Использование средств автоматизации Word позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов.
В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне. Например, пользователь может видеть на экране следующие документы Word, открытые в течение дня:
- отчет, который необходимо исправить сегодня;
- документ, содержимое которого нужно скопировать в отчет, также открыт;
- новый документ, созданный для составления письма. По окончании составления письма оно сохраняется и закрывается.
Последовательность действий, пользователя
- Внесение поправок к отчету.
- Создание нового документа для составления письма. Письмо сохраняется, распечатывается и остается для внесения поправок и согласования.
- Продолжение внесения поправок к отчету. Выделенные в других документах фрагменты копируются в отчетный документ.
- Внесение поправок в письмо (оно сохраняется, распечатывается и закрывается).
- Копирование из второго документа заканчивается, и он закрывается.
- Завершение отчета.
Работа ведется с несколькими документами одновременно. Список открытых документов можно посмотреть в меню Окно (Window).
Открытие нескольких документов
Работа сразу с несколькими открытыми документами позволяет пользователю:
- перемещаться между документами и работать с ними;
- сохранять или закрывать все открытые документы одной командой;
- копировать и перемещать текст, графику и объекты между открытыми документами;
- располагать рядом окна документов для упрощения процедуры перетаскивания и копирования.
- Выберите Файл, Открыть (File, Open). Появится панель диалога Открыть (Open).
- Найдите файлы, которые нужно открыть.
- Выберите первый открываемый файл и, удерживая Ctrl, щелкните мышью на каждом из оставшихся для открытия файлов.
Для открытия последовательной группы файлов выберите первый файл и, удерживая Shift, щелкните на последнем файле, который должен быть открыт.
Расположение окон документов на экране
Окна открытых документов можно расположить так, чтобы все они были видны одновременно.
В меню Окно выберите Упорядочить все (Window, Arrange All).
На экране появятся окна открытых документов, которые можно перемещать и изменять их размеры.
Закрытие всех открытых документов
В Word и Excel можно закрыть несколько документов одновременно. Удерживая Shift, выберите команду Закрыть все в меню Файл (File, Close All).
Все открытые документы закроются. Если изменения в одном из документов не были предварительно сохранены, пользователю будет предложено сделать это перед закрытием документа.
Некоторые люди утверждают, что для продуктивной работы достаточно двух запущенных бок о бок приложений, а все остальные лучше минимизировать. В принципе с этим утверждением можно согласиться. Как вариант максимизирования производительности окна рабочего стола такой вариант достаточно неплох.
Если вы вдруг заметили, что ваш рабочий стол просто «завален» открытыми окнам и вам трудно на чем-либо сосредоточиться, есть быстрый и легкий способ минимизировать все открытые на рабочем столе окна сразу. Щелкните по пустому пространству в правом углу панели задач, справа от часов. Там есть скрытая кнопка, которая автоматически минимизирует все окна на рабочем столе.
Скрытая кнопка в правом углу панели задач.
Совет . Самый лучший способ найти эту скрытую кнопку, нажать сочетание клавиш «Win + M » на клавиатуре, однако это же можно сделать кликнув в правой части панели задач.
Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает все окна на их прежние места. Эту функцию иногда называют режимом босса, потому что она дает возможность скрыть ваши посторонние окна от мимо проходящего босса в пару секунд.
Примечание . Некоторые ноутбуки поставляются с функцией, которая позволяет провести пальцами вниз по трекпаду (обычно четыре пальца), чтобы автоматически минимизировать все окна.
Минимизация и восстановление окон с помощью Shake.
Еще один способ минимизировать и восстановить все окна на экране, это встряхнуть мышь. Одно встряхивание минимизирует все; другое восстанавливает. Это функция полезна для многих, но для людей с проблемами мелкой моторики, может быть раздражающей. Включить или отключить ее вы можете в разделе специальных возможностей.
Фиксирование двух окон рядом.
Одна из самых полезных функций Windows – фиксирование окон. Она позволяет работать сразу в двух рядом расположенных на рабочем столе окнах, причем каждое окно займет ровно 50 процентов экрана. Делается это достаточно просто. Захватите нужное окно и перетащите его к левой или правой стороне экрана, в какой-то момент выбранное окно зафиксируется в половину экрана. Второй вариант – нажать клавишу "Windows + левую или правую клавишу управления курсором ".
Эта функция полезна для многих сценариев, включая перемещение или копирование файлов из одного расположения в другое, сравнение двух документов рядом, или работа с двумя окнами браузера.
Фиксирование в Windows 8.1.
Просмотр миниатюр закрытых окон.
Другой чрезвычайно полезный способ расположить окна на рабочем столе – использовать находящиеся на панели задач их миниатюры.
Когда Вы перемещаете мышь на кнопку открытой программы в панели задач, появляется миниатюра этой программы.
Здесь можно выполнить несколько действий:
- Удерживание мыши над миниатюрой приблизительно на 1 секунду отобразит окно приложения, даже если оно минимизировано. Показывается только эта программа, все другие временно скрываются.
- Щелчком по миниатюре можно выбрать окно и вывести его на передний план.
- Можно закрыть окно, нажав кнопку «Закрыть » в верхнем правом углу миниатюры.
Миниатюры запущенных программ на панели задач.
Прикрепление программ на панели задач.
Прикрепить программу на панели задач в Windows 8.1 не сложно. Щелкните правой кнопкой по ее плитке на стартовом экране или в представлении «Все приложения » и выберите опцию «Прикрепить на панели задач ».
Закрепление программы на панели задач.
Подсказка . Можно выбрать сразу несколько программ и прикрепить на панели задач их все вместе, что несомненно сэкономит ваше время.
Прикрепленные на панели задач программы можно перетащить в нужном вам порядке. Разумней всего, прикрепить на панель задач постоянно используемые программы.
К менее используемым утилитам получить доступ, по мере необходимости, можно в представлении «Все приложения », «захламлять» панель задач редко используемыми приложениями нет смысла.
Увеличение производительности с помощью Jump Lists (списки переходов).
Jump Lists (списки переходов), являются отличным способом организации файлов, с которыми Вы работаете на регулярной основе или для текущего проекта. Jump Lists можно открыть на панели задач одним из двух способов:
- Коснуться и увеличить мышью или пальцем.
- Щелкнуть правой кнопкой мыши.
Списки переходов показывают файлы или места, которые были открыты в программе последний раз. По умолчанию, это - десять последний раз открытых документов.
В «Списки переходов» можно прикреплять документы, сколько хотите, и вручную, просто нажав на появившуюся при наведении мыши рядом с названием документа кнопку «Прикрепить ». Прикрепление документа в Jump Lists гарантирует его появление наверху списка. Доступ к обычно используемым файлам получается очень быстрым и простым.
Иногда во время работы в Microsoft Word возникает необходимость одновременного обращение к двум документам. Конечно, ничего не мешает просто открыть парочку файлов и переключаться между ними, кликая по иконке в строке состояния, а затем выбирая нужный документ. Вот только это не всегда удобно, особенно, если документы большие и их нужно постоянно пролистывать, сравнивать.
Как вариант, всегда можно разместить окна на экране рядом — слева направо или сверху вниз, кому как удобнее. Но эта функция удобна в использовании только на больших мониторах, да и реализована она более-менее хорошо только в Windows 10. Вполне возможно, что многим пользователям этого будет достаточно. Но что, если мы скажем, что существует куда более удобный и эффективный метод, позволяющий одновременно работать с двумя документами?
Ворд позволяет открыть два документа (или один документ дважды) не только на одном экране, но и в одной рабочей среде, предоставляя возможность полноценной работы с ними. Более того, открыть два документа одновременно в MS Word можно несколькими способами, и о каждом из них мы и расскажем ниже.
Расположение окон рядом
Итак, какой бы метод расположения двух документов на экране вы не выбрали, для начала нужно открыть эти самые два документа. Далее в одном из них выполните следующие действия:
Перейдите на панели быстрого доступа во вкладку «Вид» и в группе «Окно» нажмите кнопку «Рядом» .
Примечание: Если в данный момент у вас открыто более двух документов, Ворд предложит указать, какой из них следует расположить рядом.
По умолчанию оба документа будут прокручиваться одновременно. Если вы захотите убрать синхронную прокрутку, все в той же вкладке «Вид» в группе «Окно» нажмите на кнопку отключите параметр «Синхронная прокрутка» .
В каждом из открытых документов можно выполнять все те же действия, что и всегда, разница лишь в том, что вкладки, группы и инструменты на панели быстрого доступа будут ужаты вдвое из-за недостатка места на экране.
Примечание: Открытие двух документов Word рядом с возможностью их синхронной прокрутки и редактирования позволяет также выполнить сравнение этих самых файлов вручную. Если же ваша задача выполнить автоматическое сравнение двух документов, рекомендуем ознакомиться с нашим материалом по этой теме.
Упорядочивание окон
Помимо расположения пары документов слева-направо, в MS Word также можно расположить два и более документов один над другим. Для этого во вкладке «Вид» в группе «Окно» следует выбрать команду «Упорядочить все» .
После упорядочивания каждый документ будет открыт в своей вкладке, но расположены они на экране будут таким образом, что одно окно не будет перекрывать другое. Панель быстрого доступа, как и часть содержимого каждого документа, всегда будут оставаться на виду.
Аналогичное расположение документов можно сделать и вручную, перемещая окна и подстраивая их размер.
Разделение окон
Иногда при работе с двумя и более документами одновременно, необходимо сделать так, чтобы часть одного документа постоянно отображалась на экране. Работа с остальным содержимым документа, как и со всеми остальными документами, при этом должна проходить как обычно.
Так, к примеру, в верхней части одного документа может находиться шапка таблицы, какая-то инструкция или рекомендации по работе. Именно эту часть и нужно зафиксировать на экране, запретив для нее прокручивание. Остальная же часть документа будет прокручиваться и доступной для редактирования. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:
1. В документе, который необходимо разделить на две области, перейдите во вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Разделить» , расположенную в группе «Окно» .
2. На экране появится линия разделения, кликните по ней левой кнопкой мышки и разместите в нужном месте экрана, обозначив статичную область (верхняя часть) и ту, которая будет прокручиваться.