Названия для печати должны непрерывными. Вставляем разрывы страниц в нужных местах. Оформляем колонтитулы и номера страниц.

Итак, приступим.

Вот план действий по оформлению любого текстового документа:

Задаём гарнитуру шрифта, его размер, цвет, выравнивание.
Устанавливаем поля.
Задаём отступы первой строки и интервалы абзацев, включаем переносы.
Оформляем заголовки.
Ищем и удаляем лишние пробелы, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации.
Вставляем разрывы страниц в нужных местах.
Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках.
Оформляем колонтитулы и номера страниц.
Проверяем структуру документа.
Составляем оглавление, список иллюстраций, предметный указатель, список литературы (нужное подчеркнуть).

Все действия выполняются в меру необходимости. В принципе, это всё. Осталось только ответить на вопрос КАК ? Как всё это сделать? Давайте рассмотрим каждый пункт подробнее.

Расстояние между шрифтами не менее 3 мм

Шрифты - особенно мелкие - должны быть на расстоянии не менее 3 мм от обрезки, иначе они «склеивают» это неудобно у ворот. Для книг расстояние должно быть не менее 15 мм друг от друга из-за привязки. Итак, каково подходящее цветовое пространство для вас? Здесь важно, какие ожидания у вас есть в готовых печатных продуктах.

Для вас важно разнообразие цветов

У вас есть цифровые фотографии и вы хотите сделать фотоканал, например? Результат, как правило, хорош.

Для вас важна правильная цветопередача

Вам нужны результаты привязки цвета? Цветовое пространство этого профиля можно воспроизводить почти с каждой машиной в цифровой и офсетной печати. Незначительные различия вызваны дополнительными факторами, такими как производители чернил или небольшие отклонения в цветовой калибровке. Из-за климатических условий и неточностей, связанных с машиной, всегда следует ожидать различий в перепечатке.

1. Задаём гарнитуру шрифта, его размер, цвет, выравнивание

Поработаем со шрифтом. Сначала выделим текст документа, потому что все манипуляции применяются только к выделенному тексту. Выделить весь текст можно тремя способами:
а) нажать сочетание клавиш Ctrl+А (латинская);
б) трижды щёлкнуть мышкой на левом поле документа (на пустом месте);
в) поставить курсор в самое начало документа и нажать "клавосочетание" Ctrl+Shift+End (или поставить курсор в самый конец документа и нажать Ctrl+Shift+Home )

В таких случаях всегда заказывайте пробную печать.

Постоянная цветопередача Оценка цветового эффекта перед печатью.
Требуется программное обеспечение для отделки и опыт.

В принципе, существующие специальные цвета могут быть сохранены. Название этого особого цвета в принципе не имеет значения, но должно быть четким и уточненным в заказе.

Точное представление специальных цветов возможно только при офсетной печати путем печати специального цвета. Но будьте осторожны: цвета и возможности печати зависят от определенных допусков. Печать на натуральной бумаге значительно отличается от печати на мелованной бумаге. Печать цвета не становится столь же точной, как можно себе представить, поскольку нельзя избежать допусков в производстве цвета.

Отдельное слово выделяют, дважды щёлкнув не нём мышью. Абзац - двойным щелчком на левом поле документа напротив нужного абзаца. Произвольную часть текста можно выделить просто мышкой, перетащив курсор с нажатой левой клавишей. Чтобы снять выделение с текста, достаточно щелкнуть мышкой где-нибудь на пустом месте. Я обычно выделяю сразу весь текст.

Частичный защитный лак - это шелковый глянцевый лак, который предназначен для защиты ваших входных билетов от подделок, так как это трудно подражать при правильном использовании. Лакировка сдержанна и идет по-разному в зависимости от дизайна. Пожалуйста, не помещайте защитный лак на негативы или непосредственно на свой логотип, так как это более точно не распознается. Мы рекомендуем использовать защитный лак на чистых окрашенных поверхностях. Тексты и логотипы также могут быть размещены несколько раз в фоновом режиме или в разных местах, чтобы обеспечить еще большую безопасность.

Теперь, не снимая выделения, идем на закладку меню "Главная", в разделе "Шрифт" выбираем нужную гарнитуру, например, Times New Roman (см. рисунок).

Сразу же, не снимая выделения, задаем размер шрифта, например, 14. Весь выделенный текст теперь оформлен гарнитурой Times New Roman с 14-м кеглем. Сразу же можно придать тексту какой-либо цвет, например, черный. Это бывает небходимо, если части документа скопированы из разных источников и имеют разные цвета, а Вам нужен единый стиль. Если нужного цвета в палитре не нашлось, нажмите строчку "Другие цвета…". Выравнивание (влево, по центру, вправо, по ширине) задается в разделе "Абзац". Как правило, в больших документах применяют выравнивание по ширине.

Специальное цветное золото в цифровой печати

Золотой тон можно напечатать как на бумаге для фотопечати, так и на натуральной бумаге. Печать золота может быть обработана сразу после печати. Разумеется, вы можете персонализировать специальное цветное золото, которое, например, персонифицировано с именем клиента. Профессионалы могут включать золото в качестве пятого цветного канала в изображения.

Единственным ограничением является максимальное покрытие цвета 30% площади. Только так вы получите бритвенное письмо! Это единственный способ получить небольшой файл печати без ухудшения качества. Если есть контуры, изображение слишком сжато и обычно недостаточно для профессиональной печати.

Не пугайтесь, что заголовки и таблицы потеряли своё оформление. Мы займёмся ими чуть позже.

2. Устанавливаем поля

Давайте для примера установим поля 2 см со всех сторон. Это можно делать и в пустом документе, и в уже готовом. Выделять текст не нужно. Идём на закладку "Разметка страницы", нажимаем кнопку "Поля" и в выпадающем списке выбираем нужные значения. Если их там не оказалось, нажимаем на строку "Настраиваемые поля…" и в появившемся окне "Параметры страницы" вводим значения вручную: верхнее поле - 2 см, левое - 2 см, нижнее - 2 см, правое - 2 см. Обратите внимание на кнопочку "По умолчанию…", которая располагается в нижнем левом углу окна "Параметры страницы". Если Вы хотите, чтобы установленные Вами сейчас поля были у всех документов, которые Вы создадите в будущем, нажмите эту кнопку. В появившемся окошке нажмите "ОК" - и всё, Word без лишних вопросов каждый раз будет устанавливать поля по 2 см со всех сторон. Если Вам понадобится изменить размеры полей, просто повторите описанную процедуру: задайте нужные размеры и нажмите кнопку "По умолчанию…".

Наши учебники возьмут вас за руку

Выберите один из наших методов тестирования при расчете продукта. От быстрого до всестороннего, есть что-то для каждой потребности. Вы найдете обзор различных методов тестирования. Эта область постоянно расширяется. Это позволяет избежать назойливых типографских ошибок или возможных сдвигов компоновки на переднем крае.

Печать - это больше, чем перенос цвета на белую бумагу. С отделкой или особым цветом есть множество возможностей, чтобы дать проекту печати что-то. Особенно популярна рельефная лакировка, которая делает возможной осязаемую поверхность на напечатанном элементе, таком как, например, на шрифте. Так что ваш следующий проект будет гарантирован!

3. Задаём отступы первой строки и интервалы абзацев, включаем переносы

Переносы слов включаются на вкладке "Разметка страницы". Можно выбрать из трёх вариантов: "Нет" (по умолчанию выбран именно этот вариант), "Авто", "Ручная". Нажав кнопку "Параметры расстановки переносов", Вы получите доступ к более широким возможностям, вплоть до принудительной расстановки переносов.

На этих печатных основаниях, называемых цветами процесса, все цвета «смешаны» на нашей бумаге. Чтобы типография узнала, где какое-то конкретное приложение должно применяться во время процесса печати, документ печати должен содержать информацию об этом. Мы передаем эту информацию пятым цветом или пятым цветным каналом. Этот новый цвет применяется ко всем элементам, которым должен быть нанесен рельефный лак.

Продукт для рельефного лакирования: ваучерные карточки с утонченным фасадом. Кроме того, в документе данных печати содержится штамп, который необходим для полиграфической компании. Для лучшего обзора в рамках проекта каждый элемент размещается на своем собственном уровне. Соответственно, каждый процесс отделки также имеет свой собственный слой, который может вдуваться и выходить по желанию.

В разделе "Абзац" можно установить промежутки между абзацами текста, отдельно до абзаца и после него. Напоминаю: наши манипуляции применяются к выделенному тексту, а если ничего не выделено, то только к тому абзацу, на котором стоит курсор. Как правило, выделив весь текст, в этих окошках я выставляю нули. Нажав на кнопку, помеченную на рисунке выше цифрой 1 , мы попадаем на вкладку "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац". В это же окно можно попасть, нажав аналогичную кнопку на вкладке "Главная" раздел "Абзац". Обратите внимание на кнопку "По умолчанию...". Она делает заданные Вами параметры постоянными для всех новых документов.

Затем выбираются все элементы, которым позже должен быть предоставлен рельефный лак. В этом примере это влияет на фрейм, логотип и надпись. Теперь можно применить пятый цвет. Для этой цели в верхнем меню открывается цветовая палитра, выбирается произвольный цвет, например черный, а затем новый цвет создается с помощью новой кнопки поля цвета. Дважды щелкните новое поле цвета, чтобы открыть параметры поля цвета.

Что касается рельефного лака, то, как правило, от типографий обычно указаны технические характеристики. Теперь все элементы на слое «Рельефный лак» окрашиваются вновь нанесенным цветным «лаком». В этом примере весь фронт ваучера теперь пурпурный. Чтобы гарантировать, что цветная печать не полностью пурпурного цвета, должна быть сделана самая важная настройка: «надпечатка».

Здесь можно установить междустрочный интервал (чаще всего одинарный) и отступ первой строки. Часто встречается ситуация, когда пустые промежутки, в том числе и отступы первой строки, задаются энным количеством пробелов, как на печатной машинке. Этот способ имеет один существенный недостаток: если текст имеет выравнивание по ширине (по обоим краям печатного листа), Word автоматически растягивает или сжимает пробелы между словами так, чтобы края текста были ровными, и в результате одинаковое количество пробелов занимает разное пространство. Посмотрите на рисунок ниже:

Теперь возможна окраска с цветным «лаком». Независимо от того, активна ли эта настройка, вы можете увидеть небольшую галочку. Этот атрибут должен быть присвоен каждому будущему рельефному лаковому элементу. Это назначение атрибута - последний шаг, чтобы сообщить принтеру, что это не пурпурный шрифт, но должен быть применен рельефный лак. Входной билет не должен быть входным билетом. Сам продукт также подходит для других целей.

Здесь также создается новый слой для будущих элементов черного света, на этот раз с названием «черный свет». Однако нет неопровержимых правил. Для творчества нет никаких ограничений! Впоследствии пятый цвет снова создается поверх цветовой палитры. Площадь черного света не может превышать 30% от общей площади печатного продукта!

На нём явственно видно, что три пробела, которыми маркеры списка отделены от текста, занимают разное пространство на разных строчках. Чтобы избежать такого эффекта, следовало бы оформить текст как "Маркированный список" или, на худой конец, использовать знаки табуляции вместо пробелов. Однако подробнее о списках мы поговорим позже, на шаге 7.

Эти цвета также применяются с использованием пятого цвета или пятого цветного канала. Во-первых, новое цветовое поле создается с помощью цветовой палитры, а параметры цветового поля открываются двойным щелчком. На этот раз не нужно назначать собственное имя, так как это выбирается автоматически с выбором желаемого специального цвета. На этот раз все элементы, которые должны получить этот особый цвет, должны быть окрашены.

Перед тем, как проект попадает в печать, следует точно проверить, получили ли все элементы требуемую специальную обработку в данных печати. Для этой цели каждый цветной канал можно индивидуально просмотреть с помощью так называемого предварительного просмотра разделения. В следующем окне по умолчанию для параметра установлено значение Выкл. Выпадающее меню открывается одним щелчком мыши и может быть выбрана вкладка «Разделения». Соответствующий канал может быть показан и скрыт с помощью маленького символа глаза рядом с отдельными цветовыми каналами.

Исходя из вышеизложенного, займёмся отступом первой строки. Обыкновенная его величина составляет 1,25 см. Его можно также установить вручную, перетащив верхний ползунок на горизонтальной линейке. Если линейки отсутствуют, их можно отобразить, поставив нужную галочку на вкладке "Вид".

Впервые мы видим, почему мы говорим о «пятом цвете» или «пятом цветовом канале». Здесь все нужные элементы теперь должны отображаться черным цветом. Если это так, все шаги были правильными, и проект готов к печати! Но даже если речь идет о разных языковых версиях, которые могут быть реализованы как впечатления или, конечно, если речь идет о специальных цветах, нужно иметь дело с темой специальных цветов.

При печати используются четыре основных цвета: голубой, пурпурный, желтый и черный. Это относится к цифровой печати, офсетной печати, глубокой печати и другим процессам. Эти четыре печатные краски называются скалярными цветами. Таким образом, они не производятся скалярными цветами, а присутствуют в виде готовой смеси. Также включены золотые, серебряные, бронзовые или неоновые цвета.

4. Оформляем заголовки

Настало время заняться заголовками. Оформлять их мы будем с помощью стилей. Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Научившись применять стили, Вы по достоинству оцените их удобство. Ведь, чтобы вручную изменить форматирование, например, всех заголовков первого уровня в огромном документе, необходимо потратить массу драгоценного времени, а с помощью стиля эта задача решается за несколько секунд. Давайте приступим. Находим первый из заголовков в нашем тексте, ставим на него курсор и применяем встроенный стиль "Заголовок 1" (вкладка "Главная" раздел "Стили"). Выглядит совсем не так, как мы хотели, не правда ли? Но это дело легко поправимое. Выделив заголовок, выбираем нужную гарнитуру шрифта, размер, начертание и выравнивание, например: Arial, 18 кегль, полужирное начертание, выравнивание по центру - точно так же, как мы делали это на первом шаге. Устанавливаем нужные отступы до и после абзаца, например, 24 и 0 соответственно. Убираем отступ первой строки: устанавливаем ноль в соответствующем окошечке диалогового окна "Абзац" или перетаскиваем верхний ползунок на горизонтальной линейке так, чтобы он совпал с нижним (см. шаг 3). Теперь щелкаем на заголовке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбираем строчку "Стили", а в открывшемся подменю - строчку "Обновить Заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом". Точно так же поступают со стилями "Заголовок 2", "Заголовок 3" и так далее. Изменить встроенные заголовки можно также с помощью окна "Стили", которое открывается по щелчку на кнопке, обозначенной на рисунке ниже цифрой 1 .

При создании документа для печати эти цвета создаются специально. Картины, тиснение и указанные штампы перфорации, бороздки, сгибания или перфорации также рассматриваются как специальные краски. В этой статье рассматривается офсетная печать на листах. В случае цифровой печати специальные цвета часто невозможны, и в других процессах печати обработка частично отличается. Однако данные печати должны быть созданы в любом случае, как описано ниже.

В цветовом режиме вы можете выбрать цветную систему, которая будет использоваться для специального цвета. Теперь этому цвету может быть присвоен вымышленный вид. Важно только то, что названо совпадение цвета. При нажатии кнопки «Новый» открывается окно, в котором можно создать цвет. Теперь модель цвета выбрана для модели. Цельный цвет всегда должен быть активирован.

Нажав на строчку "Изменить", мы получим доступ к быстрым настройкам форматирования, а нажав кнопку "Формат" в нижнем левом углу открывшегося окна, увидим меню, откуда можно настроить буквально всё.

Просматривая текст, применяем нужные стили к заголовкам, чтобы создать правильную иерархическую структуру документа. Это необходимо для автоматического создания оглавления. Рекомендуется также создавать отдельные стили для обычного текста, списков, оглавления содержания, эпиграфов, цитат и т.д. Создать новый стиль можно, нажав первую из трёх квадратных кнопочек в самом низу окна "Стили". Имена стилям лучше давать осмысленные, латинскими буквами, вместо пробелов пользоваться символом подчёркивания.

Внимание: название особого цвета никогда не должно изменяться, так как это может привести к трудностям во время производства. Теперь при проектировании и разработке печатных продуктов необходимо учитывать много всего. Специальный цвет должен быть отпечатан в нормальном случае. Это означает, что цвет полностью соответствует всем другим элементам дизайна. Это особенно важно в случае контуров пуансона и тому подобного, поскольку они не имеют отношения к процессу печати и могут не влиять на все другие элементы.

Проверьте свойства краски

Кроме того, при создании различных языковых версий цвет текста, который предположительно является черным, не следует избегать. Здесь теперь можно узнать, какие свойства имеют поверхность. При необходимости это можно изменить. В противном случае специальные цвета преобразуются в четыре скалярных цвета.

5. Ищем и удаляем лишние пробелы, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации

По правилам набора пробел между словами должен быть один. Для того, чтобы увидеть пробелы, нажмите сочетание клавиш Ctrl+* или на закладке "Главная" в разделе "Абзац" кнопку "Отобразить все знаки" . Вы увидите знаки абзацев, пробелы, разрывы строк и прочие обычно неотображаемые знаки форматирования. На печать эти знаки не выводятся. Отключить их можно повторным нажатием клавиш Ctrl+* или кнопки "Отобразить все знаки". Удалять лишние пробелы вручную слишком утомительно, поэтому воспользуемся функцией поиска Ворда: вкладка "Главная", раздел "Редактирование", строка "Заменить". Открывается диалоговое окно "Найти и заменить" на вкладке "Заменить". В верхней строке с именем "Найти" вводим два пробела (при этом визуально строка остаётся пустой), в нижней строке с именем "Заменить" - один пробел. Нажимаем кнопку "Заменить все". Word произведёт замены и покажет их количество. Нажимаем кнопку "Заменить все" ещё раз, и ещё, и ещё - до тех пор, пока количество произведённых замен не станет равно нулю. Найти оставшиеся пробелы в начале абзацев можно, введя комбинацию подстановочных знаков "^p ^?" (без кавычек) в поле "Найти" и нажав кнопку "Найти далее". Эта последовательность означает следующее: знак абзаца, пробел и любой знак. Удалять найденный пробел придётся вручную. Если Вы знаете способ автоматизации этого процесса, напишите мне, я буду Вам очень благодарна.

Как ведут себя цвета

Для этой цели используется инструмент предварительного просмотра. Он расположен в инструментах в категории печатной продукции. Предваротельный предварительный просмотр имитирует цвета документа и его свойств для печати или сохранения. Важно, чтобы профиль профиля типографии, в которой производится производство, устанавливается в выходном профиле. В случае неуверенности в соответствующей типографии стоит обратиться к ней. Внимание: все используемые изображения также должны соответствовать этому цветовому профилю.

Пробелы перед знаками пунктуации (точкой, запятой, многоточием, двоеточием и точкой с запятой, восклицательным и вопросительным знаком, после открывающих и перед закрывающими скобками, кавычками) в Word"е тоже считаются ошибкой и подчёркиваются волнистой зелёной линией. Легко обнаружить их в большом документе поможет такая комбинация в поле "Найти": любой знак, пробел и знак пунктуации, например, так:
^? . (любой знак, пробел, точка) - поможет найти пробелы перед точкой;
^? , (любой знак, пробел, запятая) - пробелы перед запятой;
^? : (любой знак, пробел, двоеточие) - пробелы перед двоеточием и так далее. Вводим выбранную комбинацию и нажимаем кнопку "Найти далее". Удалять найденные пробелы опять-таки нужно вручную.

Немного о пробелах. Перед и после тире (—) обязательно ставятся пробелы (не путать с дефисом, который всегда стоит внутри слова и, соответственно, без пробелов с обеих сторон). Неразрывными пробелами соединяются (т.е. при необходимости переноса строки не разрываются, остаются единым блоком — либо на предыдущей строке, либо на новой) комбинации числа и обозначения (например, 5 м, 10 Мб, 13 сентября 1981 г., рис. 2.1), инициалы и фамилия, однобуквенные предлоги/союзы и последующее слово и др. Неразрывный пробел вводится комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Пробел . При указании сумм в евро (€) и долларах ($) указанные знаки ставятся перед суммой без пробела: $150 .

6. Вставляем разрывы страниц в нужных местах

Если есть необходимость начинать новую главу или раздел с новой страницы, перед заголовком вставляют разрыв страницы комбинацией клавиш Shift+Enter . Другие виды разрывов можно найти на вкладке "Разметка страницы" —› кнопка "Разрывы" —› выбрать нужный разрыв страницы или раздела из раскрывающегося списка. Это послужит гарантией того, что заголовок останется на своём месте при изменении форматирования документа или увеличении/уменьшении объёма предыдущих глав или разделов. Убедитесь, что до и после разрыва нет лишних знаков абзацев, потому что они часто приводят к возникновению пустых страниц.

7. Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках

Как правило, в таблицах отступ первой строки не нужен. Выделяем весь текст таблицы, подведя указатель мыши к её левому верхнему углу и нажав на появившийся значок (см. рисунок ниже), и устанавливаем отступ первой строки равным нулю. После этого можно на 1-2 пункта уменьшить размер шрифта. Если Вы забыли, как это сделать, вернитесь к шагам 1 и 3. Чтобы снять выделение с таблицы, достаточно щелкнуть мышкой на пустом месте где-нибудь в стороне. Чтобы выделить отдельный столбец, подведите указатель мыши к верхнему краю нужного столбца, и, когда он примет вид толстенькой чёрной стрелки, направленной вниз, щёлкните один раз. Отдельные строки можно выделить, щёлкнув мышью на левом поле документа напротив нужной строки. А если щёлкнуть и потянуть, выделятся несколько строк (или столбцов). Выделив верхнюю строку таблицы, можно оформить заголовки столбцов, например, так: выравнивание по центру, начертание полужирное или полужирное курсивное.

Если таблица большая, имеет смысл вкючить повторение заголовков на каждой странице и запретить перенос строк на следующую страницу, так как разорванные строки, как правило, выглядят очень непривлекательно. Щёлкаем правой кнопкой мыши по первой строке таблицы, в появившемся контекстном меню выбираем пункт "Свойства таблицы", на вкладке "Строка" снимаем первую галочку и ставим вторую (см. рисунок ниже, цифра 2 ).

Если курсор стоит не на первой строке, вторая галочка будет недоступна. Перемещаться по строкам можно с помощью кнопок "Предыдущая строка" и "Следующая строка". Повторение заголовков столбцов можно также задать кнопкой "Повторить строки заголовков" (цифра 1 на рисунке выше).

Если в Вашем документе имеются списки, маркированные, нумерованные или многоуровневые, нужно проверить корректность нумерации и расстояние от маркера до текста. Изменить это расстояние можно несколькими способами: вручную перетаскивая маркеры на горизонтальной линейке, либо, что удобнее, из контекстного меню, вызвав его правым кликом по списку и выбрав строку "Изменить отступы в списке...". Из контекстного меню можно также изменить настройки шрифта, абзаца, уменьшить/увеличить отступ от левого поля, маркированный список превратить в нумерованный и наоборот, поменять маркер и уровень списка, разделить или объединить маркированный список с предыдущим, продолжить нумерацию или задать начальное значение для нумерованного списка. Кроме того, заданные настройки можно сохранить как новый стиль и применять ко всем спискам в тексте одним щелчком мыши (контекстное меню -> Стили -> Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль...).

Пару слов скажу и о рисунках в тексте. Задать точное положение рисунка невозможно, всё-таки Word - это текстовый процессор, а не издательская программа, однако можно проследить, чтобы привязка рисунка осуществлялась именно к тому абзацу, к которому относится рисунок (речь идёт о "плавающих" рисунках, имеющих обтекание). Привязка рисунка в режиме отображения всех знаков выглядит как чёрный якорь возле абзаца. Его можно взять мышкой и перетащить в нужное место. Однако помните, что если абзац с привязкой переместится на следующую страницу, то следом "перепрыгнет" и привязанный рисунок. Если рисунок не имеет обтекания, но зато имеет подпись, нужно проследить, чтобы подпись не отрывалась от рисунка: для абзаца, в котором располагается рисунок, установить галочку "Не отрывать от следующего" (диалоговое окно "Абзац", вкладка "Положение на странице". Как вызвать диалоговое окно "Абзац", мы рассматривали на шаге 3).

8. Оформляем колонтитулы и номера страниц

Самая трудоёмкая работа уже сделана, осталось несколько штрихов. Давайте создадим колонтитулы (надписи над или под текстом, помещаемые на нескольких или на всех страницах документа). Номер страницы - это по сути такой же колонтитул, только содержащий цифры. Идём в меню "Вставка", раздел "Колонтитулы" и выбираем нужную кнопку со стрелкой: "Верхний колонтитул", "Нижний колонтитул" или "Номер страницы". Не поленитесь просмореть весь открывшийся список (с помощью полосы прокрутки с правой стороны списка), Вам будет предоставлено на выбор огромное количество вариантов оформления. Кроме того, с помощью команд этого же списка Вы можете изменить, удалить или создать свой собственный колонтитул на основании выделенного фрагмента. Если выбрана команда "Изменить колонтитул", открывается панель инструментов "Конструктор колонтитулов", и в нём уже можно указать (поставить нужную галочку), будет ли на первой странице особый колонтитул, будут ли различаться колонтитулы чётных и нечётных страниц, можно задать расстояние до края страницы и до текста, а также вставить рисунок, клип, дату и время или что-то ещё. Вводим нужный текст верхнего или нижнего колонтитула, например, название произведения и имя автора, выбираем расположение номеров страниц. Вуаля - всё готово! Чтобы перейти к редактированию текста, нужно дважды щёлкнуть на нём.

9. Проверяем структуру документа.

Проще всего проверить её по схеме документа, которая включается на вкладке "Вид".

Удостоверяемся, что все заголовки отображаются как положено. Обратите внимание, если у Вас заголовки занимают две строки, например, так:

ГЛАВА 1

Подкрепление: лучше, чем вознаграждение

то для корректного отображения номеров и названий глав в будущем оглавлении после строки "Глава 1" знак абзаца (вставляемый клавишей Enter) необходимо заменить на перенос строки (Shift + Enter).

Приступаем к созданию оглавления.

10. Составляем оглавление, список иллюстраций, предметный указатель, список литературы

Оглавление составляется автоматически на основании стилей или уровня текста. Также есть возможность заполнить его вручную. Вкладка "Ссылки" —› раздел "Оглавление" —› кнопка с треугольной стрелочкой вниз "Оглавление" —› команда "Оглавление...". В открывшемся окне можно выбрать один из уже определённых форматов (Из шаблона, Классический, Изысканный и т.д.); вид заполнителя между текстом и номером страниц (точки, дефисы, сплошная черта, пустота); количество уровней, включаемых в оглавление; кнопки "Параметры..." и "Изменить..." дают возможность настроить вид оглавления именно так, как Вам нужно. Уже вставленное оглавление можно обновлять как целиком, так и только номера страниц: правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, выберите команду "Обновить поле" и выберите нужный вариант.

Список иллюстраций создаётся на основании названий рисунков. Чтобы добавить название, выделите рисунок, для которого нужно вставить подпись, и на вкладке "Ссылки" в разделе "Названия" нажмите кнопку "Вставить название". В окошечке с голубым текстом "Рисунок 1" дописываем название рисунка, выбираем место расположения подписи: сверху или снизу рисунка и нажимаем ОК. Если Вы желаете, чтобы слово "рисунок" не отображалось, поставьте галочку "Исключить подпись из названия". Точно так же вставляют названия таблиц. Когда у всех иллюстраций есть подписи, создать список иллюстраций - дело пары секунд. Поставьте курсор в то место, где должен быть список иллюстраций, и нажмите кнопку "Список иллюстраций" на вкладке "Ссылки" в разделе "Названия".

Если в Вашем тексте есть, к примеру, масса терминов, которые Вы хотели бы вынести в конец документа, расставить по алфавиту и указать номера страниц, на которых встречается данный термин, то Word предоставляет замечательную возможность автоматического создания такого трудоёмкого списка, и называется он предметный указатель . Для его создания необходимо пометить в тексте каждое слово, которое должно быть включено в указатель: выделите нужный термин и на вкладке "Ссылки" в разделе "Предметный указатель" нажмите кнопку "Пометить элемент" и в открывшемся окне "ОК". После помечаемого слова Word вставит код вида {ХЕ "..."} . Этот код виден только в режиме отображения всех знаков и на печать не выводится. После того, как все нужные слова помечены, можно приступить к созданию собственно предметного указателя.

Ставим курсор в нужное место, нажимаем кнопку "Предметный указатель", помеченную на рисунке выше красненьким прямоугольничком, выбираем нужные настройки и жмём "ОК".

Список литературы создаётся аналогично предыдущим. На вкладке "Ссылки" —› раздел "Ссылки и списки литературы" в окошке "Стиль" выбираем строку "ГОСТ - сортировка по именам", которая соответствует библиографическим стандартам оформления списков литературы. Ставим курсор после цитируемого в тексте источника. Выбираем вкладку "Ссылки" —› "Ссылки и списки литературы" —› "Вставить ссылку" —› "Добавить новый источник...". Заполняем предложенные поля, жмём "ОК". В скобках Word подставляет фамилию автора и год издания книги. После того, как все источники указаны, идём в то место, где должен стоять список литературы, на вкладке "Ссылки" —› "Ссылки и списки литературы" —› кнопка "Списки литературы", и из предложенных вариантов выбираем нужный.

Сноски (примечания в самом низу страницы) вставляются кнопкой "Вставить сноску" из раздела "Сноски". Поставьте курсор после слова, к которому делается сноска, нажмите кнопку "Вставить сноску" и введите текст сноски. Концевые сноски отличаются только тем, что вставляются в конце документа (кнопка "Вставить концевую сноску").

До сих пор все статьи цикла "Офисные правила" мы посвящали работе с текстом, графикой, таблицами на экране монитора. К сожалению, многие пользователи забывают о том, что документ на экране монитора не всегда выглядит так, как на листе бумаги. На экране можно не обращать внимание на размер шрифта, регулируя размер букв масштабом, не использовать поля, не нумеровать страницы (ведь номер страницы отображается в строке состояния). Однако, если документ посылается на печать, все эти нюансы становятся очень важными. Если у документа нет полей или их размер меньше, чем требуется, принтер откажется печатать. Если не проставлены номера страниц, можно потратить много времени на то, чтобы разложить листы по порядку. Таких проблем может быть очень много, если только не позаботиться о подобных мелочах заранее, еще до того, как документ будет выведен на печать. Поэтому сегодня мы обратим внимание на некоторые настройки, которые стоит иметь в виду, прежде чем распечатывать документ.

Для начала разберемся с бумагой. На какой бумаге вы собираетесь распечатывать? Если это обычный размер А4, проблем возникнуть не должно, однако, если формат бумаги нестандартный, то, возможно, потребуется изменить некоторые настройки.

Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную (рис.1). Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. В этом случае перед печатью в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) на закладке Поля (Margins) измените положение страницы в рамке Ориентация (Orientation). Ниже вы увидите, как будет выглядеть документ. Если нужно изменить ориентацию бумаги не всего документа, а лишь его части, перед тем, как вызвать окно Параметры страницы (Page Setup), установите курсор на том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить ориентацию. Теперь вызовите окно Параметры страницы (Page Setup) и в группе настроек Образец (Preview) выберите строку Применить до конца документа (Apply to this point forward). В том же окне с настройками можно выбрать размер бумаги (Paper), на которой будет производиться печать. Как правило, печатают на листах стандартного размера - А4, А3, А5 и пр., однако, если размер бумаги нестандартный, длину и ширину необходимо задать вручную в соответствующих окошках.

Если нужно изменить размер бумаги не всего документа, а лишь его части, перед тем, как вызвать окно Параметры страницы (Page Setup), установите курсор на том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить размер. Теперь вызовите окно Параметры страницы (Page Setup), перейдите на закладку Размер бумаги (Paper) и в группе настроек Образец (Preview) выберите строку Применить до конца документа (Apply to this point forward). Перед распечаткой документа обратите внимание на размер шрифта. Однако многое будет зависеть и от того, как вы подготовите документ к печати. Обратим ваше внимание на некоторые особенности.
На экране шрифт может казаться большим, ведь многие пользователи специально ставят масштаб побольше. На печати же он может оказаться слишком мелким.

Подумайте также о полях документа. Поля документа - это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Размер полей можно изменять вручную, при помощи вертикальной и горизонтальной линеек, а также в окне Параметры страницы (Page Setup). Их цифровые значения можно ввести на закладке Поля (Margins). Обычно их размер устанавливается в пределах от одного до трех сантиметров. При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. Microsoft Word дает возможность автоматической нумерации строк. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup) и перейдите на закладку Источник бумаги (Layout), после чего нажмите на кнопку Нумерация строк (Line Numbering). В диалоговом окне Нумерация строк (Line Numbers) поставьте галочку напротив строки Добавить нумерацию строк (Add Line Numbering). Укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию в поле Начать с (Start At) и номера каких строк будут выводиться на печать в поле Шаг (Count By). Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, через 5). В группе настроек Нумерация (Num-bering) нужно выбрать тип нумерации. Она может быть непрерывной на протяжении всего документа (Continuous), начинаться с нового раздела (Restart Each Section) или с новой страницы (Restart Each Page).

То, как будет выглядеть документ перед печатью, можно увидеть, перейдя в режим разметки страницы (Print Layout) или же в режим предварительного просмотра перед печатью. Для просмотра документа перед печатью в Microsoft Word встроена функция Предварительного просмотра (Print Preview). В режиме Предварительного просмотра пользователь может видеть на экране одну или несколько страниц документа полностью. Такой режим помогает определить, как будет выглядеть документ на печати. Он особенно пригодится, если в документе присутствуют графические объекты, другие внедренные объекты, поля и пр. Для перехода в этот режим воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная или комбинацией клавиш CTRL+F2. В режиме Предварительного просмотра вместо стандартных панелей инструментов появляется панель предварительного просмотра. С ее помощью можно изменять количество отображаемых страниц, устанавливать или убирать линейки вертикальной и горизонтальной прокрутки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, на панели предварительного просмотра находится кнопка Сократить на страницу (Shrink to Fit). Если в процессе просмотра окажется, что какие-нибудь две-три строчки вылезли на отдельную страницу, воспользуйтесь этой кнопкой. Программа внесет некоторые коррективы в форматирование, которые для глаза будут почти незаметны (например, немного уменьшит шрифт), а смотреться документ при этом будет более эстетично.

Когда документ будет полностью подготовлен к печати, обратимся к настройкам принтера. Для вызова диалогового окна Печать (Print) выполните команду Файл > Печать (File > Print) либо воспользуйтесь комбинацией горячих клавиш CTRL+P, после чего в появившемся диалоговом окне выберите принтер (рис.2). Если необходимо задать настройки принтера, не пользуйтесь кнопкой Печать (Print) на панели инструментов Стандартная. При нажатии на кнопку диалоговое окно Печать (Print) не появится, а документ сразу же начнет распечатываться.
Если требуемый принтер отсутствует в списке Имя (Name), необходимо установить для него драйвер. Для этого выполните обычную процедуру Windows по инсталляции (для разных версий она может отличаться).
Для каждого принтера можно установить параметры печати. Для этого воспользуйтесь кнопкой Свойства (Properties). Каждое устройство имеет свои параметры для установки. Обычно тут можно указать способ подачи, ориентацию и размер бумаги, графический режим и пр. Кроме выбора устройства для печати, в окне Печать (Print) задаются такие параметры, как номера страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы, только текущую, выделенный фрагмент или указать номера страниц, которые необходимо напечатать.

Номера страниц для печати разделяются символами "," (для непоследовательных страниц) и "-" (для последовательных страниц). Также в окне Печать (Print) можно указать число копий, которое необходимо распечатать. Число задается вручную. Если отмечена галочка Разобрать по копиям (Collate), принтер будет печатать комплекты документов. Следующий параметр - Масштаб. В этой группе настроек указывается число страниц документа, которые необходимо распечатать на одном листе. Это число может быть от одного до 16. При этом страницы уменьшаются до соответствующих размеров. Эту опцию можно использовать для того, чтобы посмотреть, как будет согласовываться несколько страниц большого документа. Указав диапазон страниц, выводимых на печать, можно напечатать все страницы, а также только четные или только нечетные.
Если документ достаточно велик, а распечатать необходимо лишь его небольшую часть, можно указать это в настройках печати. Для того, чтобы напечатать часть документа, выделите требуемый фрагмент, откройте диалоговое окно Печать (Print) и в группе настроек Страницы (Pages) отметьте строчку Выделенный фрагмент (Selection).
В нижней части диалогового окна Печать (Print) находится кнопка Параметры (Options). Она дает доступ к диалоговому окну Печать (Print), в котором устанавливаются некоторые дополнительные параметры. Диалоговое окно Печать (Print) с дополнительными настройками печати можно также вызвать, выполнив команду Сервис > Параметры (Tools > Options) и перейдя на закладку Печать (Print). В группе настроек Режим (Printing Options) можно установить автоматическое преобразование документов, отформатированных для стандарта А4, в стандарт Letter. Последний применяется в США. Если установлена галочка Черновой (Draft Output), печать будет проводиться быстрее, однако при этом будут утеряны некоторые элементы форматирования, а при включенной опции Фоновая печать (Background Printing) печать документа будет производиться медленнее, однако при этом пользователь сможет работать с другими файлами (рис.3).

В группе настроек Печатать (Include With documents) можно задать печать некоторых элементов управления документа: примечаний, скрытого текста, кодов полей, сведений о документе (на отдельной странице в конце документа). В диалоговом окне Печать (Print) также можно указать способ подачи бумаги. Обычно выставляется режим Использовать настройки принтера (Use printer settings). Некоторые параметры печати можно задать одновременно и в окне настроек принтера, и в диалоговых окнах Параметры страницы (Page Setup) и Печать (Print). Если для одних и тех же параметров введены разные значения, приоритет будут иметь те, которые введены в диалоговых окнах Microsoft Word.
И напоследок несколько рекомендаций относительно возможных проблем, возникающих при печати. Если вместо графических объектов печатаются пустые рамки, проверьте, установлена ли галочка Графические объекты (Drawing Objects) в диалоговом окне Печать (Print) (Сервис > Параметры (Tools > Options) > закладка Печать (Print)). Для печати графических объектов галочка должна быть установлена. Если вместо графических объектов печатаются коды полей, проверьте, установлена ли галочка Коды полей (Field Codes) в диалоговом окне Печать (Print) (Сервис > Параметры (Tools > Options) > закладка Печать (Print)). Для печати графических объектов галочка должна быть снята. Если шрифты выглядят по-разному на экране и на печати, проверьте, используете ли вы шрифты True Type. Только эти шрифты выглядят одинаково и на экране, и на листе. Проверить, является ли используемый вами шрифт шрифтом True Type, можно проделав следующие действия. Раскройте список Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование (Formatting). Возле шрифтов True Type будет отображаться значок с изображением двух букв Т.

Посмотреть, является ли выбранный вами шрифт шрифтом True Type, можно также выполнив команду Формат > Шрифт (Format > Font) и выбрав нужный шрифт из списка. В нижней части окна появится его описание. Если вы используете экранные шрифты, которые не являются шрифтами True Type, попытайтесь подобрать наиболее подходящий шрифт принтера.
Теперь, когда вы знаете эти мелкие хитрости, можно приступить к печати. Надеемся, проблем у вас не будет!

Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,