. Číslo sa nastavuje manuálne. Ak je začiarknuté políčko Collate, tlačiareň vytlačí sady dokumentov. Ďalším parametrom je mierka. Táto skupina nastavení určuje počet strán dokumentu, ktoré je potrebné vytlačiť na jeden list. Toto číslo môže byť od 1 do 16. V tomto prípade sa strany zmenšia na vhodnú veľkosť. Túto možnosť môžete použiť na zobrazenie toho, ako sa do seba zmestí viacero strán veľkého dokumentu. Zadaním rozsahu strán na tlač môžete vytlačiť všetky strany, len párne strany alebo len nepárne strany.
Ak je dokument dostatočne veľký a potrebujete z neho vytlačiť len malú časť, môžete to určiť v nastaveniach tlače. Ak chcete vytlačiť časť dokumentu, vyberte požadovaný fragment, otvorte dialógové okno Tlač a v skupine Nastavenia strán začiarknite riadok Výber.
V spodnej časti dialógového okna Tlač je tlačidlo Možnosti. Umožňuje prístup k dialógovému oknu Tlač, ktoré nastavuje niektoré Extra možnosti. Dialógové okno Tlačiť s dodatočné nastavenia Tlač je možné spustiť aj spustením príkazu Nástroje > Možnosti (Nástroje > Možnosti) a prechodom na kartu Tlačiť. V skupine nastavení Možnosti tlače môžete nastaviť automatickú konverziu dokumentov formátovaných pre štandard A4 na štandard Letter. Ten sa používa v USA. Ak je začiarknuté políčko Výstup konceptu, tlač bude rýchlejšia, ale stratia sa niektoré prvky formátovania a ak je povolená možnosť Tlač na pozadí, dokument sa vytlačí pomalšie, ale používateľ bude môcť pracovať s inými súbormi ( Obr. .3).

V skupine nastavení Zahrnúť do dokumentov môžete nastaviť tlač niektorých ovládacích prvkov dokumentu: poznámky, skrytý text, kódy polí, informácie o dokumente (na samostatná stránka na konci dokumentu). V dialógovom okne Print (Tlač) môžete určiť aj spôsob podávania papiera. Zvyčajne je režim nastavený na Použiť nastavenia tlačiarne. Niektoré nastavenia tlače je možné nastaviť súčasne v okne nastavení tlačiarne aj v dialógové okná Nastavenie strany a tlač. Ak sú pre rovnaké parametre zadané rôzne hodnoty, majú prednosť hodnoty zadané v dialógových oknách programu Microsoft Word.
A na záver niekoľko odporúčaní týkajúcich sa možné problémy vznikajúce pri tlači. Ak sa namiesto grafických objektov tlačia prázdne rámy, skontrolujte, či je v dialógovom okne Tlač (Nástroje > Možnosti > karta Tlačiť) začiarknuté políčko Kresliace objekty. Pre tlač grafických objektov musí byť zaškrtnuté políčko. Ak tlačíte kódy polí namiesto grafických objektov, skontrolujte, či je začiarknuté políčko Kódy polí v dialógovom okne Tlačiť (Nástroje > Možnosti > karta Tlačiť). Pre tlač grafických objektov musí byť zaškrtávacie políčko zrušené. Ak písma vyzerajú inak na obrazovke ako v tlačenej podobe, skontrolujte, či používate písma True Type. Iba tieto písma vyzerajú rovnako na obrazovke aj na hárku. Môžete skontrolovať, či písmo, ktoré používate, je písmo True Type: Rozbaľte zoznam Písmo na paneli s nástrojmi Formátovanie. Vedľa fontov True Type sa zobrazí ikona s dvoma T.

Môžete tiež zistiť, či vybraté písmo je písmo True Type, keď spustíte Formát > Písmo a vyberiete požadované písmo zo zoznamu. V spodnej časti okna sa zobrazí popis. Ak používate zobrazovacie písma, ktoré nie sú písma True Type, skúste nájsť najvhodnejšie písmo tlačiarne.
Teraz, keď poznáte tieto malé triky, môžete začať tlačiť. Dúfame, že nebudete mať žiadne problémy!

Sergey Bondarenko, Marina Dvorakovskaya,