Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.
Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.
Зачем нужен почтовый этикет?
Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.
В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.
Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:
- Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
- Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.
Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.
Пунктуация
Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.
1. Конечная пунктуация
Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.
Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение
Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.
Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.
Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?
И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.
Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!
2. Точка с запятой (;)
Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.
Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.
Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.
3. Запятая (,)
Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:
Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.
Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.
Запятая используется для разделения пунктов в списке.
Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.
4. Пунктуация приветствия
Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).
Если это формальное письмо, лучше использовать точку.
Уважаемая г-жа Фрост.
Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.
Уважаемая Айя,
И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.
Грамматика
Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.
Например, нужно знать разницу между:
- Чтобы/что бы
- Ввиду/в виду
- Насчет/на счет
- Тоже, также/то же, так же
- -тся/-ться
- Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)
В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.
Эмодзи в электронных письмах
Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.
Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).
Заголовки писем
Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.
Неправильно: “Привет”
О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.
Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”
Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.
Приветствия
Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.
Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.
Примеры повседневных приветствий:
- Привет
- Доброе утро [день, вечер]
- [Имя]
Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.
Примеры формальных приветствий:
- Уважаемый/ая [имя]
- Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]
И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:
- Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
- [Имя]!: Слишком нерасполагающе
- Доброе время суток: люди так не разговаривают
- Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
- Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
- Привет, друг: Слишком пугающе
- Господа: Слишком старомодно
- Все: Слишком прохладно
Концовка
Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.
Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.
Например:
- Спасибо
- Еще раз спасибо
- Всего наилучшего
- Хорошего [дня недели]
- Хороших выходных
- До скорого
- Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
- С нетерпением жду нашего сотрудничества
- С нетерпением жду нашего следующего разговора
- С радостью выслушаю ваше мнение
Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.
Например:
- Спасибо
- Благодарю за уделенное время
- Хорошего вам дня [выходных]
А вот заключительные строки, которые не следует использовать:
- Искренне: Слишком старомодно
- Всего доброго: Слишком недружелюбно
- От всей души: Слишком интимно
- Сердечно: Слишком неестественно
- — [Имя отправителя]: Слишком грубо
Имя получателя
Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.
И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.
Заглавные буквы
При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.
Например: Собакам рады в HubSpot.
Тон письма
Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.
В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.
Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.
Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.
Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.
Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.
Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.
В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.
Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко
В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.
В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.
Шрифты и форматирование
Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.
Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.
Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.
При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.
Гиперссылки
Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.
Неправильно: Взгляните на это: https://сайт/
Правильно: Взгляните на .
Приложения
Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.
Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.
И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.
Подпись письма
Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.
Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.
Поля письма
Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.
Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.
Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.
Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.
Зачем использовать BCC?
Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.
Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.
Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.
«Ответить» против «Ответить всем»
Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.
Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.
Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.
Пересылка писем
Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:
Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.
При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.
Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.
Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника
Время ответа
У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:
Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.
Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.
Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.
Ответы при отсутствии на работе
Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.
Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:
- Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
- Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
- Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
- Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
- Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
- Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.
Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.
Отправка с телефона
Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
5 (100%) - 2 оценокТеперь, когда вы создали почту Gmail, вы можете начать отправлять сообщения электронной почты. Составление электронного письма может быть таким же простым, как и набор короткого сообщения. Вы можете использовать форматирование, вложения и подписи.
В этом уроке мы покажем, как составить письмо, добавить в письмо вложение и как создать подпись, которая будет отображаться во всех ваших письмах.
Написание письма
Для составления письма используется отдельное окно. Именно в нем вы будете добавлять электронный адрес получателя, тему, и само сообщение. Также вы можете использовать различные типы форматирования текста и добавлять вложения. При желании вы можете даже создать подпись, которая будет добавляться ко всем вашим письмам.
Окно составления письма
1. Получатели.
Это те люди, которым вы отправляете письмо. Вам будет нужно написать электронный адрес каждого получателя.
В большинстве случаев вы будете добавлять получателей в поле Кому, но вы также можете добавить их в поля Копия или Скрытая копия.
2. Копия и Скрытая копия.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно.
Скрытая копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но все адреса получателей в этом поле скрыты. Таким образом использование этого поля-один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность.
3. Тема.
В теме должна быть указана суть письма. Тема должна быть краткой, но при этом точно информировать получателя о сути сообщения.
4. Тело.
Это текст письма. Обычное письмо с приветствием, несколькими параграфами, подписываете своим именем и т.д.
5. Кнопка Отправить.
Когда вы закончите письмо, нажмите кнопку отправить, чтобы оно ушло получателям.
6. Параметры форматирования.
Нажмите на кнопку Параметры форматирования, чтобы получить к ним доступ. Форматирование позволяет менять вид и стиль вашего письма. Например, вы можете изменить размер и цвет шрифта, добавить ссылки.
7. Прикрепить файлы.
Вложение-это файл (например, изображение или документ), который отправляется вместе с письмом. Gmail позволяет включать в письмо несколько вложений. Нажмите на кнопку Прикрепить файлы, чтобы добавить вложение к письму.
Чтобы отправить электронное письмо:
Если человек, которому вы пишите, уже есть у вас в контактах, то вы можете начать набирать его имя, фамилию или email, Gmail начнет отображать подходящие контакты чуть ниже поля Кому. Вы можете выбрать из них нужный и нажать клавишу Enter, чтобы добавить адрес человека в поле Кому.
Добавление вложений
Вложение – это файл (например, изображение или документ), который отправляется вместе с письмом. Например, если вы ищете работу, то можете отправить резюме, вложив его в письмо, а тело письма станет сопроводительным письмом. Хорошим тоном является включение в тело письма упоминания о вложении, особенно, если получатели не ожидают его получить.
Не забывайте прикреплять файлы до того, как нажать кнопку Отправить. Пользователи очень часто забывают прикрепить файлы до отправки сообщения.
Чтобы добавить вложение:
- Во время создания письма кликните по значку скрепки внизу окна создания письма.
- Появится диалоговое окно загрузки файлов. Выберите нужный файл и нажмите Открыть.
- Вложение начнет скачиваться на почтовый сервер. Большинство вложений скачивается за несколько секунд, но для некоторых нужно больше времени.
- Когда вы готовы отправить письмо, нажмите Отправить.
Вы можете нажать кнопку Отправить до того, как вложение загрузиться на сервер. Gmail отправит письмо только после того, как оно закачается.
Gmail позволяет добавлять различные типы форматирования текста.
- Нажмите кнопку Форматирование внизу окна создания письма, чтобы открыть параметры форматирования.
1) Шрифт
В Gmail можно выбрать один из нескольких шрифтов. Вы можете изменить шрифт всего письмаили нескольких слов.
2) Размер шрифта
В большинстве случаев вы об изменении размера шрифта даже думать не будете и будете использовать обычный размер шрифта, но иногда, для выделения некоторых слов, нужен другой размер.
Будьте осторожны с этой опцией. Слишком большие или маленькие буквы могут сделать письмо не читаемым.
3) Полужирный, Курсив, Подчеркнутый
Вы можете выделить текст, сделав его полужирным, написать курсивом или подчеркнуть.
4) Цвет текста и фона
В неофициальном письме, можно изменить цвет текста и фона для некоторых слов.
Старайтесь избегать слишком светлых тонов, так как текст такого цвета плохо видно на белом фоне.
5) Выравнивание
Вы можете изменить выравнивание текста в вашем письме.
6) Нумерованный и маркированный списки
Вы можете записать свой текст в виде нумерованного или маркированного списка.
Такой способ помогает выделить каждый элемент списка и отделить их друга от друга.
7) Отступ
Вы можете увеличить или уменьшить отступы слева или справа.
8) Цитата
Цитата — еще один способ выделить часть текста.
9) Очистить форматирование
Чтобы полностью убрать все форматирование из письма, нажмите кнопку Очистить форматирование.
10) Кнопка плюс
Кликните по кнопке плюс, чтобы открыть дополнительные опции: Добавить фото, вставить ссылку, вставить смайлик или вставить приглашение.
Добавление подписи
Подпись – это опциональный блок письма, который появляется в конце текста в каждом отправляемом письме. По умолчанию Gmail не вставляет в письмо подпись, но это легко исправить. Обычно в нее входит ваше имя и контактная информация: телефон, электронный адрес. Если вы используете Gmail на работе, то в подпись можно включить должность, название и адрес компании или адрес сайта.
Помните, что подпись должна быть короткой. Вместо перечисления всех номеров телефона, email и почтовых адресов, достаточно указать пару основных.
Помните, что вашу подпись сможет увидеть много людей, поэтому не всегда нужно включать в нее домашний адрес или другую личную информацию. При чем такое может произойти даже тогда, когда вы пишите своим знакомым, ведь они могут переслать ваше письмо кому-то другому.
Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.
Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>
С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.
При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.
Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.
Как отправить документ по электронной почте
Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.
Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:
- Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
- Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
- При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
- Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
- После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
- После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
- Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».
Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.
В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.
Отправить ссылку
Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.
Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.
Ворд
Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.
Инструкция:
Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.
Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.
Как отправить документ по электронной почте, итог
Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.
Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.
А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.
Полезные статьи:
На протяжении большей части последних 40 лет пользователям приходилось совершать прыжок веры каждый раз, когда они открывали электронную почту. Считаете ли вы, что письмо действительно приходит от того, кто указан в графе отправителя? Большинство легко ответит «да» и на самом деле очень удивится, узнав как легко подделать электронную почту почти от любого отправителя.P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.
Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!
Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»
При создании Интернета изначально не было разработано никакой возможности проверить личность отправителя. Во время разработки основных протоколов электронной почты, затраты на вычислительную мощность, реализацию и простоту использования были уравновешены с риском мошенничества. Тяжело было предположить, что 84% всей электронной почты в будущем будут иметь вредоносную нагрузку и являться фишингом или спамом.
Результатом является то, что заголовки писем, включая поля «From: » и «Reply-to: », очень легко подделать. В некоторых случаях это так же просто, как набрать «[email protected]» в поле «From: ». Объединив это с неподозрительным содержанием, убедительной графикой и форматированием, вполне возможно обмануть людей, подумавших, что сообщение в их почтовом ящике действительно пришло от банка, ФНС, руководителя или президента США.
Приняв во внимание повсеместное распространение электронной почты, вы осознаете основу нашего нынешнего кризиса информационной безопасности. Слабость в электронной почте привела к массе фишинговых атак, направленных на то, чтобы заставить людей нажимать на вредоносные ссылки, загружать и открывать вредоносные файлы, отправлять форму W-2 (аналог 2-НДФЛ в США) или переводить средства на счета преступников.
Совсем недавно Coupa, компания из Кремниевой долины, была в центре внимания после отправки данных о заработной плате всех 625 сотрудников мошеннику. В прошлом году одна из крупнейших компаний Европы Leoni AG потеряла 45 миллионов долларов, когда сотрудник ошибочно перечислил деньги на учетную запись мошенника по причине фальшивой электронной почты. По оценкам ФБР, фишинговые атаки типа «компрометация деловой переписки» (BEC - Business Email Compromise), обходятся компаниям США в 3 миллиарда долларов в год.
На databreaches.net был составлен список фактов фишинга формы W-2. Работа над списком в этом году указывает на то, что количество случаев с 2016 года растет и на данный момент он состоит из 204 отчетов . По списку можно понять, что известны случаи кражи данных тысяч сотрудников и такой вид мошенничества является очень распространенным.
Как злоумышленник может подделать незащищенную электронную почту от почти любого человека менее чем за 5 минут
На самом деле, поддельный адрес в поле «от» - это основа и начальная стадия большинства атак. Почему стоит беспокоиться о фальсификации электронной почты с условного «company.com», когда возможно просто зарегистрировать похожий поддельный домен (например, c0mpany.com) и использовать его? Или создать учетную запись Gmail ([email protected]), присвоить ей дружеское имя, которое выглядит как имя генерального директора компании? Потому что, на самом деле, подделать отправку письма с адреса реального человека даже проще, чем регистрировать поддельный домен или создать учетную запись Gmail.Три простых способа
В интернете без труда можно найдите сайты , которые позволяют отправлять фейковые письма. Их десятки, вот лишь пара примеров: spoofbox.com и anonymailer.net. Многие из них бесплатны, некоторые стоят денег, позиционируются эти сервисы как законные, а основной целью использования предполагается розыгрыш друзей.Алгоритм использования прост. Требуется лишь ввести адрес электронной почты получателя в поле «Кому:», поместить любой желаемый адрес электронной почты в поле «От:» и после создания сообщения подтвердить отправку. По условия пользовательского соглашения ответственность за ущерб полностью лежит на клиентах сервиса.
Следующий способ - это отправка с помощью командной строки UNIX . Если у вас есть компьютер с настроенной почтовой службой, достаточно ввести эту команду:
Mail -aFrom:[email protected]
В итоге получается сообщение, в котором в поле «От» будет содержаться «[email protected]». Введя строку темы и остальную часть сообщения, после нажатия Ctrl+D сообщение отправится получателю. Работостпособность этой идеи зависит от того, как настроена ваша система. Тем не менее, она работает во многих случаях.
Используя PHP , вы можете создать электронное письмо с помощью нескольких строчек очень простого кода:
Фактически, это строки кода, используемые в качестве примера в онлайн-руководстве для функции отправки почты mail() с дополнительными шапками/header.
Эти инструменты спуфинга сильно упрощены. Чтобы сделать сообщения более реалистичными, потребуется немного больше работы и, конечно, навыки социальной инженерии. Но основная техническая составляющая очень проста. Единственное, что действительно предотвращает спуфинг - аутентификация электронной почты с помощью совместного использования SPF-записи, DKIM-подписи и DMARC. Далее мы расскажем, как работают и чем отличаются эти технологии. Они не являются чем-то новым, однако, к счастью для мошенников, большинство доменов в Интернете еще не защищены. Например, только около 4% доменов.gov используют аутентификацию. Что касательно других 96%? Злоумышленники могут отправлять электронные письма под видом исходящих с почтовых ящиков этих доменов в любой момент.
Статьи по теме на Хабрахабре:
→