Ну, конечно, скажете вы — на локальном компьютере в файле личных папок (PST). Возможно, — отвечу я. Но совсем не обязательно. И уж вовсе не все так просто. Почта может храниться и на сервере. Но и на локальном компьютере папки для хранения почты бывают двух видов — личные и архивные?
Давайте попробуем разобраться с этим.
Свободное место на компьютере, принимающем электронную почту, не бесконечно. Рано или поздно, вы захотите знать, как можно создавать файлы личного пользования для ваших почтовых сообщений. Вы можете хранить эти файлы локально на вашем компьютере, где у вас не будет ограничений в размере, установленных кем-то еще.
Пользователь может решить, что электронная почта размещается на его компьютере, потому что он просматривает ее именно там. На самом деле, при работе с сервером Exchange или с веб-службой электронной почты большинство сообщений остается на сервере до тех пор, пока пользователь не переместит их в другое место.
Куда, в таком случае, следует перемещать электронную почту? Microsoft позволяет создавать файлы локальных данных, так называемые файлы личных папок (PST), которые действительно будут располагаться на локальном компьютере. Использование файлов личных папок дает ряд преимуществ.
Отсутствие напоминаний. При хранении всей электронной почты в папке «Входящие», расположенной на сервере, рано или поздно будет получено сообщение с просьбой очистить почтовый ящик. В некоторых случаях, в подобных сообщениях может содержаться угроза заблокировать ящик до тех пор, пока пользователь не выполнит данные требования. Хранение электронной почты в файле локальных папок Microsoft Outlook освобождает от получения такого рода сообщений.
Отсутствие перегруженности. При хранении менее важных сообщений в отдельной папке появляется возможность сконцентрировать внимание на самых важных сообщениях.
Сокращение используемого пространства диска. Возможность сжатия файлов личных папок (PST) делает их наиболее рациональным способом для хранения сообщений. Чем меньше пространства на диске занимают файлы, тем больше его остается в распоряжении пользователя.
Свобода перемещения. Файлы PST можно перемещать с одного компьютера на другой, а также хранить на компакт-диске. Можно также хранить эти файлы на компьютере, используемом совместно с другими пользователями, и назначить пароль, позволяющий управлять доступом к сообщениям.
Архивные и личные папки не являются частью почтового ящика.
- Почтовый ящик
- Архивные папки и личные папки
Полученные сообщения помещаются в папку «Входящие». Как правило, папка «Входящие» размещается внутри
почтового ящика вместе с папками «Календарь», «Контакты» и другими. Если сообщения хранятся локально, они перемещаются в архивные или личные папки, являющиеся отдельными файлами данных вне
почтового ящика. В Microsoft Outlook имеются сведения о расположении этих папок, однако они недоступны для сервера.
Для хранения сообщений в файле личных папок можно использовать как личные, так и архивные папки, или оба типа одновременно!
В чем различие между архивными и личными папками?
Важно с самого начала учитывать два момента.
- Сообщения, хранящиеся в файле личных папок (PST), недоступны с сервера электронной почты. Они находятся на локальном компьютере, и пользователь при переходе на другой компьютер не сможет прочитать эти сообщения до тех пор, пока не переместит их на новую машину.
- Одновременно с файлом PST может работать только один пользователь. Даже если компьютер предоставлен для общего использования, а также имеются разрешения на доступ к файлу личных папок для нескольких пользователей, каждый из них должен закрыть файл PST, чтобы другой пользователь смог открыть его.
Мой блог находят по следующим фразам
.
.
.
.
.
.
Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
Outlook сохраняет резервные копии данных в разных местах. В зависимости от типа учетной записи вы можете создавать резервные копии сообщений электронной почты, личной адресной книги, параметров области навигации, подписей, шаблонов и т. д.
Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, Office 365 или Outlook.com, сообщения электронной почты будут архивироваться на почтовом сервере. В большинстве случаев файл личных папок (PST) с учетными записями этих типов не используется.
Чтобы просмотреть некоторые файлы резервных копий для Outlook, необходимо отобразить скрытые системные папки и расширения имен файлов. Сведения о том, как это сделать, см. в разделе .
Сведения о резервном копировании учетных записей Office 365, Exchange и Outlook.com
Для учетных записей Office 365, учетных записей Exchange или Outlook.com, Hotmail.com или Live.com учетных записей, не имеющих доступа по протоколу POP или IMAP, отсутствует PST-файл личных папок. У вас может быть файл автономных папок (OST), но при добавлении новой учетной записи электронной почты приложение Outlook автоматически создает его заново. Этот файл нельзя переместить с одного компьютера на другой.
Для учетных записей Office 365, учетных записей Exchange или Outlook.com, Hotmail.com или Live.com учетных записей, не имеющих доступа по протоколу POP или IMAP, можно переносить следующие данные с одного компьютера на другой.
Параметры области навигации
Эти параметры доступны в одном из указанных ниже мест.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \аппдата\роаминг\микрософт\аутлук\профиле Name. XML
Предыдущие версии Windows
Стили печати
Файл Outlprnt можно найти в одном из указанных ниже мест.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \аппдата\роаминг\микрософт\аутлук\аутлпрнт
Предыдущие версии Windows диск: \ мои документы и and \Application дата\микрософт\аутлук\аутлпрнт
Файлы, из которых создаются подписи Outlook, можно найти в указанных ниже местах.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\roaming\microsoft\signatures
Предыдущие версии Windows
В 32- и 64-разрядной версиях Outlook бланки хранятся в разных местах. Файлы, из которых создаются бланки Outlook, можно найти в указанных ниже местах.
Все версии Windows на диске: \ программы Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
Все версии Windows на диске: \ Program Files (x86) \Common Files \ Microsoft Shared\Stationery
Настраиваемые формы
Файлы, из которых создаются настраиваемые формы Outlook, можно найти в указанных ниже местах.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\local\microsoft\forms
Более ранние версии Windows на диске: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms
Файлы настраиваемого словаря хранятся в указанных ниже местах.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\roaming\microsoft\uproof
Предыдущие версии Windows <имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\UProof
Все созданные вами шаблоны Outlook хранятся в одном из двух мест. Шаблоны будут иметь расширение oft.
Windows 10 : диск:\Users\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Предыдущие версии Windows : диск:\Documents and Settings\<имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\Templates
Параметры отправки и получения
Параметры отправки и получения включают, какие учетные записи проверяются на какой частоте. Файл параметров отправки и получения можно найти в одном из указанных ниже местоположений. Файл будет иметь расширение SRS.
Windows 10 : диск:\Users\<имя_пользователя>
Предыдущие версии Windows : диск:\Documents and Settings\<имя_пользователя>
Электронная почта, календарь, контакты и задачи для учетных записей POP и IMAP
Если у вас учетная запись POP или IMAP, все ваши данные уже сохранены в файле личных папок (PST). Его можно перенести на другой компьютер с сохранением данных. При перемещении PST-файла с одного компьютера на другой параметры учетной записи электронной почты не переносятся. Если вам нужно настроить Outlook на новом компьютере, скопируйте PST-файл со старого компьютера и настройте на новом учетную запись электронной почты. Затем откройте PST-файл на новом компьютере.
Расположение PST-файла зависит от версий Outlook и Windows, а также от способа настройки учетной записи или создания PST-файла. PST-файл можно найти в указанных ниже местах.
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\local\microsoft\outlook
Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \роаминг\локал\микрософт\аутлук
Более ранние версии Windows на диске: \ мои документы и параметры \ <имя_пользователя> \ Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Совет: .
Примечание: Ваша конфигурация может включать не все эти файлы, поскольку некоторые из них создаются только при настройке функций Outlook.
Не удается найти папки?
Некоторые папки могут быть скрытыми. Чтобы отобразить в Windows скрытые папки, выполните следующее:
Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления .
Откройте Параметры папки .
Чтобы найти Параметры папки , вверху окна в поле поиска введите Параметры папки . В панели управления для Windows XP в поле Адрес введите Параметры папки .
На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите флажок Показывать скрытые файлы и папки .
Файл данных Outlook (PST)
Файлы данных Outlook (PST-файлы) содержат сообщения электронной почты, календари, контакты, задачи и заметки. Для работы с элементами PST-файла необходимо приложение Outlook.
Когда вы архивируете данные Outlook, они сохраняются в PST-файлах.
Примечания:
Учетные данные Microsoft Exchange Server сохраняют данные на почтовом сервере. Чтобы можно было использовать режим кэширования Exchange или работать автономно, копии элементов сохраняются как автономный файл данных Outlook (OST). Дополнительные сведения см. в разделе "Файл данных Outlook (OST)". В некоторых организациях разрешается также экспорт или архивирование элементов в PST-файл.
Перемещение PST-файла в сетевую общую сеть не поддерживается. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните приведенный ниже номер статьи, чтобы просмотреть статью в Microsoft Knowledge Base
: файлы личных папок в не поддерживаются в локальной сети или по глобальным каналам связи.
Определение имени и местоположения файла личных папок
Microsoft Outlook 2010
В Outlook 2010 откройте вкладку файл на ленте и выберите в меню вкладку сведения.
Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите команду Настройка учетных записей .
Щелкните файлы данных.
Запишите путь к PST-файлу и его имя. Например, К:\ексчанже\маилбокс.ПСТ указывает PST-файл с именем Mailbox. pst и находится в папке Exchange на диске C.
Файлы данных Outlook (PST), созданные в Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Documents\Файлы Outlook . В Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook .
Совет: Если Файл данных Outlook (PST) большого размера, это может привести к замедлению OneDrive синхронизации и покажет "Обработка изменений" или "файл используется". Сведения о том, как удалить файл данных Outlook. PST из OneDrive .
После обновления до Outlook 2010 на компьютере, на котором уже были файлы данных, созданные в более ранних версиях Outlook, эти файлы сохраняются в другом расположении в скрытой папке.
Windows 7 и Windows Vista
Windows XP
Совет: Сведения о скрытых папках Windows см. в центре справки и поддержки Windows.
Запустите Outlook.
В меню Сервис выберите команду Параметры .
На вкладке Настройка почты нажмите кнопку файлы данных .
Запишите путь к PST-файлу и его имя. Например, К:\ексчанже\маилбокс.ПСТ указывает PST-файл с именем Mailbox. pst, который находится в папке Exchange на диске C.
5. Нажмите кнопку Закрыть , нажмите кнопку ОК , а затем в меню файл выберите команду выход и завершение сеанса , чтобы закрыть Outlook.
Копирование файла личных папок
В меню Пуск выберите пункт программы, а затем - Проводник.
Просмотрите файлы в папку PST-файла.
Скопируйте PST-файл в нужное расположение.
Чтобы получить дополнительные сведения о копировании файлов и папок, выполните указанные ниже действия.
Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Справка.
Откройте вкладку Поиск и введите команду Копировать.
В диалоговом окне выберите раздел для отображения щелкните ссылку копирование или перемещение файла или папки .
Указание Outlook на новый файл личных папок
Microsoft Outlook 2010
Откройте Outlook 2010.
На ленте откройте вкладку файл и выберите в меню вкладку сведения .
Откройте вкладку Параметры учетных записей , а затем еще раз нажмите кнопку Параметры учетной записи .
На вкладке Файлы данных нажмите кнопку Добавить .
В разделе тип файла выберите пункт файл данных Outlook (*. pst) .
ОК .
Выберите PST-файл и нажмите кнопку использовать по умолчанию .
9. Нажмите кнопку ОК .
Удалить
11. Нажмите кнопку "Да" , нажмите кнопку " Закрыть ", а затем нажмите кнопку ОК
12. в меню файл выберите команду выход .
13. Перезапустите Outlook.
Microsoft Office Outlook 2007
Откройте Outlook.
В меню Сервис выберите команду Параметры .
На вкладке Настройка почты нажмите кнопку учетные записи электронной почты , даже если у вас нет учетной записи электронной почты.
На вкладке Файлы данных нажмите кнопку Добавить .
Щелкните пункт Файл личных папок Office Outlook (PST) и нажмите кнопку ОК .
Найдите новое расположение PST-файла и нажмите кнопку ОК два значения.
Нажмите кнопку использовать по умолчанию .
Если это место доставки электронной почты по умолчанию, появится следующее сообщение:
Вы изменили место доставки по умолчанию для электронной почты. В результате будет изменено расположение папки "Входящие", "Календарь" и других папок. Эти изменения вступят в силу при следующем запуске Outlook.
9. Нажмите кнопку ОК .
10. Выберите PST-файл, указанный в разделе "Определение имени и местоположения вашего файла личных папок", а затем нажмите кнопку " Удалить ", чтобы удалить локальный PST-файл из профиля.
11. Нажмите кнопку "Да" , нажмите кнопку " Закрыть ", а затем нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть все диалоговые окна.
12. в меню файл выберите команду выход .
13. Перезапустите Outlook.
Если PST - это место доставки по умолчанию, появится следующее сообщение:
Расположение, в которое доставляются сообщения, изменилось для этого профиля пользователя. Для выполнения этой операции может потребоваться скопировать содержимое старых папок Outlook в новые папки Outlook. Сведения о том, как выполнить изменение места доставки почты, можно найти в справке по Microsoft Outlook. Некоторые сочетания клавиш на панели Outlook могут больше не работать. Вы хотите, чтобы приложение Outlook воссоздали ваши сочетания клавиш? Все созданные вами сочетания клавиш будут удалены.
Нажмите кнопку Да , чтобы приложение Outlook обновило ярлыки панели Outlook таким образом, чтобы они указывали на новое расположение PST-файла, или кнопку Нет, чтобы оставить в списке сочетаний клавиш для оригинального локального PST-файла.
Ваш профиль теперь указывает на PST-файл в новом расположении. Outlook откроет новый PST-файл, и теперь вы можете удалить PST-файл из прежнего места.
Файл (OST)
OST-файл синхронизируется с элементами на сервере Exchange. Поскольку данные остаются на сервере Exchange, вы можете повторно создать этот OST-файл на новом компьютере, не выполняя резервное копирование OST-файла.
Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Личная адресная книга (PAB)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Примечание: Личные адресные книги (PAB) не поддерживаются в Outlook 2010. При обновлении до Outlook 2010 вам будет предложено импортировать любые PAB файлы в контакты. Если вы не импортируете PAB – файл при первом запуске Outlook 2010, вы можете импортировать его позже с помощью команды " Импорт " в Представление Microsoft Office Backstage.
Автономная адресная книга (OAB)
Автономная адресная книга (OAB) используется учетными записями сервера Microsoft Exchange Server. Она содержит такие сведения, как имена, адреса электронной почты, названия и сведения о расположении офиса, из глобального списка адресов на сервере, на котором запущен Exchange.
Вам не нужно создавать резервную копию или восстанавливать этот файл. Он создается и обновляется автоматически.
Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Файл настройки области навигации (XML)
В этом файле хранятся сведения о содержимом области навигации.
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\аутлук\профиле Name. XML
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application \ Name. XML
Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Список автозавершения для контактов Outlook
Автозавершение - это функция, предлагающая варианты имен и адресов электронной почты по мере их ввода. Предлагаемые варианты берутся из списка имен и почтовых адресов из отправленных ранее сообщений.
В Outlook 2007 файл списка автозавершения (NK2) хранится в следующих папках:
Windows Vista : диск:\Users\<имя пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Windows XP : диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Application Data\Microsoft\Outlook
В Outlook 2010 файл списка завершения (NK2) уже не используется. Элементы списка автозавершения теперь сохраняются в вашем почтовом ящике Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST) вашей учетной записи.
Учетные записи Exchange Server
Если вы используете учетную запись Exchange Server, ваш список автозавершения сохраняется в почтовом ящике на сервере Exchange. Благодаря этому вы можете использовать список автозавершения на любом компьютере, где вы работаете в Outlook со своей учетной записью Exchange.
Как определить наличие учетной записи Microsoft Exchange Server?
Откройте вкладку Файл . Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите команду Настройка учетных записей . На вкладке Электронная почта в списке учетных записей указан тип каждой из них.
Учетные записи POP3
Список автозавершения сохраняется в файле данных Outlook (PST). Ознакомьтесь с разделом Поиск и перенос файлов данных Outlook с одного компьютера на другой для получения сведений о расположении.
Учетные записи IMAP и Outlook.com
Список автозавершения сохраняется в файле данных Outlook (PST). Файл данных Outlook (PST) для этих учетных записей не такой, как в приложении Outlook. Он представляет собой копию данных в учетной записи почтового сервера и не предназначен для перемещения или восстановления. При настройке учетной записи IMAP или Outlook.com (прежнее название - Hotmail) в другом профиле Outlook или на другом компьютере создается новый файл данных Outlook (PST). Поэтому список автозавершения уникален для компьютера и профиля, в котором настроена учетная запись, и его записи не появляются в другом профиле или компьютере, который вы используете.
Правила (RWZ)
Windows 7 и Windows Vista
Windows XP
Примечание: Если вы выполнили обновление до Outlook 2010 из более ранней версии Outlook, чем Microsoft Outlook 2002, возможно, у вас есть RWZ-файл на жестком диске компьютера. RWZ-файл больше не требуется, а сведения о правилах теперь хранятся на сервере с Microsoft Exchange и в файле данных Outlook (PST) для учетных записей электронной почты протокол POP3 и IMAP. Вы можете удалить файл.
Если вы используете функцию импорта и экспорта правил, по умолчанию RWZ-файлы находятся в папке Documents .
Стили печати (файл Outlprnt без расширения)
Windows Vista диск: \ \Appdata\roaming\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Outlook
Подписи (RTF, TXT, HTM)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\сигнатурес
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Signatures
Бланки (HTM)
Windows 7 и Windows Vista
Windows 7 и Windows Vista 64-bit с Outlook 2010 32-bit диск: \ Program Files (x86) \Common Files\Microsoft Shared\Stationery
Windows XP диск: \ программа Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
Настраиваемые формы
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\локал\микрософт\формс
Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms
Словарь (DIC)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\упруф
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\UProof
Шаблоны (OFT)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\темплатес
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Templates
Параметры отправки и получения (SRS)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\roaming\microsoft\outlook
Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Outlook
Сообщения (MSG, HTM, RTF)
Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\документс
Windows XP диск: документы и документы Settings
Отображение скрытых папок и расширений имен файлов
Некоторые папки могут быть скрыты, и в Windows могут не показываться расширения имен файлов (такие как PST, OST, PAB). Чтобы показать скрытые папки и расширения имен файлов, сделайте следующее:
В Windows 10 нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления .
В Windows 8 нажмите клавиши Windows + X, затем щелкните Панель управления .
В Windows 7 нажмите кнопку Пуск и выберите Панель управления .
В разделе Файлы и папки снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов .
В разделе Скрытые файлы и папки нажмите Показывать скрытые файлы, папки и диски .
Нажмите кнопку ОК .
Откройте панель управления.
В списке Просмотр выберите Крупные значки или Мелкие значки , чтобы увидеть все значки панели управления.
Щелкните Свойства папки .
Перейдите на вкладку Вид .
В поле Дополнительные параметры :
Outlook - программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.
Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013
Где Outlook хранит письма
По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.
Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма
Как заархивировать письма
Архивация в Outlook - это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.
Автоматическая архивация
По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.
Таблица: срок хранения различных данных в Outlook
После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.
Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:
Ручная архивация
При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.
Видео: архивация в Outlook
Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:
Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010
Экспорт писем
Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
Открываем раздел «Открыть» - Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
Нажимаем кнопку «Импорт» - Отметьте вариант «Экспорт файлов».
Выбираем действие «Экспорт файлов» - Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
Указываем формат pst - Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
Указываем, какие папки нужно экспортировать - Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами - Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.
Устанавливаем пароль на файл - В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
Экспортируемый файл получен
Как выделить письма
Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.
Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.
Выделяем несколько писем сразу
Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:
Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.
Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:
Не отображаются старые письма
Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:
Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.
Сегодня хочу рассказать как найти отредактированные файлы в Outlook. Когда я был системным администратором и мне приходилось обжаться и помогать рядовым пользователям, то были ситуации когда им приходило письмо с вложением и они открывали его прямо из Outlook, редактировали, а потом только осознавали, что изменения не сохранились, не знаю то ли из за невнимательности, то ли из за своей неграмотности, но оказывается такие файлы не потеряны.
Где же хранятся файлы
Microsoft уже давно сталкивается с данной ситуацией и в настройках outlook сохраняются такие файлы после редактирования из письма, для каждой операционной системы это свой путь.
%username% это имя вашей учетной записи
- Для Windows XP : C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
- Для Windows 7 : C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
- Для Windows 8.1 C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\ Content.Outlook\
Напомню, что данная папка будет скрытой, как поставить отображение скрытых папок смотрите по ссылке.
и научите пользователей, хоть немного быть более внимательными, и не перекладывать, все на плечи системного администратора, который по их мнению должен исправлять все их тупости
Чтобы еще больше упростить вам жизнь да и пользователь может опять забыть где это лежит и снова вас напрячь вопросом, где мои файлы, я вам дам утилитку outlooktempcleaner , она сможет ему постоянно открывать эту папку (Content.Outlook), где лежат отредактированные файлы через outlook.
Устанавливаем outlooktempcleaner, откроется мастер жмем next
при желании можем указать свой пусть установки
Через пару секунд у вас установится данная утилита, запускаем ее через кнопку пуск .
В открывшейся утилите жмем Open Folder. Она вам откроет нужную папку с вашими искомыми файлами.
Кажется, совсем несложный вопрос: Где хранится электронная почта?
Почта может храниться на сервере или в личной папке на вашем компьютере (файле личных папок, PST-файле). Сегодня мы поговорим о том, как сообщения хранятся на вашем компьютере.
Хранение сообщений локально, на собственном компьютере
Предположим, что вы решили сократить размер почтового ящика путем хранения сообщений электронной почты на своем компьютере (вместо их хранения, например, на почтовом сервере). Возможно, вам просто необходимо переместить часть сообщений, связанных с важным проектом, с одного компьютера на другой. Как это сделать? Где после выполнения этих действий будет храниться электронная почта?
Ответ: почта будет храниться в личной папке Outlook (файле личных папок, PST-файле). Существует два способа хранения почты в PST-файлах.
Создание и использование личных папок (PST-файлов) выполняется в приложении Outlook довольно просто. Ниже приведен ряд причин, по которым следует использовать личные папки.
- Освобождение места на сервере Личные папки следует использовать при получении от системного администратора уведомлений о том, что размер почтового ящика приближается к предельно допустимому.
- Более эффективное документирование Используйте личные папки для хранения сообщений, необходимых для профессиональных или личных целей. Хранилище PST позволяет поддерживать «документальный след».
- Переносимость Личные папки можно использовать для переноса или копирования сообщений с одного компьютера на другой, а также для резервного копирования на компакт-диск или иной съемный носитель.
Подумайте, прежде чем сохранить сообщения локально
Доступ к сообщениям, хранящимся в PST-файле, в каждый момент времени может получить только один пользователь, поэтому политики в некоторых организациях не допускают или явным образом запрещают локальное хранение сообщений.
Мы только что рассмотрели преимущества этого подхода, однако также необходимо знать, что локальное хранение подходит не всем. Чтобы понять, подходит ли оно вам, необходимо принять во внимание приведенные ниже факты.
- При использовании PST-файлов доступ к сообщениям в каждый момент времени возможен только с одного компьютера. Сообщения, хранящиеся в PST-файлах, менее доступны, чем сообщения на почтовом сервере. Сообщения хранятся на вашем компьютере, поэтому с другого компьютера они будут недоступны. (Способ обхода этого ограничения см. в последнем курсе серии.)
- Одновременно с PST-файлом может работать только один пользователь. Даже при совместном использовании компьютера и предоставлении общего доступа к PST-файлу пользователь сможет открыть этот файл только после того, как работающий с файлом пользователь закроет файл.
- Локальное хранение может быть запрещено политиками организации. В некоторых организациях приняты правила, определяющие, что можно и что нельзя хранить. Политики хранения организации могут запрещать создавать PST-файлы (или препятствовать их созданию). Вместо перемещения сообщений в собственные папки пользователям предоставляется доступ к особым «управляемым папкам». Как правило, создает такие папки и управляет ими системный администратор.
Пора приступить к действиям, используя функцию архивации
Мы рассмотрели некоторые преимущества и недостатки локального хранения сообщений. Настало время рассмотреть способы. Начнем с архивации. Главное преимущество функции архивации (также известной как автоархивация) заключается в том, что для ее использования необходимо всего лишь нажать кнопку Да .
При обычной установке Outlook функция автоархивации включена по умолчанию. (В четвертом курсе серии будет показано, как изменить параметры по умолчанию.) Это означает, что как только вы нажали кнопку Да в окне сообщения Outlook «Выполнить автоматическую архивацию старых элементов сейчас?», функция автоархивации начнет выполнять свою работу.
Функция автоархивации перемещает сообщения в зависимости от срока их хранения. Это выполняется регулярно (например, каждые 14 дней), пока пользователь отвечает «Да».
Ниже приведен обзор работы этой функции.
Чтобы запустить процедуру, нажмите кнопку Да .
Сообщения перемещаются из почтового ящика…
…в архивную папку.
Приложение Outlook создает эту папку автоматически.
Все вложенные папки почтового ящика автоматически зеркально отображаются в архивную папку, а сообщения перемещаются в эти вложенные папки в соответствии с их местоположением в почтовом ящике. Таким образом, функция архивации копирует структуру почтового ящика в архивную папку. На рисунке видно, что папки Alpine Ski House и Contoso выглядят в архивной папке точно так же, как и в почтовом ящике.
Опять-таки, приложение Outlook выполняет всю работу автоматически.
Как вы уже заметили, приложение Outlook выполняет большую часть работы автоматически. Если вы относитесь к тем людям, которым необходимо, чтобы все было аккуратно, но которых не интересует, как именно это будет сделано, функция архивации - это ваш выбор. Каким образом эта функция соотносится с личными папками? Этот вопрос мы рассмотрим далее.
Личные папки предоставляют максимальную степень контроля
В отличие от функции архивации при использовании личных папок часть работы приходится выполнять самостоятельно. Это значит, что вам придется создавать папки и вложенные папки и помещать туда сообщения. Сообщения можно перемещать путем перетаскивания, с помощью команд меню или путем создания собственных правил. Каковы преимущества этого? Поскольку вы перемещаете сообщения сами, вы можете упорядочить их произвольным образом.
Подходит ли этот способ вам?
- Вы периодически очищаете папку «Входящие».
- Вы сохраняете сообщения каждый раз после прочтения.
- Вы группируете сообщения по проекту, теме и иным важным категориям.
- Вам нравится разрабатывать системы хранения и вы предполагаете обновить эти системы, например после завершения старых проектов и в начале работы над новыми.
- Вы создаете правила для перемещения сообщений в указанные папки.
Если это так, то вам понравится та степень контроля, которую предоставляют личные папки.
В обоих случаях используются PST-файлы
Как вы уже знаете, и при использовании архивации, и при использовании личных папок сообщения перемещаются (а не копируются) в папку Outlook. В обоих случаях перемещенные сообщения всегда будут доступны в папке в области переходов Outlook.
Другое сходство заключается в том, что в обоих случаях папки, вложенные папки и находящиеся в них сообщения хранятся в файле, который называется файлом данных Outlook. Этот файл также называется файлом личных папок Outlook, PST-файлом и личным хранилищем (PST-файл хранится на вашем личном компьютере).
Дополнительный тип личной папки
Для некоторых типов учетных записей доставка электронной почты осуществляется непосредственно в личную папку. Если электронная почта доставляется непосредственно на ваш компьютер, как это имеет место при использовании учетной записи POP3 или настроенной соответствующим образом учетной записи Exchange Server, ваш почтовый ящик будет подобен почтовому ящику, обведенному на рисунке красным цветом. Это означает, что в области переходов рядом со значком почтового ящика будет указано Личные папки .
Что это означает? Как правило, это означает, что электронная почта доставляется непосредственно в PST-файл на вашем компьютере. (По умолчанию этот файл называется Outlook.pst.) Даже если почта доставляется в личную папку такого типа, вы по-прежнему можете пользоваться функцией архивации или самостоятельно созданной личной папкой. Место на диске ограничено, папки заполняются, поэтому после наведения порядка поиск необходимых данных выполняется гораздо быстрее.