5. Práce s AIS POS
Práce na vytvoření POP se skládá z následujících procesů:
tvorba referenčních dat
příjem referenčních údajů od konsolidující organizace
vedení seznamu podřízených organizací
předávání referenčních údajů podřízeným organizacím
vytvoření vlastní prognózy nákupu
sběr prognóz od podřízených organizací
vytvoření konsolidované prognózy nákupu
převod konsolidované prognózy na konsolidující organizaci
Zpočátku AIS POS neobsahuje žádné referenční knihy ani elektronické dokumenty. Jsou doručovány z konsolidující organizace na magnetických médiích nebo e-mailem ve formě souborů „NSI_xxx.XML“, kde xxx je název vaší organizace.
Než začnete generovat další prognózu nákupu, musíte do systému naimportovat kmenová data, k tomu postupujte podle následující sekvence kroků.
Ve fázi instalace AIS POZ byl vytvořen adresář C:\Program Files\POZ\Forecast \Import
Pokud obdržíte kmenová data na magnetickém médiu, zkopírujte soubor „NSI_xxx.XML“ do adresáře C:\Program Files\POZ\Forecast\Import.
Pokud referenční data dorazí e-mailem, rozbalte archiv připojený k dopisu a uložte soubor referenčních dat do adresáře C:\Program Files\POZ\Forecast\Import.
Pokud je povolen automatický příjem zpráv, systém kontroluje příchozí zprávy v pravidelných intervalech nastavených v nastavení Transportního modulu. Pokud systém najde ve frontě zpráv příchozí zpráva, poté systém automaticky zkopíruje a rozbalí data do adresáře určeného v nastavení (standardně C:\Program Files\POZ\Forecast\Import).
Poznámka: Adresáře C:\Program Files\POZ\Forecast \Import a C:\Program Files\POZ\Forecast \Export se vytvoří automaticky při instalaci programu. Chcete-li změnit cestu k adresáři, musíte kliknout na tlačítko vedle položek nastavení na kartě „Transport“, „Cesta k odeslání“ nebo „Cesta k příjmu“ a vybrat novou cestu k adresáři.
Vykonat Hlavní menu: Předpověď/Získání referenčních dat. Umístěte kurzor na soubor kmenových dat. Klepněte na tlačítko OTEVŘENO.
Systém vydá následující varování:
„Obdrželi jste referenční data z „Název konsolidující organizace“ pro „Název vaší organizace“. Pozornost! Při opětovném stahování referenčních dat může dojít ke ztrátě předchozích dat! Stažení?"
Ještě jednou pečlivě zkontrolujte, zda je soubor vybrán správně, a klikněte na tlačítko „Ano“.
Pozornost! Pokud do systému znovu naimportujete soubor kmenových dat, který již byl použit pro generování prognózy, pak všechna data, která jste do této prognózy zadali: seznam podřízených organizací v adresáři „Kategorie a příjemci“, vaše vlastní prognóza a předpovědi podřízených organizací budou zničeny!
Pozornost! Načítání referenčních dat může trvat značně dlouho. Doba trvání této operace závisí na rychlosti vašeho počítače.
Po úspěšném stažení dat:
v terénu "Aktuální předpověď" měl by se objevit název prognózy nákupu
všechny ostatní adresáře: "Druhy produktů", " Jednotky", "Konverzní faktory", "Dokumentace" a další referenční knihy podílející se na distribuci, pro nově vygenerovanou předpověď je nutné vyplnit.
5.1.Filtrování předpovědních dat
AIS POS poskytuje možnost filtrovat předpovědní data pro urychlení vyhledávání, zadávání a prohlížení potřebných informací. V tomto případě musíte přejít na kartu „Prognóza“. Systém umožňuje filtrovat data dvěma způsoby:
Obrázek 14
Obrázek 15
V obou případech systém umožňuje vybrat pouze ty údaje, které splňují zadané podmínky (např. Pouze řádky s komentářem - ve formuláři obrazovky se zobrazí pouze řádky s vyplněným polem „Komentář“).
5.2.Vyhledávání dat
Systém umožňuje rychle najít a přejít na požadovanou předpovědní linii. Chcete-li to provést, musíte zadat kód nebo název produktu do pole „Vyhledat“ a kliknout na tlačítko „Vyhledat“ (viz obrázek 16).
Obrázek 16
5.3.Vedení seznamu podřízených organizací
5.3.1 Přidání podřízené organizace do adresáře
Chcete-li do adresáře přidat novou podřízenou organizaci, postupujte takto:
Přejít na záložku "Adresáře" a vyberte adresář jako aktuální adresář "Kategorie a příjemci".
Po obdržení referenčních dat je v tomto adresáři jeden prvek – vaše organizace.
Označte svou organizaci kurzorem v levé části obrazovky a klikněte pravým tlačítkem nebo klikněte na tlačítko na panelu nástrojů:
"Přidat prvek"(Viz obrázek 17).
Obrázek 17
Zobrazí se okno Příjemce rozpočtu.
Do pole „Název“ (viz obrázek 18) uveďte název podřízené organizace a do pole „E-mail“ její e-mailovou adresu (pokud je k dispozici). Klepněte na tlačítko "OK".
Obrázek 18
Nová podřízená organizace se objeví v tabulce na pravé straně obrazovky. V případě potřeby jej lze upravit nebo smazat.
V případě potřeby můžete přesunout prvek adresáře přes seznam prvků. Chcete-li to provést, vyberte kurzorem prvek adresáře a pomocí tlačítek a jej přesuňte na požadované místo.
Obdobným způsobem byste měli nastavit e-mail vaší organizace.
Stejným způsobem můžete vytvořit kategorii příjemců (řádek „Přidat skupinu“).
Více podrobností o práci s referenčními knihami lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.3.2Úprava dat organizace
Chcete-li upravit název a/nebo „E-mail“ podřízené organizace v adresáři, postupujte takto.
Označte požadovanou organizaci kurzorem v pravé části obrazovky adresáře a vyvolejte vyskakovací nabídku (obrázek 19) pomocí pravé tlačítko myši.
Obrázek 19
Z rozbalovací nabídky vyberte řádek "Upravit".
V okně „Příjemce rozpočtu“, které se otevře, zadejte nové údaje a klikněte na tlačítko "OK".(Viz obrázek 18)
Informace o podřízené organizaci budou změněny.
5.4 Předávání referenčních údajů podřízeným organizacím
Regulační referenční informace (RNI) jsou předávány podřízené organizaci ve formě souboru „RNI_name of subordinated organization.xml“ na magnetickém médiu (disketa, CD, ZIP) nebo e-mailem.
Nejprve je třeba provést příslušná nastavení systému. ( Viz bod 4 tento návod).
Chcete-li vygenerovat soubory kmenových dat pro odeslání do podřízených organizací, proveďte následující.
Na panelu „Forecast Panel“ v poli "Aktuální předpověď" nainstalovat ten Předpověď, referenční data, pro která chcete exportovat.
Vykonat
« Posun» A « Ctrl» a stiskněte tlačítko "OK".(Viz obrázek 20) Program exportuje kmenová data do souboru kmenových dat_jméno_příjemce.xml, do adresáře zadaného v nastavení systému. ( Viz bod 4 tento návod).
Odesílání dat na magnetická média
Obrázek 20
Ujistěte se, že všechny soubory k odeslání mají správná jména a jsou umístěny ve správném adresáři.
Nahrajte soubory na magnetická média a zajistěte jejich doručení příslušným organizacím.
Ujistěte se, že pole "Aktuální předpověď" na „Panelu předpovědi“ nastaveno na Předpověď, referenční data, pro která chcete exportovat.
Vykonat Hlavní menu: Prognóza/Odeslat kmenová data. Program otevře okno „Vybrat příjemce“ se seznamem vašich podřízených organizací.
Označte jednoho nebo více příjemců pomocí kláves « Posun» A « Ctrl» a stiskněte tlačítko "OK". Program otevře okno „Uložit jako“ se seznamem souborů připravených k odeslání.
Pokud používáte aplikaci Microsoft Office Outlook, systém zobrazí varování aplikace Microsoft Office Outlook, že se program pokouší odeslat zprávu vaším jménem, označí příjemce zprávy a předmět zprávy a požádá o potvrzení odeslání zprávy. Odeslání zprávy potvrďte kliknutím na tlačítko „Odeslat“.
Zasílání dat emailem
Pozornost! Při odesílání kmenových dat e-mailem může uživatel zadat zprávu připojenou k e-mailu (například: Odesláno do kmenových dat pro vytvoření prognózy nákupů produktů na rok 2007).
Systém zobrazí odesílací protokol, který bude indikovat způsob odeslání - „E-mail“. Pokud bylo odeslání dat úspěšné, pak v záložce Výsledek. Bude uvedenože odesílání vybraným příjemcům "úspěšně dokončeno." Pokud se při odesílání vyskytnou problémy, zobrazí se odpovídající zprávy. Klepněte na tlačítko "Zavřít" a "OK".
Pozornost! Doručování pošty příjemcům je zajištěno Microsoft míní Outlook popř Microsoft Outlook Vyjádřit. Mohou nastat situace, kdy pošta nebude příjemci doručena, například pokud je adresa příjemce zadána nesprávně, pokud e-mail nefunguje správně atd. Po odeslání dat emailem se prosím ujistěte systém Microsoft Outlook nebo Microsoft Outlook Express byly vytvořeny dopisy s referenčními datovými soubory a zaslány na příslušné adresy.
Přihlaste se do systému pro odesílání e-mailů, který používáte, a ujistěte se, že jsou dopisy generovány a odesílány všem vybraným příjemcům.
Například v systému Microsoft Outlook, musí být vygenerovány dopisy, v každém z nich je adresa vaší organizace uvedena jako odchozí adresa a adresa odpovídající organizace je uvedena jako adresa příjemce. Všechna tato písmena budou mít stejný předmět: „AIS POS data“. Každý dopis bude obsahovat přiložený archivní soubor s názvem „RSI_ „Jméno příjemce“.zip“:
Obrázek 21
Znovu zkontrolujte, zda byly adresy příjemců zadány správně.
Pokud používáte programy E-mailem, na rozdíl od výše uvedeného se doporučuje vybrat v nastavení systému způsob přenosu informací pomocí „souboru“. Uložte kmenová data do adresáře (standardně C:\Programm Files\POZ\Forecas\Import), poté můžete uložený soubor odeslat e-mailem. V programu, který používáte, vytvořte nový e-mailem, přiložte k němu uložený soubor a odešlete jej na požadovanou adresu.
Vykonat Hlavní menu: Předpověď/Pustografka. Program otevře okno „Parametry pro prázdný tisk“ (viz obrázek 22).
Vyberte typy produktů, které je třeba zahrnout do prognózy
Z rozevíracího seznamu vyberte formát zprávy.
Zasílání kmenových dat pomocí papíru ve formě tištěného prázdného formuláře pro zadávání prognózních dat pro všechny typy produktů.
Obrázek 22
Klepněte na tlačítko "Ukázat" pro zobrazení připraveného polotovaru. Můžete jej procházet, prohlížet v různých měřítcích a tisknout.
Chcete-li vytisknout prázdné písmeno, klikněte na ikonu „Tisk“ na panelu nástrojů.
Zorganizujte převod tištěné formuláře podřízeným organizacím.
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.5 Vytvoření vlastní prognózy nákupu
Předpokládané objemy nákupů jsou v systému uvedeny v peněžních a fyzických měrných jednotkách pro jednotlivé typy produktů za minulé, aktuální a prognózované roky.
Formovat Předpověď organizace, proveďte následující posloupnost kroků.
Pozornost! Pokud je vybrána „Souhrnná předpověď“, nemůžete do okna prognózy zadávat data, protože v tomto případě budou při generování Souhrnné prognózy zadaná data ztracena.
Vyberte ze seznamu "Typy produktů" v levé části obrazovky podskupina, pro jejíž prvky musíte zadat data Předpověď. Prvky této podskupiny se objeví na obrazovce v pravé části obrazovky a jsou určeny k prohlížení, zadávání nebo úpravě dat soukromých prognóz. Pravý horní formulář obrazovky je určen k zobrazení dat prognózy soukromé prognózy, formulář obrazovky vpravo dole je určen k vyplnění dat prognózy soukromé prognózy.
Obrázek 23
V pravé horní části formuláře obrazovky vyberte typ produktu, pro který chcete zadat data prognózy.
V pravé dolní části obrazovky zadejte údaje v hodnotovém a fyzickém vyjádření za minulé, současné a prognózované roky pro vybraný typ produktu. V tomto případě se údaje za prognózovaný rok (podle typu produktu) zadají do sloupců podle metod zdůvodnění (standardní, indexace, plán, vzorec, jiné) a poté se tyto částky automaticky promítnou do sloupce „Celkem“.
Při vyplnění jednoho z indikátorů („Částka“ nebo „Množství“) se zbývající nevyplněný indikátor zbarví modře (tj. označuje povinné pole. Viz obrázek 24).
Obrázek 24
Obrázek 25
Zadejte data prognózy pro řádek „Jiné“ v pravé dolní části formuláře obrazovky.
Pole „Cena“ v pravé dolní části obrazovky bude vypočítáno automaticky.
Pro data prognózy musíte do příslušných polí zadat zdůvodnění, komentář a vybrat způsob odůvodnění (viz Obrázek 23).
Pozornost! V pravé dolní části obrazovky pro typy produktů program zobrazuje údaje o povolených odchylkách ceny (viz obrázek 23).
Pokud cena získaná zadáním nákladových a přirozených ukazatelů nespadá do cenového rozpětí, rozsvítí se červená barva.
Všechny indikátory prognózy lze kdykoli upravit. Chcete-li opravit nesprávná data, dvakrát klikněte kurzorem na upravované pole a změňte jeho hodnotu.
Pozornost! Program automaticky kontroluje data při generování souhrnné prognózy a odesílání dat jiným organizacím. Program kontroluje:
Úplnost nastavení indikátorů. Pokud má například produkt přirozenou a nákladovou dimenzi, ale je zadána pouze jedna ze dvou hodnot, systém diagnostikuje chybu;
Pokud je při zadávání dat hodnota souhrnného řádku nižší než součet nákladů zahrnutých v tomto řádku typů produktů, systém diagnostikuje chybu.
Chcete-li vynutit kontrolu sestavené prognózy, spusťte Hlavní menu: Prognóza/kontrola dat. Program zkontroluje data předpovědi a na obrazovce zobrazí zprávu o výsledcích kontroly. Zprávu můžete uložit kliknutím na tlačítko v okně zobrazení zprávy "Uložit přehled". Pokud nechcete kontrolní hlášení po zobrazení uložit, klikněte na " OK".
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.6.Přijímání prognóz nákupu od podřízených organizací
Předpovědi nákupy od podřízených organizací jsou přijímány e-mailem nebo na magnetickém médiu (disketa, CD, ZIP) ve formě souborů „Forecast_xxx.XML“, kde xxx je název podřízené organizace. Aby bylo možné importovat Předpovědi z podřízených organizací do systému proveďte následující posloupnost kroků.
Ve fázi instalace AIS POZ byl vytvořen adresář C:\Program Files\POZ\Forecast \Import
Pokud byly soubory přijaty na magnetickém médiu, zkopírujte soubory s názvy „Forecast_xxx.XML“ přijaté od podřízených organizací do adresáře C:\Program Files\POZ\Forecast\Import
Pokud byly soubory přijaty e-mailem v archivované podobě, rozbalte je a zkopírujte do adresáře C:\Program Files\POZ\Forecast\Import
Vykonat Hlavní menu: Forecast/Receiving Forecast. Podržte klávesu Shift na klávesnici počítače a vyberte potřebné soubory s názvy „Forecast_xxx.XML“ a klikněte na tlačítko "OTEVŘENO". Systém vydá varování „Dostali jsme prognózu od podřízené organizace na. Stažení?".
Znovu pečlivě zkontrolujte, zda jsou soubory vybrány správně, a stiskněte klávesu "Ano".
Pozornost! Pokud znovu importujete soubor Forecast z podřízené organizace do systému, všechny změny, které jste v této prognóze provedli, budou zničeny!
Po úspěšném stažení souborů předpovědi v záložce "Předpověď" můžete prohlížet a upravovat data Předpovědi podřízených organizací (podobně jako při práci s vlastními Předpověď, viz odstavec 5.5).
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.7 Sestavení konsolidované prognózy zadávání zakázek
Formace Souhrnná předpověď vyrobené na základě Předpovědi obdrželi od všech podřízených organizací i našich vlastních Předpověď danou organizaci. Pokud daná organizace nemá podřízené organizace, měla by být vytvořena Souhrnná předpověď pouze na základě vaší vlastní předpovědi.
Ujistěte se, že vaše vlastní Předpověď příslušné organizace je vytvořena v systému. Ujistěte se, že data od všech podřízených organizací jsou přijímána a importována do systému.
Spustit generaci Souhrnná předpověď. Chcete-li to provést, přejděte na záložku "Předpověď" a provést Hlavní menu: Prognóza/generování konsolidované prognózy.
Program automaticky zkontroluje správnost údajů v Předpovědi a poskytne informační zprávu o provedených chybách (viz obrázek 26).
Obrázek 26
Pokud jsou chyby v Souhrnná předpověď zjištěno a chcete zprávu uložit pro analýzu a oprava chyb, zmáčknout tlačítko "Uložit přehled". Pokud jsou chyby v Souhrnná předpověď nenalezen, klikněte na OK.
Proveďte opravy ve svém vlastním Předpověď A Předpovědi podřízené organizace používající operace podobné těm, které jsou popsány v článku 5.5 těchto pokynů. Po opravě chyb proveďte regeneraci.
Chcete-li zobrazit data Souhrnná předpověď v záložce "Předpověď" vybrat "Souhrnná předpověď".
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.8.Vytváření zpráv
Chcete-li vytisknout předpovědní zprávy, musíte nejprve vygenerovat souhrnnou zprávu (viz odstavec 5.77).
Hlavní menu: Zpráva/Číslo formuláře…. Program zobrazí na obrazovce okno „Parameters for the report...“ (viz Obrázek 27). Zeptejte se na všechno požadované parametry a vyberte Formulář zprávy - podle příjemců prostředků z federálního rozpočtu; podle předmětu Ruská Federace; podle obcí a stiskněte tlačítko Ukázat.
Poznámka! Při nastavování parametrů sestavy máte možnost zahrnout nebo nezahrnout do sestavy prázdné řádky. Ve výchozím nastavení nejsou prázdné řádky zahrnuty do sestavy. Do výkazu je také možné zahrnout pouze některé položky z adresáře „Typy výrobků“. Po kliknutí na tlačítko se z adresáře „Typy produktů“ vyvolá výběrový dialog s možností vícenásobného výběru. Položky produktu, které mají být zahrnuty do sestavy, můžete vybrat kliknutím levým tlačítkem myši na zaškrtávací políčko vedle odpovídajícího názvu.
Obrázek 27
Pomocí ikony „Tisk“ na panelu nástrojů můžete listovat předpovědní zprávou stránku po stránce, změnit měřítko jejího zobrazení na obrazovce a zprávu vytisknout.
Pomocí tlačítka lze sestavu exportovat do MS Excel, MS World, Acrobat Format (PDF) atd.
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
5.9 Přenos konsolidované prognózy nákupu do konsolidující organizace
Souhrnná předpověď se předává konsolidující organizaci ve formě souboru „Forecast_xxx.XML“, kde xxx je název příslušné organizace. Soubor je přenášen na magnetická média (disketa, CD, ZIP) nebo e-mailem.
Nejprve je třeba provést příslušná nastavení ( Viz bod 4 tento návod).
Před odesláním konsolidované prognózy je nutné ji vygenerovat (viz Generování konsolidované prognózy pořízení).
Pro přenos Souhrnná předpověď do konsolidující organizace proveďte následující posloupnost kroků.
Vykonat Hlavní menu: Předpověď/Odeslat předpověď.
Pokud v předpověď jsou zjištěny chyby, systém vygeneruje chybovou zprávu, zobrazí ji v okně „Odeslat předpověď“ a vydá informační zprávu (viz Obrázek 28). V tomto případě klikněte na tlačítko "Ne" v informačním okně a poté na tlačítko "Uložit přehled" v okně „Odeslat předpověď“. Program neodešle předpověď a uloží chybovou zprávu pro analýzu a opravu.
Analyzujte informace o chybě, proveďte opravy v soukromých prognózách a odešlete je znovu (předchozí krok).
Obrázek 28
Pokud program nezjistí chyby v Souhrnná předpověď před odesláním zobrazí informační zprávu (viz obrázek 29). Pokud chcete generovat souhrnnou předpověď za běhu, klikněte na tlačítko „Ano“. Pokud již ověřenou prognózu znovu generovat nechcete, klikněte na tlačítko „Ne“.
Obrázek 29
Program zavře informační okno a umožní přístup k otevřené okno"Posílám předpověď." Klepněte na tlačítko OK.
Ve fázi instalace AIS POZ byl vytvořen adresář C:\Program Files\POZ\Forecast\Export.
Ujistěte se, že je soubor Forecast pro konsolidující organizaci umístěn v adresáři C:\Program Files\POZ\Forecast\Export. Ujistěte se, že soubor, který odesíláte, má správný název.
Obrázek 30
U podřízených organizací, které nemají e-mail, by měly být soubory umístěny v adresáři C:\Program Files\POZ\Forecast\Export. Dále musíte zorganizovat kopírování souborů na magnetická média a jejich doručení (média) do konsolidující organizace.
Pro podřízené organizace, které mají e-mail, musí být vytvořen dopis a odeslán konsolidující organizaci s připojeným souborem souhrnné prognózy v systému Microsoft Outlook nebo Microsoft Outlook Express.
Více podrobností o této operaci lze nalézt v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
MINISTERSTVO HOSPODÁŘSKÉHO ROZVOJE A OBCHODU RUSKÉ FEDERACE
Automatizovaný informační systém
Tvorba konsolidované prognózy objemů nákupů
AIS POS
Rychlá uživatelská příručka
Verze "Forecast"
1. Úvod 2
2. Instalace. Aktualizace verze. Zálohování databáze. Obnova databáze. 5
3. Spusťte program 8
4. Nastavení systému 10
5. Práce s AIS POS 15
1. Úvod
Automatizovaný informační systém „Procurement Volume Forecast“ (dále jen AIS POZ) je určen k automatizaci procesu generování konsolidovaných prognóz objemu státních a komunálních nákupů.
Tato příručka obsahuje stručné pokyny pro uživatele AIS POS a také informace o instalaci a konfiguraci systému. Kompletní informace informace o systému jsou obsaženy v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
Uživatelé systému
Uživatel AIS POS musí mít následující znalosti a dovednosti:
Uživatelské dovednosti v práci s PC
Uživatelské dovednosti při práci s grafické rozhraní OS Windows
Znalost domény
Hardware AIS POS:
procesor Intel Pentium(nebo kompatibilní) s hodinová frekvence ne nižší než 200 MHz na základní desce, což zajišťuje optimální interakci zbytku technického vybavení;
RAM alespoň 32 MB;
grafický adaptér SVGA, který poskytuje 16bitové barevné zobrazení v rozlišení 1024x768;
monitor schopný zobrazovat 16bitové barvy v rozlišení 1024x768;
pevný disk s kapacitou volný prostor ne méně než 20 MB;
101 kláves nebo klávesnice kompatibilní s Windows;
Myš kompatibilní s Windows.
Systémový software
Systémový software AIS POS:
Operační systém: Windows 98 Second Edition + internet Explorer 5,5 nebo vyšší; Microsoft Windows 2000 Service Pack 4 nebo Windows XP Service Pack 1
Chcete-li využívat možnosti přenosu informací pomocí e-mailu, musíte mít předinstalovaný jeden z následujících programů:
Microsoft Outlook
nebo Microsoft Outlook Express
Automatizované procesy
Prognózy objemů státních a komunálních zakázek (POZ) tvoří organizace spravující rozpočtové prostředky, informačně sdružené do víceúrovňové sítě (viz obrázek 1) v čele s odborem strategie sociálně-ekonomických reforem (DSER) Ministerstvo hospodářského rozvoje Ruské federace. Každá organizace této struktury je informačně propojena s jednou organizací déle než vysoká úroveň(konsolidující organizace ve vztahu k uvažované organizaci) a libovolný počet organizací nižší úrovně (podřízené organizace ve vztahu k uvažované organizaci).
Počet úrovní hierarchie a počet organizací na každé úrovni v systému není omezen.
Tato instrukce je určena uživateli AIS POZ, sloužící organizaci jedné z meziúrovní sítě.
Obrázek 1
Prognóza je tvořena na základě normativní referenční informace (RNI), která zahrnuje následující adresáře (název tohoto adresáře je uveden v závorce v příloze):
Hierarchický adresář typů produktů a cenových rozpětí (Typy produktů);
Hierarchický adresář kategorií a příjemců rozpočtových prostředků (Kategorie a příjemci);
Adresář měrných jednotek (Měrné jednotky)
Konverzní faktory (Conversion factor) se používají pro stanovení koeficientů jednotek měření;
Metodika pro generování prognózy nákupu (Dokumentace). Představuje soubor dokumentů.
Adresář typů událostí odesílání a přijímání (Typy událostí odesílání a přijímání)
DSSER připraví sadu referenčních dat pro konkrétní prognózu a odešle ji rozpočtovým manažerům, kteří je následně přenesou na nižší úroveň. NSI využívají všechny organizace v rámci jedné prognózy a je její nedílnou součástí. Při vytváření další prognózy DSSER vygeneruje a zašle ji všem organizacím nový balíček NSI.
Konsolidovaná prognóza je tvořena postupným sčítáním dat z prognóz jednotlivých organizací. Organizace konečné úrovně tak eviduje vlastní předpokládané objemy nákupů ve speciální formě ve fyzickém a hodnotovém vyjádření v členění podle jednotlivých typů produktů podle adresáře „Typy produktů“ aktuální prognózy. Prognóza je následně odeslána do mateřské organizace, kde jsou její data konsolidována s vlastní prognózou této organizace a všech jejích podřízených organizací do jediné konsolidované prognózy, která je odeslána mateřské (konsolidující) organizaci.
2. Instalace. Aktualizace verze. Zálohování databáze. Obnova databáze.
2.1. Instalace aplikace
Chcete-li nainstalovat aplikaci, spusťte soubor Setup_Forecast.exe.
Systém zobrazí obrazovku Možnosti instalace(Viz obrázek 2).
Obrázek 2
Zaškrtněte políčko Vytvořte skupinu v nabídce Start->Programy, pokud chcete program přidat do seznamu programů v nabídce Start .
Zaškrtněte políčko Vytvořte ikonu rychlého spuštění pro vytvoření ikony programu v nabídce rychlého spuštění.
Zaškrtněte políčko Umístěte ikonu aplikace na plochu– vytvořit ikonu programu na ploše.
Klepněte na tlačítko zrušení
Systém zobrazí obrazovku Installation Directory (viz obrázek).
Obrázek 3
Pokud je systém nainstalován poprvé na tento počítač, zahájí se proces instalace systému.
Pokud je verze aktualizována, systém vydá varování, že ji detekoval předchozí verze(viz obrázek 4).
Pomocí tlačítka vyberte adresář na disku, kam chcete systém nainstalovat Pohled.
Klepněte na tlačítko zrušení pro zrušení instalace systému.
Klepněte na tlačítko Zadní pro návrat do předchozí fáze instalace.
Klepněte na tlačítko Nainstalujte k instalaci systému.
Obrázek 4
Klepnutím na Ano potvrďte, že budete pokračovat v instalaci aplikace. Program zahájí instalaci další verze softwaru AIS POS. Během instalace bude databáze převedena.
Klepnutím na tlačítko Ne instalaci odmítnete
Po dokončení procesu instalace systému klikněte na Zavřít. (viz obrázek)
Obrázek 5
Instalace systému je dokončena.
2.2.Kopírování databáze
K ochraně databáze AIS POS před zničením se používá postup zálohování.
Zálohování musí být provedeno v souladu s přijatými předpisy.
Postup zálohování zahrnuje každodenní provádění následujících akcí:
Najděte v adresáři, kde byl systém nainstalován (ve výchozím nastavení je to C:\ Program Soubory\ Poz\ Předpověď) databázový soubor POZ. mdb.
Zkopírujte soubor databáze do samostatné složky jako zálohu.
2.3.Obnova databáze
Chcete-li to provést, musíte zkopírovat záložní kopii souboru databáze POZ. mdb zpět do adresáře, kde je systém nainstalován (ve výchozím nastavení C:\Program Files\Poz\Forecast).
V případě zničení hlavní databáze je možné obnovit stav dat v době ručního vytvoření kopie pojištění
Chcete-li obnovit data používaná aplikací Forecast, musíte provést následující kroky:
3. Spusťte program
Program spustíte kliknutím na ikonu na ploše nebo na panelu rychlého spuštění nebo v nabídce "Start - Programy".
Po spuštění aplikace se na obrazovce zobrazí hlavní formulář určený pro práci v systému (viz obrázek 6).
Obrázek 6
V horní části se nachází Hlavní menu systému, jehož každá položka vyvolává samostatné podnabídky. Vezměte prosím na vědomí, že v názvu programu nad hlavní nabídkou je místo názvu vaší organizace uvedeno „Neznámá organizace“. Název bude přidělen programem automaticky po obdržení referenčních údajů.
Panel nástrojů pod hlavním menu obsahuje tlačítka rychlého přístupu k nejčastěji používaným příkazům.
Nachází se také na panelu nástrojů "Panel předpovědi", určený k výběru "Aktuální předpověď". Níže jsou tři záložky.
Záložka do knihy "adresáře" je určen pro vedení seznamu podřízených organizací (adresář „Kategorie a příjemci“) a prohlížení všech ostatních adresářů prognóz: Typy produktů; Jednotky; Konverzní faktory; Dokumentace.
Záložka do knihy "Předpověď" určené k rozvoji Předpověď nákup dotyčné organizace, Předpovědi podřízených organizací, jakož Souhrnná předpověď.
Záložka „Event Log“ je určena pro evidenci transakcí výměny kmenových dat. Kromě toho můžete v tomto protokolu zadávat další „události“ a zaznamenávat jejich provádění
Zobrazení hlavního formuláře lze konfigurovat kliknutím na „Zobrazit“ v hlavní nabídce. Program zobrazí seznam:
Obrázek 7
Zrušením zaškrtnutí kterékoli položky seznamu odstraníte její obrázek z obrazovky.
V případě potřeby podrobnější informace o práci každého příkazu, pravidlech pro práci s adresáři a filtry naleznete v provozních dokumentech „AIS POS. Uživatelská příručka".
Systém umožňuje vyhledávání v kartách „Adresář“, „Prognóza“ a „Protokol událostí“.
Chcete-li provést vyhledávání, musíte provést následující posloupnost akcí:
1. Pro kartu „Adresáře“:
Vyberte aktuální předpověď;
Klikněte na kartu „Adresáře“;
Vyberte adresář, který vás zajímá;
Nastavte parametry vyhledávání v „Panel vyhledávání“ (viz obrázek 6);
Klikněte na tlačítko „Hledat“ (viz obrázek 6).
V tomto případě můžete vyhledávat na kartě „Adresáře“:
Podle jména (části jména);
Podle kódu (části kódu) – pro ty klasifikátory, které kód používají.
Pozornost: Chcete-li vyhledávat podle části jména nebo části kódu, musíte zadat část požadovaného názvu nebo kódu v „Panel vyhledávání“ (bez použití dalších znaků)
2. Na kartě „Prognóza“:
Vyberte aktuální předpověď;
Klikněte na kartu „Prognóza“;
Klikněte na tlačítko „Hledat“.
V tomto případě můžete hledat na kartě „Prognóza“:
Podle názvu (části názvu) položky produktu;
Podle kódu (části kódu) položky produktu.
3. Pro kartu „Protokol událostí“:
Vyberte aktuální předpověď;
Klikněte na kartu „Protokol událostí“;
Nastavte parametry vyhledávání v „Panel vyhledávání“;
Klikněte na tlačítko „Hledat“.
V tomto případě můžete na kartě „Protokol událostí“ vyhledávat podle:
Název (část názvu) organizace.
4.Nastavení systému
Instalační program systému automaticky vytvořil dva adresáře:
Adresář C:\Program Files\POZ\Forecast\Export, kam budou umístěny soubory s kmenovými daty pro přenos do vašich podřízených organizací
Adresář C:\Program Files\POZ\Forecast\Import, kam budou umístěny soubory s daty souhrnné prognózy nákupu pro přenos do konsolidující organizace
Při konfiguraci systému postupujte podle následujících kroků.
V hlavní nabídce vyberte „Soubor“, v rozevírací nabídce klikněte na „Nastavení“; program zobrazí okno „Nastavení“, ve kterém se otevře karta „Obecné“ (viz obrázek 8).
Postavení 8
V tomto okně musíte provést počáteční nastavení:
Povolte nebo deaktivujte zaškrtávací políčko „Automatický přepočet dat prognózy“. Toto „zaškrtnutí“ je zodpovědné za přepočítání dat prognózy, když jsou v nich provedeny změny nebo doplňky. Když je zaškrtávací políčko zaškrtnuto, tlačítko přepočítání částek na panelu nástrojů formuláře bude neaktivní. (Viz obrázek 9)
Obrázek 9
Povolte nebo zakažte zaškrtávací políčko „Povolit záznam protokolu transakcí“, které vám umožní uchovávat historii operací provedených v systému s možností exportu do „jednoduchého formátu“ (csv a/nebo txt)
Nastavte „Formát dat ve formulářích hlášení“, tzn. vyberte stupeň zaokrouhlení.
V hlavní nabídce vyberte položku „Soubor“, v rozbalovací nabídce klikněte na položku „Nastavení“; program zobrazí okno „Nastavení“, ve kterém klikněte na záložku „Doprava“ (viz obrázek 10).
Program zobrazí okno Transport.
Obrázek 10
Vyberte metodu přenosu dat a klikněte na tlačítko Vlastnosti(tlačítko „Vlastnosti“ otevře okno pro další nastavení pro vybraný dopravní systém, kromě „Soubor“).
Způsob odeslání "Soubor"
Pokud jste zvolili způsob dopravy Soubor, pak při odesílání dat budou exportována do hlavního souboru data_recipient_name.xml. do adresáře zadaného v nastavení systému. Změňte cestu k adresáři, do kterého je exportován nebo pro něj určen importovat data, možná v okně Záložka Nastavení / Doprava v polích „Cesta k odeslání“ a „Cesta k přijetí“.
Způsob odeslání "E-mail"
Pokud jste zvolili způsob dopravy E-mailem nebo E-mailem (SMTP/ POP3) , následně při exportu budou data automaticky odeslána vybraným příjemcům emailem a data potřebná k importu budou odeslána na emailovou adresu příjemce (nezapomeňte nejprve zadat do systému emailová adresa odesílatel a příjemci).
E-mailem Klikněte na tlačítko Vlastnosti poté, co jste předtím umístili kurzor na položku „ E-mailem".
V okně, které se objeví (viz obrázek 11), zaškrtněte políčko „Povolit příjem zpráv“, pokud chcete automaticky přijímat zprávy od jiných organizací, které se účastní procesu. výměna dat a nahrajte přijaté informace do systému.
Tím se zpřístupní pole „Doba dotazování fronty příchozích zpráv“. Do pole „Doba dotazování fronty příchozích zpráv“ zadejte časový interval v sekundách. Zadaný časový interval bude odpovídat frekvenci, s jakou bude systém kontrolovat přítomnost příchozích elektronických zpráv (obsahujících kmenová data, data prognózy, informační zprávy, komentáře atd.) určené pro aktuální organizaci a načíst přijatá data do programu.
Obrázek 11
Klepněte na tlačítko OK.
Způsob odeslání „E-mail (SMTP/ POP3)"
Pozornost! Pokud není možné používat aplikaceMicrosoft Kancelář Výhledneustále se doporučuje používat protokol (SMTP/ POP3).
Konfigurace transportního modulu E-mailem (SMTP/ POP3) Klikněte na tlačítko Vlastnosti poté, co jste předtím umístili kurzor na položku „ E-mailem (SMTP/ POP3)".
Nastavení SMTP/POP3 pro příjem/odesílání zpráv je vysvětleno v následujícím příkladu. Předpokládejme, že doména uživatele je registrovaná a funkční.
Předpokládejme, že při registraci uživatel obdržel následující údaje:
USERNAME: e_rodina
HESLO: tajný klíč
E-mailová adresa: e_rodina@
Nastavení pro SMTP/POP3
Server příchozích zpráv (POP3):
Server odchozích zpráv (SMTP):
Účet doručené pošty: e_rodina
Účet pro odchozí zprávy: e_rodina@
Heslo: tajný klíč
Zaškrtněte políčko „Zapamatovat heslo“, aby si systém heslo zapamatoval.
V okně, které se objeví (viz obrázek 12) na záložce Odchozí zprávy zadejte název serveru odchozích zpráv (SMTP), zaškrtněte políčko „Ověření uživatele“, pokud potřebujete při odesílání zpráv ověřit účet a heslo. Po zaškrtnutí políčka se zpřístupní pole „Účet“ a „Heslo“. Do polí zadejte požadované informace (pokud je nemůžete zadat, použijte pomoc správce systému).
Obrázek 12
Na záložce Příchozí zprávy(viz obrázek 13) zaškrtněte políčko „Povolit příjem zpráv“, pokud chcete automaticky přijímat zprávy od jiných organizací účastnících se procesu výměny dat a načítat přijaté informace do systému (podobně jako nastavení transportního modulu MAPI, viz výše ).
Zadejte název serveru příchozích zpráv (POP3), název účet a heslo
MINISTERSTVO HOSPODÁŘSKÉHO ROZVOJE A OBCHODU RUSKÉ FEDERACE
Automatizovaný Informační systém
Tvorba konsolidované prognózy objemů nákupů
AIS POS
Rychlá uživatelská příručka
Verze "Forecast"
2. Instalace. Aktualizace verze. Záloha Databáze. Obnova databáze. 5
3. Spusťte program 8
4. Nastavení systému 10
5. Práce s AIS POS 15
1. Úvod
Automatizovaný informační systém „Procurement Volume Forecast“ (dále jen AIS POZ) je určen k automatizaci procesu generování konsolidovaných prognóz objemu státních a komunálních nákupů.Tato příručka obsahuje stručné pokyny pro uživatele AIS POS a také informace o instalaci a konfiguraci systému. Kompletní informace o systému jsou obsaženy v provozních dokumentech „AIS POS. Administrátorská příručka“ a „AIS POS. Uživatelská příručka".
Uživatelé systému
Uživatel AIS POS musí mít následující znalosti a dovednosti:
Uživatelské dovednosti v práci s PC
Uživatelské dovednosti v práci s grafickým rozhraním OS Windows
Znalost domény
Hardware AIS POS:
procesor Intel Pentium (nebo kompatibilní) s taktovací frekvencí alespoň 200 MHz na základní desce, která zajišťuje optimální interakci zbytku technického vybavení;
RAM alespoň 32 MB;
grafický adaptér SVGA, který poskytuje 16bitové barevné zobrazení v rozlišení 1024x768;
monitor schopný zobrazovat 16bitové barvy v rozlišení 1024x768;
pevný disk s alespoň 20 MB volného místa;
CD ROM;
101 kláves nebo klávesnice kompatibilní s Windows;
Myš kompatibilní s Windows.
Systémový software AIS POS:
operační systém: Windows 98 Druhé vydání + Internet Explorer 5.5 nebo vyšší; Microsoft Windows 2000 Service Pack 4 nebo Windows XP Service Pack 1
Chcete-li využívat možnosti přenosu informací pomocí e-mailu, musíte mít předinstalovaný jeden z následujících programů:
Microsoft Outlook
nebo Microsoft Outlook Express
Prognózy objemů státních a komunálních zakázek (POZ) tvoří organizace spravující rozpočtové prostředky, informačně sdružené do víceúrovňové sítě (viz obrázek 1) v čele s odborem strategie sociálně-ekonomických reforem (DSER) Ministerstvo hospodářského rozvoje Ruské federace. Každá organizace této struktury je informačně propojena s jednou organizací vyšší úrovně (konsolidační organizace ve vztahu k uvažované organizaci) a libovolným počtem organizací nižší úrovně (organizace podřízené ve vztahu k dané organizaci).
Počet úrovní hierarchie a počet organizací na každé úrovni v systému není omezen.
Tato instrukce je určena uživateli AIS POZ, sloužící organizaci jedné z meziúrovní sítě.
Obrázek 1
Prognóza je tvořena na základě normativní referenční informace (RNI), která zahrnuje následující adresáře (název tohoto adresáře je uveden v závorce v příloze):
Hierarchický adresář typů produktů a cenových rozpětí (Typy produktů);
Hierarchický adresář kategorií a příjemců rozpočtových prostředků (Kategorie a příjemci);
Adresář měrných jednotek (Měrné jednotky)
Konverzní faktory (Conversion factor) se používají pro stanovení koeficientů jednotek měření;
Metodika pro generování prognózy nákupu (Dokumentace). Představuje soubor dokumentů.
Adresář adresáře (adresář)
Adresář typů událostí odesílání a přijímání (Typy událostí odesílání a přijímání)
Konsolidovaná prognóza je tvořena postupným sčítáním dat z prognóz jednotlivých organizací. Organizace konečné úrovně tak eviduje vlastní předpokládané objemy nákupů ve speciální formě ve fyzickém a hodnotovém vyjádření v členění podle jednotlivých typů produktů podle adresáře „Typy produktů“ aktuální prognózy. Prognóza je následně odeslána do mateřské organizace, kde jsou její data konsolidována s vlastní prognózou této organizace a všech jejích podřízených organizací do jediné konsolidované prognózy, která je odeslána mateřské (konsolidující) organizaci.