Активная ячейка в таблице программы excel. Контрорльная работа

ТЕСТ. Работа в Excel . Создание электронных таблиц

1. Microsoft Excel – это…

    прикладная программа, предназначенная для хранения, обработки данных в виде таблицы *

    прикладная программа для обработки кодовых таблиц

    устройство компьютера, управляющее его ресурсами в процессе обработки данных в табличной форме

    системная программа, управляющая ресурсами компьютера

2. Электронная таблица представляет собой:

    совокупность нумерованных строк и поименованных буквами латинского алфавита столбцов *

    совокупность поименованных буквами латинского алфавита строк и нумерованных столбцов;

    совокупность пронумерованных строк и столбцов;

    совокупность строк и столбцов, именуемых пользователем произвольным образом.

3. С помощью каких команд можно запустить программу Excel?

a) Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Excel *

b ) П уск – Программы – Каталог Windows

c ) Пуск – Программы – Стандартные – Блокнот

d) Программы– Microsoft Office – Microsoft Excel

4. Как называется объект обработки в программе Excel?

    книга * c) страница

    лист d) текст

5. Что нужно сделать для создания новой книги в программе Excel?

    1. выполнить команду Создать в меню Файл*

      нажать кнопку Вернуть на панели инструментов

      выполнить команду Открыть меню Файл

      нажать кнопку Открыть на панели инструментов

6. Какое расширение имеют файлы программы Excel?

    Xls* b) .doc c) .txt d) .ppt

7. Минимальной составляющей таблицы в программе Excel является...

    ячейка * c) книга

    формула d ) нет верного ответа

8. Укажите, из чего состоит адрес ячейки рабочего листа в программе Excel.

    обозначение столбца, номер строки *

    обозначение столбца

    номер столбца

    номер строки

9. Активная ячейка в таблице программы Excel - это ячейка …

    для записи команд

    выделенная ячейка*

10. Как выделить несмежные ячейки в программе Excel?

    < Ctrl > и, удерживая ее, щелкнуть на другие ячейки *

    < Shift >

    щелкнуть на первой ячейке, нажать < Alt > и, удерживая ее, щелкнуть на другие ячейки

    выполнить действия: Пpавка – Пеpейти– Выделить.

11. Как выделить диапазон ячеек в таблице программы Excel?

    щелкнуть на первой ячейке, нажать < Shift > и, удерживая ее, щелкнуть на последней ячейке *

    щелкнуть на первой ячейке, нажать < Ctrl >

    щелкнуть на первой ячейке,нажать < Alt > и, удерживая ее, щелкнуть на последней ячейке

    выполнить действия Пpавка – Пеpейти– Выделить

12 . Укажите правильные действия при завершении ввода данных в ячейку в программе Excel.

    нажать клавишу < Enter > *

    щелкнуть на кнопке < Отмена > панели формул

    нажать клавишу < End >

    нажать клавишу < Space >

13 . С помощью какой функциональной клавиши в Microsoft Excel можно редактировать и вводить данные в активную ячейку?

    F2 * b)F5 c)F7 d)F4

14. Как удалить содержимое ячеек в программе Excel?

    выделить ячейку и нажать < Del > *

    выделить ячейку и нажать < Ctrl > + < Del >

    выделить ячейку, нажать левую кнопку мыши, в появившемся диалоговом окне выбрать команду Очистить содержимое

    выделить ячейку и выполнить команды: Вид – Обычный.

15. С помощью каких команд можно добавить ячейки в таблицу в программе Excel?

    1. Формат – Ячейки…

      Вставка – Добавить – Ячейки…

      Вставка – Лист

      Вставка – Ячейки…*

16 . Прежде чем ввести ин формацию в ячейку в программе Excel, необходимо…

а) сделать ячейку активной *

b ) создать новую ячейку

с) вызвать контекстное меню щелчком правой кнопкой мыши

d ) нажать клавишу Delete .

17. Укажите, как обозначаются наименования строк на рабочем листе в программе Excel.

    обозначаются буквами латинского алфавита

    нумеруются цифрами *

18. Укажите, как обозначаются наименования столбцов на рабочем листе в программе Excel.

    1. именуются пользователями произвольным образом

      обозначаются буквами русского алфавита

      обозначаются буквами латинского алфавита*

      нумеруются цифрами

19. Если щелкнуть на заголовок строки в программе Excel, …

    выделится вся строка *

    появится содержимое строки

    ожидается ввод формульного выражения

    вставится новая строка

20. Основными называются данные таблицы программы Excel , ...

    данные, которые нельзя определить по другим ячейкам *

    данные, которые можно определить по значениям других ячеек

    производные данные

    все данные электронной таблицы являются основными

21. Производными называются данные таблицы Excel , …

    данные, которые нельзя определить по другим ячейкам

    данные, которые определяются по значениям других ячеек*

    основные данные

    все данные электронной таблицы являются производными

22. Укажите правильные обозначения столбца в программе Excel.

    A * b ) A 12 c) 21 d) 12A

23. Укажите правильное обозначение строки в программе Excel.

    A 1 b) 18 * c) 21 A d) DD

24. Укажите правильный адрес ячейки в программе Excel.

    B1 * c) #A10

    "A10000 d) BZ_99

25 . Диапазон таблицы в программе Excel – это …

    1. совокупность ячеек, образующих в таблице область прямоугол. формы *

      все ячейки одной строки;

      все ячейки одного столбца;

      множество допустимых значений.

26. Укажите правильные обозначения диапазонов таблицы в программе Excel .

    A:A2. b)23:4DE. c) 1A. d) A1:B2 *

27. Какие данные можно вводить в ячейку в программе Excel?

    число c ) формула

    текст d) все перечисленные *

28. Какое форматирование применимо к ячейкам в Excel?

    обрамление и заливка

    выравнивание текста и формат шрифта

    тип данных, ширина и высота

    все варианты верны *

29. Изменить формат данных в отдельной ячейке можно с помощью панели …

    1. Форматирование* c) Стандартная

      Строка формул d ) Строка меню

30. Отформатировать ячейки из определенного диапазона можно с помощью команд…

      1. Формат – Ячейки * c ) Таблица – Ячейки

        Сервис – Ячейки d ) Вставка – Ячейки

31.Изменить ширину и высоту ячеек можно с помощью команд …

    Формат – Строка; Формат – Столбец *

    Сервис – Строка; Сервис – Столбец

    Вставка – Строка; Вставка – Столбец

    Правка – Строка; Правка – Столбец

32 . Если дважды щелкнуть на заполненной ячейке таблицы в программе Excel, активизируется режим …

    1. редактирования содержимого ячейки *

      Текст

      копирования содержимого ячейки

      ввода данных, если ими является Формульное выражение

33. Способна ли программа Excel автоматически продолжать последовательность однородных данных?

    да * b) нет

    только последовательность натуральных чисел

    только последовательность дат

34. С помощью функции Автозаполнение в таблице программы Excel можно …

    создавать ряды чисел, дней, дат, кварталов и т.д.*

    автоматически выполнять простейшие вычисления

    автоматически выполнять сложные вычисления

    вносить изменения в содержимое ячейки

35. Автоматически заполнить таблицу программы Excel однородными данными можно с помощью команд…

    Правка – Заполнить – Прогрессия *

    Вид - Заполнить – Прогрессия

    Формат - Заполнить – Прогрессия

    Сервис – Автозаполнение

[x] в которой выполняется ввод команд.

для записи команд;

для построения диаграммы

для создания таблицы

MS Excel 2010. В какой вкладке расположены команды: Линейка, Строка формул, Сетка, Заголовки?

[x] Вид

Главная

Вставка

Формулы

данные

MS Excel 2010. К какой группе команд относятся команды: Закрепить области, Упорядочить все, Новое окно?

[x] Окно

Макросы

Масштаб

Показать

Абзац

MS Excel. Какую команду использовал студент, для автоматического перевода оценки с буквенного эквивалента в цифровой?

[x] Макрос

Формула

Замена

Автосумма

Число

MS Excel 2010. Что возьмет студент за основу при построении диаграммы?

[x] Данные таблицы

Книгу Excel

Количество листов

Формат ячейки

нет ответа

[x] СЧЕТ

СРЗНАЧ

СУММ

ПУСТО

ЕСЛИ

MS Excel 2010. Студенту необходимо определить день недели в числовом формате заданной даты. Какую функцию необходимо использовать?

[x] ДЕНЬНЕД

ВРЕМЗНАЧ

СЕГОДНЯ

СЧЕТ

СРЗНАЧ

MS Excel 2010. Какая функция округляет число до указанного количества десятичных разрядов?

[x] ОКРУГЛ

ОКРУГЛТ

СЧЕТ

СУММ

МАХ

MS Excel. Какая функция используется для возведение в степень?

[x] СТЕПЕНЬ

ОКРУГЛТ

СЧЕТ

СУММ

МАХ

45. MS Excel 2010. Укажите какие функции неимеют аргументы:

[x] СЕГОДНЯ, ПИ

ЕСЛИ, И

СЧЕТ, СРЗНАЧ

РАНГ, РАНГРВ

СУММ, МИН

MS Excel 2010. Студент при перемещение диаграммы с одного листа на другой использовал команду «Переместить диаграмму». В какой вкладке располагается данная команда?

[x] Конструктор

Макет

Формат

Главная

Вставка

MS Excel 2010. Студенту необходимо в диаграмме указать название осей. С помощью какой вкладки он выполнит данное требование?

[x] Макет

Конструктор

Формат

Главная

Вставка

MS Excel 2010. Студенту в диаграмме необходимо указать над точками подпись данных. Какой дополнительный параметр ему необходимо выбрать?

[x] Сверху

Слева

Справа

Снизу

По центру

MS Excel 2010. Студенту необходимо выбрать вид диаграммы для наилучшего отображения кретерия заболеваемости различных возратных групп. Какой вид диаграммы он не сможет использовать?

[x] древовидная


гистограмма

с областями

круговая

график

MS Excel 2010. В какой вкладке находится команда выбрать данные для построения диаграммы?

[x] Конструктор

Макет

Формат

Диаграмма

Вставка

MS Excel 2010. В готовой диаграмме необходимо изменить фон. В какой вкладке находится данная возможность?

[x] Формат

Вид

Конструктор

Диаграмма

МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ

ЭКОНОМИЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ

Специальность: «ЮРИСПРУДЕНЦИЯ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ:

« ИНФОРМАТИКА И МАТЕМАТИКА »

На тему

«Назначение электронных таблиц MS Excel и основные функции, выполняемые этими таблицами»

ВЫПОЛНИЛ: СТУДЕНТ

ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

Гудюшкин Евгений Николаевич

ПРОВЕРИЛ: __________

ОЦЕНКА: ___________

Уфа – 2007

Введение 3 стр.

1 . Понятие Электронные таблицы Microsoft Excel 4 стр.

2. Типы данных и форматы их представления 7 стр.

3. Применение операторов в формулах 8 стр.

4. Активная ячейка и ее режимы работы 11 стр.

5. Авто заполнение ячеек 12 стр.

6. Выделение диапазонов 14 стр.

7. Перемещения по рабочему листу 15 стр.

8. Копирование и перемещения ячеек и других объектов 16 стр.

Заключение 18 стр.

Список использованной литературы 20 стр.

Введение

Сегодня многие компании хранят и/или обрабатывают часть своей бизнес-информации с помощью общедоступной программы MS Excel.
Для эффективной работы с данными электронных таблиц применяют макросы и элементы управления - списки, переключатели, счетчики, кнопки, календари и т.д. Макросы автоматизируют выполнение повторяющихся и трудоемких операций по обработке данных, хранящихся в таблице. Элементы управления, размещаемые на рабочем листе, формируют пользовательский интерфейс рабочей книги, управляющий всей работой её таблиц и диаграмм. Электронные таблицы, в которых для решения одной или нескольких взаимосвязанных задач используется графический интерфейс и макросы, часто называют приложениями электронных таблиц . Как правило, такие ”профессиональные” таблицы разрабатывают с помощью встроенного в MS Excel языка программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Электронные таблицы Microsoft Excel - чрезвычайно мощная программа, позволяющая достигать нужного результата различными способами даже, в самых, казалось бы, простых ситуациях. Excel предлагает богатые возможности для построения сложных формул. Вооружившись несколькими математическими операторами и правилами ввода значений в ячейки, можно превратить рабочий лист в мощный программируемый калькулятор. Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений.

Функции - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления, производить финансовый и статистический анализ. С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Использование макросов в рабочих листах Excel, позволяет вести работу с пользователем в интерактивном режиме и выполнять громоздкие и рутинные операции всего несколькими щелчками кнопки мыши.

1 . Понятие Электронные таблицы Microsoft Excel

Основным документом MS Excel является рабочая книга (Workbook), которая представляет собой файл с расширением *.xls. Рабочую книгу можно рассматривать как электронный эквивалент папки скоросшивателя. Книга состоит из рабочих листов (Worksheet). Максимальное количество рабочих листов – 255, обозначаются они как Лист 1 (Sheet 1) и т.д. (рис. 1). Рабочий лист можно ассоциировать с понятием “документ” или “электронная таблица”. Листы книги можно перемещать, копировать, переименовывать. Перемещение можно выполнить перетаскиванием ярлычка листа с помощью мыши. Для переименования можно выполнить два щелчка левой кнопкой мыши на ярлычке переименовываемого листа, а затем ввести новое имя. Копирование удобно выполнять при помощи контекстного меню. Также контекстное меню позволяет добавить новый лист в книгу и, если нужно, выделить все листы. В представлении пользователя электронная таблица Excel 97 (рабочий лист) состоит из 65536 строк (rows) и 256 столбцов или колонок (columns), которые отображаются на экране компьютера. Строки нумеруются целыми числами от 1 до 65536, а столбцы или колонки обозначаются буквами латинского алфавита A, B, …, Z, AA, AB, …IV. На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка (cell). К содержимому ячейки можно обратиться по ее адресу (ссылке), например, A5. Таблица (в MS Excel принят термин рабочий лист, которым мы и будем далее пользоваться) - это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Обычно в графичес­ком представлении ячейки одного столбца располагают друг под другом по вертикали, а ячейки одной строки располагают рядом друг с другом по горизонтали. Строки и столбцы каким-то образом идентифицируются, например, столбцы именуются, а строки нумеруются. Получается структура данных, которая и называется рабочим листом Все строки содержат одинаковое количество ячеек и все столбцы содержат одинаковое количество ячеек, то есть рабочий лист имеет прямоугольную форму. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 16384 строки с номерами от 1 до 16384 (этого достаточно в большинстве случаев). Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку. Сразу же заметим, что MS Excel поддерживает и другую систему адресации (стиль ссылок), когда нумеруются как строки, так и столбцы. Такой стиль ссылок иногда бывает удобен и нужен для совместимости с другими системами электронных таблиц. Обычно же используют, как правило, адреса в форме "имя столбца - номер строки". Ячейкам, кроме того, можно присваивать собственные имена и использовать эти имена для ссылок на ячейки наряду с адресами.

Кроме понятия ячейки, используется понятие интервала ячеек - прямоугольной области смежных ячеек. Интервал задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом: (двоеточие). Например, запись E5:G10 определяет интервал ячеек. Соответственно, интервал, состоящий из нескольких целых стол­бцов, обозначается именами крайнего левого и крайнего правого столбцов, разделенными двоеточием, например, запись B:G обозначает не Бориса Гре­бенщикова, а все ячейки в столбцах В, С, D, E, F и G. Ячейки рабочего листа предназначены для того, чтобы хранить различные значения. Таким образом, ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение (имя или адрес) и может иметь и менять значение. Всякое вычисление состоит в том, что по значениям одних перемен­ных вычисляются значения других переменных. Обычно способ вычисления описывается с помощью формулы, содержащей математические операции и функции. Но сама формула - это тоже значение, которое можно хранить в ячейке! В этом и состоит основная идея электронных таблиц: одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные, которым должны быть приданы значения извне, а другие ячейки используются как зависимые переменные (они так и называются в MS Excel - зависимые ячейки), которые содержат формулы, ссылающиеся на независимые переменные (В MS Excel они называются - влияющие ячейки). Пользователь вводит исходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, на­ходящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках. Возможностей Excel достаточно для описания (и стало быть автоматического выполнения)любых вычислений (во всяком случае, этих возможностей заведомо достаточно для практически нужных в бизнесе вычислений).

MS Excel - это не просто элект­ронная таблица с данными и формулами, производящими элементарные вычисления с помощью четырех арифметических действий и некоторых встро­енных функций. Это универсальная система обработки данных, которая может использоваться для анализа и представления данных в наглядной форме, и этот могучий инструмент Microsoft Office поистине может давать удивительные результаты - конечно, в умелых руках. Прогнозирование в MS Excel - одна из наиболее часто используемых возможностей. MS Excel легко осуществляется эк­страполяция ряда данных - например, для анализа имеющихся фактических данных, оценки имеющейся тенденции их изменения и получения на этой основе краткосрочного прогноза на будущее.

Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открывать и редактировать несколько документов (рабочих книг).

Внешний вид представления информации, содержащейся в электронной таблице, можно менять путем смены формата данных, а также настройкой оформления ячеек, изменения их ширины, высоты и цвета (меню Формат Ячейки , команда Вид ).

2. Типы данных и форматы их представления

В любую ячейку можно ввести данные одного из типов:

– число (числа могут быть представлены в различных форматах: общем, числовом c различным количеством десятичных знаков, в денежном или финансовом, а также дробном или экспоненциальном форматах);

– текст (произвольное сочетание символов – в общем или текстовом форматах);

– дата (в специальном формате дата);

– время (формат время);

– формула для выполнения необходимых расчетов (формула – это произвольное математическое выражение, начинающееся со знака =). Формула может содержать вызовы функций, различные операторы и ссылки на ячейки. Например, расположенная в ячейке A5 формула =ПИ() возвращает в эту ячейку значение числа p (3.1415…), или формула =СЛЧИС(), расположенная в ячейке A6, возвращает в нее случайное число в диапазоне от 0 до 1.

Форматом ячеек можно управлять с помощью меню Формат Ячейки .

3. Применение операторов в формулах

Арифметический оператор

Значение

Пример

+ (знак плюс)

Сложение

– (знак минус)

Вычитание

Унарный минус

* (звездочка)

Умножение

/ (косая черта)

% (знак процента)

^ (крышка)

Возведение

в степень

3^2 (аналог 3*3)

Например, формула =COS(A5)/2+SIN(A5/6), расположенная в ячейке A8, будет возвращать значение 0 при условии, что в ячейке A5 расположена формула =ПИ().

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Оператор сравнения

            1. ЗЗначение
            1. ППример

= (знак равенства)

> (знак больше)

>= (знак больше и знак равенства)

Больше или равно

Меньше или равно

(знак больше и знак меньше)

Например, пусть в ячейке B5 имеется формула =ПИ( ) , а в ячейке C5 =СЛЧИС( ) . В ячейку D5 необходимо вставить результат деления B5 на C5. Есть вероятность возникновения ошибочной ситуации – деления на ноль. Для предотвращения этого в ячейку D5 необходимо ввести следующую формулу =ЕСЛИ(C50 ;B5/C5 ;"на ноль делить нельзя") . В данном примере функция ЕСЛИ возвращает либо результат деления содержимого двух ячеек, либо, в случае, когда С5 = 0, предупреждение о недопустимости деления на ноль.

Текстовый оператор «&» используется для обозначения операции объединения нескольких текстовых строк или текстовых констант в одну строку.

Например, пусть в ячейке А5 имеется формула =ПИ() , а в ячейке А6 =СЛЧИС() . Результат произведения содержимого этих ячеек можно расположить в ячейке А7 в виде формулы ="Произведение ПИ на случайное число ="&A5*A6 .

Адресные операторы определяют диапазоны ячеек.

: (двоеточие) – оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона, включая сами эти ячейки.

Пример . B5:B15 – ячейки столбца B, с пятой по пятнадцатую.

, (запятая) – оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов (фактически – это объединение нескольких ссылок в одну ссылку).

Пример . Функция СУММ(B5:B15,D5:D15) просуммирует содержимое ячеек этих двух диапазонов.

(пробел) – оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов.

Пример . Функция СУММ(B5:B15 A7:D7) вернет содержимое ячейки B7, т.к. именно она является общей для указанных диапазонов.

4. Активная ячейка и ее режимы работы

Активной является ячейка, с которой в данный момент может работать (или работает) пользователь, осуществляя ввод или редактирование данных или формул. Адрес активной ячейки отображается в поле имени ячейки (см. рис. 1).

Активная ячейка может находиться в трех основных режимах работы, которые приведены на рис. 2.

В режиме Выделенная ячейка доступны все основные режимы редактирования и настройки параметров ячейки. Выделение нескольких ячеек осуществляется путем перетаскивания курсора при нажатой левой кнопке мыши через выделяемые ячейки. Активной при этом остается первая ячейка из выделенного диапазона.

В Режим редактирования активная ячейка переключается автоматически при начале набора любых символов на клавиатуре или при переходе в строку редактирования формул.

В третьем режиме перемещающееся пунктирное обрамление ячейки означает, что ее содержимое находится в буфере обмена и может быть использовано для операции вставки.

5. Авто заполнение ячеек

Составление таблиц – процесс трудоемкий. Разработчики Excel упростили эту задачу с помощью механизма авто заполнения. Он может быть использован там, где некое количество смежных ячеек должно быть заполнено однородной информацией. В одну из ячеек вводится первый элемент ряда данных, в следующую – второй. Затем следует выделить обе ячейки (протаскиванием при нажатой левой кнопке мыши), установить указатель мыши на маркер авто заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу ячейки или группы выделенных ячеек, при этом указатель мыши принимает вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и тащить ее далее по строке или столбцу, которые надо автоматически заполнить. Заполнение будет происходить из имеющихся списков (см. меню Сервис – Параметры… – Списки ), либо по принципу: следующее значение = предыдущее + шаг. Нужный список можно самостоятельно сформировать и добавить к перечню стандартных.

Приведем примеры, показывающие возможности авто заполнения.

В первые две ячейки введем даты 27.02.00 и 28.02.00. Выполнив описанную выше последовательность действий, получим ряд:

Пусть Xmin=2, Xmin+h=2,2. Введем эти значения в соседние ячейки и применим авто заполнение. Получим ряд:

Следует обратить внимание на то, что по умолчанию разделитель целой и дробной части числа может быть запятой. И если Excel не воспринимает введенные с точками данные как числа, просто замените в числах точки на запятые или смените десятичный знак по умолчанию в настройках Windows через меню Пуск (подпункт Настройки , Панель управления , Язык и стандарты ).

Замечание . Если заполняемый ряд данных выходит за пределы рабочего экрана, удобнее использовать команду Правка – Заполнить –Прогрессия…

6. Выделение диапазонов

Диапазон смежных ячеек можно выделить, если указать первую ячейку диапазона, нажать клавишу SHIFT, а затем указать последнюю ячейку диапазона.

Особый случай – когда граница диапазона находится за пределами видимости (за пределами текущего экрана). Тогда, удерживая клавишу Shift, нажмите последовательно клавиши End и нужную клавишу со стрелкой. Если диапазон состоит из нескольких строк или столбцов, не отпускайте Shift, нажмите END еще раз, а затем – клавишу со стрелкой (в том направлении, куда нужно осуществить выделение).

При необходимости выделить несмежные ячейки (или их диапазоны), используйте клавишу CTRL. Выделите ячейки первого диапазона. Затем, удерживая CTRL, выделите мышкой второй диапазон, затем – третий и т.д. Любопытно, что активной будет являться первая ячейка последнего из выделенных диапазонов.

Выделить одну строку (либо столбец) можно, щелкнув левой кнопкой мыши на имени строки (столбца). Для выделения нескольких смежных строк (столбцов) следует протащить мышью с нажатой левой кнопкой по именам выделяемых строк (столбцов). Несмежные строки (столбцы) выделяются при помощи клавиши CTRL.

Все ячейки листа можно выделить с помощью кнопки Выделить все , расположенной на пересечении строки имен столбцов и столбца имен строк. Отменить выделение можно, щелкнув левой кнопкой мыши в любом месте листа.

7. Перемещения по рабочему листу

На экране отображается лишь малый фрагмент рабочего листа. Поэтому необходимо уметь перемещаться в нужную его часть. Для этого можно использовать полосы прокрутки.

В ряде случаев более удобно пользоваться клавиатурой. Вернуться к первой ячейке листа можно с помощью клавиш CTRL+HOME. Используя комбинацию клавиш CTRL+END можно переместиться к последней (крайней правой) ячейке листа. Нажатие клавиши Home переместит вас к началу текущей строки. Можно переместиться на один экран влево или вправо (клавиши ALT + PgUp и ALT + PgDn соответственно). С помощью комбинаций CTRL + PgUp и CTRL + PgDn можно быстро переходить от одного листа книги к другому. Клавиши PgUp и PgDn позволяют перелистывать экран вверх и вниз.

Переместиться к границе текущего блока информации на листе можно, нажав CTRL и нужную клавишу со стрелкой.

8. Копирование и перемещения ячеек и других объектов

Для копирования и перемещения ячейки или группы ячеек удобно использовать возможности, которые предоставляет буфер промежуточного обмена (Clipboard) операционной системы Windows. Все функции взаимодействия с буфером промежуточного обмена в приложении Excel реализуются через меню Правка и состоят из трех основных возможностей:

1. Копирование выделенных ячеек (ячейки, произвольного текста, рисунка или другого любого объекта) в буфер промежуточного обмена (объект с экрана не исчезает и остается на своем месте). Копирование осуществляется через подпункт Копировать или через горячую комбинацию клавиш Ctrl+C.

2. Вырезание выделенного объекта в буфер промежуточного обмена осуществляется через подпункт Вырезать или через горячую комбинацию клавиш Ctrl+X. При этом выделенный объект, как правило, исчезает с экрана и помещается в буфер промежуточного обмена (при перемещении части таблицы на новое место для Excel после операции Вырезать ячейки не исчезают из электронной таблицы до выполнения операции Вставить ).

3. Вставка объекта из буфера промежуточного обмена на место где в данный момент находится курсор редактирования или в текущую ячейку электронной таблицы. Для этого воспользуемся подпунктом Вставить или нажать комбинацию клавиш Ctrl+V.

Замечание. Горячие комбинации в зависимости от версии Excel или типа установки могут отличаться от приведенных выше.

Второй способ. Выполнить операции взаимодействия с буфером промежуточного обмена можно и через контекстное меню выделенного объекта (контекстного меню вызывается с помощью нажатия правой кнопки мыши на выделенном объекте). Операции взаимодействия с буфером промежуточного обмена, как правило, сгруппированы в отдельный блок и легко распознаваемы.

Третий способ выполнения операций с буфером промежуточного обмена состоит в использовании инструментальной панели, с расположенными на ней основными кнопками взаимодействия с буфером, которые приведены ниже

Заключение

Рассматривая данную тему, я пришёл к выводу, что одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.

Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что электронные таблицы MS Excel являются очень удобным и почти незаменимым инструментом работы, как для опытного пользователя, так и для начинающих. Эта программа сильно упрощает и делает более лёгкой и приятной работу во многих отраслях нашей жизни.

Каждый человек, чья работа связана с составлением каких-либо отчётов, построением графиков, выполнением сложных расчётов должен уметь пользоваться программой MS Excel. Это сильно упростит и сделает более быстрой и менее трудоёмкой всю рутинную работу.

Использованная литература

    Блатнер П., Ульрих Л., Кук К. Использование Excel 2005. Специальное издание. - М., К., СПб. 2005.

    Карпов Б. Microsoft Office 2000 Справочник. - СПб.: Питер, 2004.

    Ахметов К., Борзенко А. Современный персональный компьютер. - М.: Компьютер-пресс, 1995.

    Ботт Эд. Использование Microsoft Office 97. - К.: Диалектика, 1997.

    Додж М., Кината К., Стинсон К. Эффективная работа с Excel 7.0 для Windows - СПб.: Питер, 1996.

    Новиков Ф.А., Яценко А. Microsoft Office в целом–СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 2004.

    Мартик Альтхауз Михаэль Орлет, Excel 7.0. - М.: Биком, 2002.

    Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 7.0. -М.: ЭКОМ., 2002.

    Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 7.0 для квалифицированных пользователей. -М.: ЭКОМ., 2002.

    Пробитюк А. Excel 7.0 для Windows в бюро. -К., BHV, 2000.

г)системная программа, управляющая ресурсами персонального компьютера при работе с таблицами.

2. Принципиальным отличием электронной таблицы от обычной является:

а) возможность обработки данных, структурированных в виде таблицы;

б) возможность автоматического пересчета задаваемых по формулам данных при изменении исходных;

в)возможность наглядного представления связей между обрабатываемыми данными;

г)возможность обработки данных, представленных в строках различного типа .

3. Строки электронной таблицы:

а)именуются пользователем произвольным образом;

б)обозначаются буквами русского алфавита А...Я;

г)нумеруются.

4.Адрес ячейки в Excel состоит из:

а) имени файла;

б) заданного набора символов;

в) имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка;

г) номера строки и имени столбца, на пересечении которых находится ячейка.

5. Если в Excel сделать ячейку активной и нажать клавишу Delete, то:

а) удалится содержимое ячейки;

б) очистится формат ячейки;

в) удалится ячейка;

г) удалится имя ячейки.

6. Информация в таблице представлена в виде:

а) файлов; б) записей; в) текста, чисел, формул.

7. Быстрый пересчет данных в электронной таблице происходит в связи с...

а) распределением информации по ячейкам;

б) наличием формул, связывающих данные;

в) быстрой работой процессора.

8.Активная ячейка в Excel - это:

а) ячейка с адресом А1; б) ячейка, выделенная рамкой; в) ячейка, в которую введены данные.

9.Диапазоном ячеек электронной таблицы называется...

а) множество всех заполненных ячеек таблицы;

в) множество ячеек, образующих область прямоугольной формы;

г) множество ячеек, образующих область произвольной формы .

10.Укажите недопустимую формулу для ячейки F1

а) =A1+B1*D1; б) =A1+B1/F1; в) =C1.

11. Укажите недопустимую формулу для записи в ячейку D1

а) =2A 1+B 2; б) =A 1+B 2+C 3; в) =A 1-C 3; г) допустимы все формулы.

12. В электронной таблице нельзя удалить

а) строку; б) столбец; в) имя ячейки; г) содержимое ячейки.

13. В электронной таблице выделена группа ячеек C 3: F 10. Сколько ячеек в этой группе?

а) 21; б) 24; в) 28; г) 32.

14. Выражение , записанное в соответствии с правилами, принятыми в математике, в электронной таблице имеет вид:

а)3*(А1+В1)/(5*(2*В1–3*А2));

б)3(А1+В1)/5(2В1–3А2);

в)3* (А1+В1)/ 5* (2* В1–3* А2);

г)3(А1+В1)/(5(2В1–3А2)).

15. При перемещении или копировании в электронной таблице абсолютные ссылки :

а)не изменяются;

б)преобразуются вне зависимости от нового положения формулы;

в)преобразуются в зависимости от нового положения формулы;

г)преобразуются в зависимости от длины формулы.

16 . В ячейке электронной таблице H5 записана формула =$B$5*V5. Какая формула будет получена из нее при копировании в ячейку H7:

а)=$B$7*V7; б)=$B$5*V5; в)=$B$5*V7; г)=B$7*V7.

17. В электронной таблице в ячейке A1 записано число 10, в B1 - формула =А1/2, в C1 формула =СУММ(А1:В1). Чему равно значение С1:

а)10; б)15; в)2; г)150.

18. Диаграмма - это:

а)форма графического представления числовых значений , которая позволяет облегчить интерпретацию числовых данных;

б)график;

в)оформленная таблица;

19. Линейчатая диаграмма - это:

Ответы:

Текстовый процессор Word имеет несколько встроенных программ, реализующих различные объекты в создаваемом документе. Доступ к ним осуществляется через Вставка/Объект... . Рассмотрим два наиболее популярных из них: построитель диаграмм и редактор формул.

Построение диаграмм

Для построения диаграмм используется приложение .

    Выделите в таблице ячейки, данные в которых используются для построения диаграммы. Содержимое верхней строки и левого столбца выделенной области используется для надписей к засечкам на осях координат.

    Через меню Вставка/Объект.../Создание в списке "Тип объекта" выбрать "Диаграмма Microsoft Graph" , после чего будут выведены таблица с данными и диаграмма.

    Задать надписи в таблице: надписи из первой строки появившейся таблицы используются для разметки горизонтальной оси, а из первого столбца - для легенды. Легенда - это поясняющий рисунок справа от диаграммы.

    Отредактируйте диаграмму. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши по редактируемому элементу диаграммы - появится меню для его редактирования.

    Завершите работу с "Microsoft Graph", щелкнув мышью в основном окне вне диаграммы.

    Переместите диаграмму в нужное место документа и отрегулируйте ее размеры.

Пример

Построим диаграмму, иллюстрирующую динамику выручки (см. табл. выше). Для этого выделим в таблице интервал A2:F5 и загрузим "Microsoft Graph". Обратите внимание, что в этот диапазон вошли строка с названиями месяцев и столбец с названиями городов. Они используются для надписей на горизонтальной оси и в легенде.

Если требуется редактирование диаграммы, следует щелкнуть внутри диаграммы правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню "Параметры диаграммы". Откроется окно "Параметры диаграммы", через которое можно выполнить большинство исправлений. Например, для задания надписей на горизонтальной оси необходимо необходимо открыть вкладку "Оси" и установить флажок "Ось X (категории)" и метку "Автоматическая". Если требуется сменить тип диаграммы, то следует выбрать пункт меню "Тип диаграммы".

Для задания вертикальной ориентации надписей под осью X, щелкнем правой кнопкой мыши по любой из надписей, выберем меню "Формат оси" и на вкладке "Выравнивание" зададим вертикальную ориентацию.

Если при активном объекте "Microsoft Graph" обратиться к меню Данные/Ряды образуют столбцы , то по оси X будут откладываться данные из столбцов таблицы.

Все действия по редактированию диаграммы можно выполнить через панель меню, которая на время работы "Microsoft Graph" заменяет основное меню.

Заключительной стадией редактирования диаграммы является изменение ее размеров и установка в нужном месте страницы.

Работа с редактором формул

Редактор формул "Microsoft Equation" является программой, которая устанавливается при инсталляции редактора Word по желанию пользователя. Редактор имеет большой набор математических символов и позволяет изображать достаточно сложные формулы. В отличие от редактора TEX, в котором формула сначала кодируется, а затем воспроизводится специальной программой, "Microsoft Equation" позволяет видеть формулу в процессе ее записи. После записи формулы ее размеры могут быть изменены как у обычного рисунка.

Для записи формулы необходимо установить курсор в нужное место и обратиться к меню Вставка/Объект/Microsoft Equation 3.0 . При этом должны появиться рамка для ввода формулы и панель редактора формул, содержащая два ряда кнопок. Верхний ряд кнопок определяет палитру символов , нижний - палитру шаблонов . Завершение ввода формулы можно выполнить щелчком мыши вне поля ввода.

Общий порядок набора формул заключается в выборе требуемого элемента на панели редактора формул и его уточнении в появляющемся меню. Вписывание обычных символов выполняется с клавиатуры в обозначаемые поля. При переходе от одного поля к другому и при вводе новых полей необходимо следить за положением и величиной курсора. Например, курсор для обыкновенной дроби больше, чем для ее числителя или знаменателя. Таким способом показывается место для ввода очередного символа.

Вставка пробелов в формулах не может быть выполнена простым нажатием соответствующей клавиши. Различают несколько типов пробелов, которые имеются в палитре символов. Если пробелы приходится вставлять часто, то удобно пользоваться комбинациями клавиш, показанными в таблице.

Выравнивание формулы может потребоваться, например, после изменения ее размеров, несмотря на то, что в большинстве случаев редактор формул сам выравнивает формулу относительно строки, в которой она записана. Для выравнивания всей формулы или ее части необходимо вызвать формулу на редактирование двойным щелчком мыши, выделить выравниваемую часть и нужное количество раз нажать комбинацию клавиши Ctrl и одной из курсорных клавиш, в зависимости от направления выравнивания. При каждом нажатии происходит перемещение выделенной части на 1 пиксель.

Контрольные вопросы

  1. Как осуществляется доступ к встроенным программам, реализующим различные объекты в создаваемом документе?
  2. Какое приложение используется для построения диаграмм?
  3. Как выбрать приложение для построения диаграмм?
  4. Как построить диаграмму?
  5. Что такое легенда в диаграмме?
  6. Как задать надписи для разметки горизонтальной оси и для легенды?
  7. Как отредактировать диаграмму?
  8. Каковы возможности редактора формул?
  9. Как записать формулу в документе?
  10. Каков общий порядок набора формул?
  11. Как вставить пробел в формулу?
  12. Как выполнить выравнивание формулы?

Это глава из книги: Майкл Гирвин. Ctrl+Shift+Enter. Освоение формул массива в Excel.

Эта заметка для тех, кого по-настоящему интересуют сложных формулы массива. Если вам просто нужно один раз извлечь список уникальных значений, гораздо проще использовать Расширенный фильтр или сводную таблицу. Основные преимущества использования формул – автоматическое обновление при изменении/добавлении исходных данных или критериев отбора. Перед прочтением желательно освежить в памяти идеи, содержащиеся в предыдущих материалах:

  • (глава 11);
  • (глава 13);
  • (глава 15);
  • (глава 17).

Рис. 19.1. Извлечение уникальных записей с помощью опции Расширенный фильтр

Скачать заметку в формате или, примеры в формате

Извлечение уникального списка из одного столбца с помощью опции Расширенный фильтр

На рис. 19.1 показан набор данных (диапазон А1:С9). Ваша цель – получить список уникальных гоночных трасс. Так как вам нужно сохранить исходные данные, вы не можете использовать опцию Удалить дубликаты (меню ДАННЫЕ –> Работа с данными –> Удалить дубликаты ). Но вы можете использовать Расширенный фильтр . Чтобы открыть диалоговое окно Расширенный фильтр , пройдите по меню ДАННЫЕ –> Сортировка и фильтр –> Дополнительно , или нажмите и удерживайте клавишу Alt, а затем последовательно нажмите Ы, Л (для Excel 2007 или позже).

В открывшемся диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 19.1) задайте опцию скопировать результат в другое место , проверьте флажок Только уникальные записи , задайте область, из которой будут извлекаться уникальные значения ($B$1:$B$9), и первую ячейку, куда извлеченные данные будут помещены ($E$1). На рис. 19.2 показан, полученный уникальный список (диапазон Е1:Е6). Если вы не включите имя поля в Исходный диапазон диалогового окна Расширенный фильтр (вместо того, что на рис. 19.1 укажите $B$2:$B$9), Excel будет рассматривать первую строку диапазона, как имя поля, и вы рискуете получить дубль. На рис. 19.3 показано одно из многих возможных применений уникального списка.


Извлечение уникального списка на основе критерия с помощью опции Расширенный фильтр

В последнем примере вы извлекли уникальный список из одного столбца. Расширенный фильтр может также извлекать уникальный набор записей (т.е., строки исходной таблицы целиком) с применением критерия. На рис. 19.4 и 19.5 показана ситуация, в которой нужно извлечь уникальные записи из диапазона А1:D10, для которых имя компании равно АВС. Далее в этой главе вы увидите, как выполнить эту работу с помощью формулы. Однако, если вам не нужно, чтобы процесс был автоматическим, вы можете использовать Расширенный фильтр , что, безусловно, проще формулы.


Рис. 19.4. Вам нужны уникальные записи для компании ABC; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке


Рис. 19.5. Использование Расширенного фильтра для извлечения уникальных записей на основе критериев гораздо проще, чем метод формул. Однако, извлеченные записи не будут автоматически обновляться, если критерии или исходные данные изменятся

Извлечение уникального списка из одного столбца с помощью сводной таблицы

Если вы уже используете сводные таблицы, то знаете, что каждый раз, когда вы помещаете какое-либо поле в область Строки или Колонны (рис. 19.6), вы автоматически получите уникальный список. На рис. 19.6 показано, как можно быстро создать уникальный список гоночных трасс, а затем подсчитать количество посещений каждой из них. Хотя сводная таблица удобна для извлечения уникального списка из одного столбца, она вряд ли вам пригодится для извлечения уникальных записей на основе критериев.

Рис. 19.6. Можно воспользоваться сводной таблицей , когда вам нужен уникальный список и последующий расчет на его основе

Извлечение уникального списка из одного столбца с помощью формул и вспомогательного столбца

Использование вспомогательного столбца упрощает извлечение уникальных данных по сравнению с применением формул массива (рис. 19.7). Этот пример использует методы, с которыми вы познакомились в (использование функции СЧЁТЕСЛИ) и (использование вспомогательного столбца). Если теперь вы измените исходные данные в диапазоне В2:В9, формулы автоматически отразят эти изменения в области D15:D21.


Формула массива: извлечение уникального списка из одного столбца, используя функцию НАИМЕНЬШИЙ

Поскольку формулы массива, используемые в этом разделе, весьма сложны для восприятия, их создание разбито на этапы: первый – фрагмент, подсчитывающий уникальные значения (глава 17); второй – извлечение данных на основе критериев (глава 15). На рис. 19.8 показана формула расчета уникальных значений (поскольку, это формула массива, она вводится нажатием Ctrl+Shift+Enter). Обратите внимание на следующие аспекты этой формулы:

  1. Функция ЧАСТОТА возвращает массив чисел (рис. 19.9): для первого появления гоночной трассы возвращается число ее вхождений в исходные данные; для каждого последующего появления гоночной трассы, возвращается ноль (см.). Например, Sumner появляется в первой и пятой позициях массива. В первой позиции функция ЧАСТОТА возвращает 2 – общее число Summer в диапазоне В2:В9, в пятой позиции – 0.
  2. Функция ЧАСТОТА размещена в аргументе лог_выражение функции ЕСЛИ, поэтому функция ЕСЛИ возвращает ИСТИНА для любого ненулевого значения, и ЛОЖЬ – для нулевого.
  3. Аргумент значение_если_истина функции ЕСЛИ содержит 1, таким образом, функция СУММ подсчитывает число таких единиц.


Рис. 19.8. Функция ЧАСТОТА размещена в аргументе лог_выражение функции ЕСЛИ


Рис. 19.9. (1) функция ЧАСТОТА возвращает массив чисел; (2) функция ЕСЛИ возвращает 1 для чисел отличных от нуля, и значение ЛОЖЬ для нулей

Теперь создадим формулу извлечения уникального списка. На рис. 19.10 показан массив относительных позиций, размещенный в аргументе массив функции НАИМЕНЬШИЙ.


В предыдущем примере (рис. 19. 9) в аргументе значение_если_истина функции ЕСЛИ размещалась единица, поэтому функция ЕСЛИ возвращала единицы и ЛОЖЬ. Здесь же (рис. 19.10) аргумент значение_если_истина содержит: СТРОКА($B$2:$B$9)-СТРОКА($B$2)+1. Поэтому функция ЕСЛИ (внутри функции НАИМЕНЬШИЙ) возвращает относительный номер позиции в диапазоне с уникальной гоночной трассой или значение ЛОЖЬ для дублей (рис. 19.11).

Рис. 19.11. Функция ЕСЛИ возвращает относительный номер позиции в диапазоне с уникальной гоночной трассой или значение ЛОЖЬ для дублей

На рис. 19.12 показать результаты работы формулы. На рис. 19.13 видно, что, как только изменились исходные данные, формулы тут же отразили эти изменения. Но что если вы добавите новые записи? Далее вы увидите, как создать формулы с динамическим диапазоном.

Рис. 19.13. В случае изменения исходных данных, формула обновления немедленно. Фильтр и Расширенный фильтр не могу обновиться автоматически без написания кода VBA

Формула массива: извлечение уникального списка из одного столбца с использованием динамического диапазона

Дополним последний пример тем, что вы узнали о формулах, использующих определенные имена на основе динамических диапазонов (). На рис. 19.14 приведена формула для определения имени Трасса . Эта формула предполагает, что вы никогда не введете запись после строки 51.

Рис. 19.14. Определение имени Трасса на основе формулы

Определив имя, вы можете использовать его в любой формуле. На рис. 19.15 показано, как использовать имя для подсчета числа уникальных значений (сравните с рис. 19.8). А на рис. 19.16 показана формула, извлекающая сами уникальные значения из списка гоночных трасс. Обратите внимание, что вместо фрагмента диапазон »» (как это было на рис. 19.8 и 19.10), используется функция ЕТЕКСТ (любой текст вернет значение ИСТИНА). При использовании ЕТЕКСТ, если вы введите число (как в ячейке В11), или любой иной не-текст, формулы проигнорирует это значение. На рис. 19.17 показано, что формула автоматически извлекает любые новые названия трасс, игнорируя числа.



Рис. 19.16. Извлечение уникального имени трассы на основе динамического диапазона

Создание формулы уникальных значений для выпадающего списка

Опираясь на только что рассмотренный пример, определим второе имя – ТрассаСписок , также основанное на динамическом диапазоне, но теперь ссылающееся на список уникальных трасс (диапазон Е5:Е14, рис. 19.18). Так как диапазон Е5:Е14 содержит только текстовые и пустые значения (тестовые строки нулевой длины – «»), в аргументе искомое_значение функции ПОИСКПОЗ можно использовать подстановочные знаки *? (что означает, по крайней мере , один символ). А в аргументе тип_сопоставления функции ПОИСКПОЗ следует использовать значение –1, что позволит найти последний элемент текста в столбце, содержащий, по крайней мере, один символ. Как показано на рис. 19.18, то вы можете использовать определенное имя в поле Источник окна Проверка вводимых значений (подробнее о создании выпадающего списка см.). Выпадающий список может расширяться и сжиматься, по мере того, как новые данные будут добавляться или удаляться в столбце В.


Если подстановочные знаки должны обрабатываться, как обычные символы

Как вы узнали в, иногда подстановочные знаки должны рассматриваться как символы. На рис. 19.18 показано, как вы можете изменить формулы для таких случаев. Вы присоединяете тильду перед диапазоном аргумента искомое_значение функции ПОИСПОЗ и присоединяете пустую строку сзади к диапазону в аргументе просматриваемый_массив .


Использование вспомогательного столбца или формулы массива для извлечения уникальных записей на основе критериев

В начале заметки было показано, что для извлечения уникальных записей на основе критериев отлично пойдет Расширенный фильтр . Однако, если вам требуется мгновенное обновление, вы можете использовать вспомогательный столбец (рис. 19.20) или формулы массива (рис. 19.21).



Динамические формулы для извлечения имен клиентов и объема продаж

Формулы показаны на рис. 19.22. Например, если добавить новую запись TT Trucks в строку 17, формула СУММЕСЛИ в ячейке F15 автоматически прибавит новое значение. Если добавить нового клиента в столбце В, он тут же отразиться в столбце Е, а формула СУММЕСЛИ в столбце F покажет новый итог.


Рис. 19.22. Использование определенного имени и двух формул массива для извлечения уникальных клиентов и объема продаж

Обратите внимание, что функция СУММЕСЛИ в аргументе диапазон_суммирования содержит одну ячейку – $C$10. Вот, что на эту тему говорит справка формулы СУМЕСЛИ: аргумент диапазон_суммирования может не совпадать по размерам с аргументом диапазон . При определении фактических ячеек, подлежащих суммированию, в качестве начальной используется верхняя левая ячейка аргумента диапазон_суммирования , а затем суммируются ячейки части диапазона, соответствующей по размерам аргументу диапазон . Формулы, введенные в ячейки Е15 и F15, копируются вдоль столбцов.

Сортировка числовых значений

Формулы для сортировки чисел довольно простые, а вот для сортировки смешанных данных – безумно сложны. Поэтому, если вам не требуется мгновенное обновление, то лучше обойтись без формул, воспользовавшись опцией Сортировка . На рис. 19.23 приведены две формулы сортировки.


На рис. 19.24 показано, как можно использовать вспомогательный столбец для сортировки чисел. Поскольку функция РАНГ не сортирует одинаковые числа (давая им один и тот же ранг), для их различения добавлена функция СЧЁТЕСЛИ. Обратите внимание, что функция СЧЁТЕСЛИ имеет расширенный диапазон, который начинается на одну строку выше. Это нужно для того, чтобы первое появление любого числа не давало вклада. Второе появление числа увеличит ранг на единицу. Эта последовательная нумерация устанавливает порядок, в котором функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ извлекают записи в диапазоне А8:В12.


Если вы можете позволить себе создать вспомогательный столбец в области извлечения данных (диапазон А10:А14 на рис. 19.25), удобно применить описанную выше сортировку чисел на основе функции НАИМЕНЬШИЙ, и уже на основе ее извлечь наименования с помощью функции массива.

Рис. 19.25. Если вы не можете использовать вспомогательный столбец, примените сортировку на основе функции НАИМЕНЬШИЙ (в ячейке А11) и формулу массива (в ячейке В11)

Часто в бизнесе и спорте требуется извлечь N лучших значений и имена, связанные с этими значениями. Начните решение с формулы СЧЁТЕСЛИ (ячейка A11 на рис. 19.26), которая определит количество записей, подлежащих отображению. Обратите внимание, что аргумент критерий в функции СЧЁТЕСЛИ в ячейке А11 – больше или равно значению в ячейке D8. Это позволяет отобразить все пограничные значения (в нашем примере, хотя и требуется отобразить Тор 3, подходящих значения четыре).


Рис. 19.26. Извлечение трех лучших сумм баллов и соответствующих им имен. При изменении N в ячейке D8 область А15:В21 будет обновляться

Сортировка текстовых значений

Если допустимо использование вспомогательного столбца задача не такая уж и сложная (рис. 19.27). Операторы сравнения обрабатывают текстовые символы на основе числовых кодов ASCII, приписанных символам. В ячейке С3 первая функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ноль, а вторая –добавляет единицу. В С4: 2+1, С5: 0+2, С6: 3+1.


Сортировка смешанных данных

Формула, которая позволяет извлекать из смешанных данных уникальные значения, а затем их сортировать, очень большая (рис. 19.28). При ее создании использованы идеи, которые встречались ранее в этой книге. Начнем изучение формулы с рассмотрения того, как работает стандартная функция сортировки в Excel.


Excel сортирует результаты в : сначала числа, затем текст (включая строки нулевой длины), ЛОЖЬ, ИСТИНА, значения ошибок в порядке их появления, пустые ячейки. Вся сортировка происходит в соответствии с кодами ASCII. Существует 255 кодов ASCII, каждому из которых соответствует номер от 1 до 255:

Например, число 5 соответствует коду ASCII 53, и символ S – коду ASCII 83. Если отсортировать два значения – 5 и S – от меньшего к большему, то 5 будет выше S, потому что 53 меньше 83.

Набор данных в диапазоне А2:А5 (рис. 29) в соответствии с правилами сортировки преобразуется в диапазон Е2:Е5. Чтобы лучше понять принципы сортировки рассмотрите значения в диапазоне С2:С5. Например, если вы задаете вопрос «Как много выше меня по рангу?» к ID в ячейке A2 (54678), ответ будет ноль, потому что в отсортированном списке, идентификатор 54678 будет самым верхним. У SD-987-56 будет три IDвыше него. Вам нужна формула, чтобы получить значения в диапазоне С2:С5.


Для начала выделите диапазон Е1:H1 и в строке формул наберите =ТРАНСП(А2:А5), введите формулу нажав Ctrl+Shift+Enter (рис. 19.30). Далее выделите диапазон Е2:H5 в строке формул наберите =А2:А5>Е1:Н1 и введите формулу нажав Ctrl+Shift+Enter (рис. 19.31). На рис. 19.32 показан результат, представляющий собой прямоугольный массив значений ИСТИНА и ЛОЖЬ, которые соответствуют каждой из ячеек в результирующем массиве, как ответ вопрос «Заголовок строки больше заголовка столбца?»


Рис. 19.30. Выделите диапазон Е1:H1 и введите формул массива


Рис. 19.31. В диапазоне Е2:Н5 введите формулу массива =А2:А5>Е1:Н1


Рис. 19.32. Каждая ячейка диапазона Е2:Н5 содержит ответ вопрос «Заголовок строки больше заголовка столбца?»

Например, в ячейке Е3 задан вопрос: SD-987-56 > 54678. Так как 54678 меньше, чем SD-987-56, ответ ИСТИНА. Обратите внимание, что диапазон Е3:Н3 включает три значения ИСТИНА и одно ЛОЖЬ. Оглядываясь на рис. 19.29, можно увидеть, что именно число три находится в ячейке С3.

Как показано на рисунках 19.33 и 19.34, вы можете преобразовать значения ИСТИНА и ЛОЖЬ в единицы и нули путем добавления двойного отрицания к формуле массива. Поскольку исходный массив (Е2:Н5) имеет размерность 4×4, а результат вы хотите в виде массива 4×1, используйте функцию МУМНОЖ (см. рис. 19.35 и). Функция МУМНОЖ – это функция массива, поэтому введите ее нажав Ctrl+Shift+Enter (рис. 19.36). Теперь, вместо того, чтобы использовать диапазон Е2:Н5, добавьте соответствующие элементы внутрь формулы (рис. 19.37).





Рис. 19.36. Выбрав диапазон С2:С5 и введя функцию массива МУМНОЖ вы получаете колонку цифр, которые говорят, сколько ID в отсортированном списке выше выбранного


Рис. 19.37. Вместо использования вспомогательного диапазона Е2:Н5, соответствующие элементы добавлены внутрь формулы

На рис. 19.38 показано, как можно заменить массив констант фрагментом СТРОКА($A$2:$A$5)^0.

Рис. 19.39. Чтобы справиться с потенциальными пустыми ячейками все вхождения А2:А5 следует дополнить проверкой ЕСЛИ(А2:А5»»,А2:А5); функция СТРОКА не требует такого дополнения, т.к. функция работает с адресом ячейки, а не с ее содержимым

Поскольку окончательная формула будет использоваться в других местах, нужно сделать все диапазоны абсолютными (рис. 19.40). На рис. 19.41 показаны результирующие значения.

Рис. 19.40. Диапазоны А2:А5 превращены в абсолютные

Поскольку этот элемент будет дважды использоваться в дальнейшем, вы можете сохранить его под определенным именем. Как показано в диалоговом окне (рис. 19.42), формуле дано название СЗБ – Сколько Значений Больше.


  1. Аргумент массив функции ИНДЕКС ссылается на исходный диапазон А2:А5.
  2. Первая функция ПОИСКПОЗ сообщит функции ИНДЕКС относительную позицию элемента в массиве А2:А5.
  3. Пока аргумент искомое_значение функции ПОИСПОЗ оставлен пустым.
  4. Определенное имя (СЗБ) в аргументе просматриваемый_массив позволит вам в первый раз обратиться к элементу, имеющему значение 0, затем 2, и, наконец, 3.
  5. Ноль в аргументации тип_сопоставления задает точное совпадение, что позволит исключить обращение к дублям.

Рис. 19.43. Вы начинаете формулу для извлечения и сортировки данных в ячейке A11. Аргумент искомое_значение функции ПОИСПОЗ пока оставляете пустым

Прежде чем вы создадите аргумент искомое_значение функции ПОИСКПОЗ, вспомните, что, собственно, вам требуется. Есть три уникальных ID, которые нужно отсортировать, так что вам понадобятся три числа в аргументе искомое_значение по мере того, как формула будет скопирована вниз. Эти числа позволят найти относительную позицию в массиве А2:А5, которую и требуется предоставить функции ИНДЕКС:

  1. В ячейке A11, функция ПОИСКПОЗ вернет 0, что соответствует относительной позиции 1 внутри определенного имени СЗБ.
  2. Когда формула будет скопирована вниз в ячейку А12, функция ПОИСКПОЗ должна вернуть число 2, а относительная позиция = 4 внутри СЗБ.
  3. В ячейке A13 функция ПОИСКПОЗ должен вернуть 3, а относительная позиция = 2 внутри СЗБ.

Картина вырисовывается, когда вы думаете о том, что аргументу искомое_значение при копировании формулы вниз должен соответствовать запрос: «Дайте минимальное значение внутри определенного имени СЗБ, которое еще не использовалось». Как показано на рис. 19.44 элемент формулы МИН(ЕСЛИ(ЕНД(ПОИСКПОЗ($A$2:$A$5;A$10:A10;0));СЗБ)) возвращает минимальное значение при копировании формулы вниз, точно отвечая на запрос. Причина, по которой это работает, состоит в том, что во фрагменте ЕНД(ПОИСКПОЗ($A$2:$A$5;A$10:A10;0)) сравниваются два списка (см.). Обратите внимание на расширяющийся диапазон А$10:А10 в аргументе просматриваемый_массив . В ячейке A11 комбинация ЕНД и ПОИСКПОЗ помогает извлечь из СЗБ все уникальные числа, и предоставить их функции МИН. При копировании формулы вниз до ячейки А12, ID, который был извлечен в ячейке A11, опять присутствует в расширенном диапазоне и снова будет найден в диапазоне $А$2:$А$5. Однако, ЕНД возвращает ЛОЖЬ, и из СЗБ не извлечется значение 0. Чтобы увидеть это введите формулу массива на рис 19.44, нажав Ctrl+Shift+Enter, и скопируйте ее вниз.


Рис. 19.44. Элемент формулы в аргументе искомое_значение функции ПОИСКПОЗ соответствует запросу: «Дайте минимальное значение внутри определенного имени СЗБ, которое еще не использовалось»

На рис. 19.45 показано, что в аргументе просматриваемый_массив второй функции ПОИСПОЗ диапазон А$10:А10 расширился до А$10:А11. Чтобы понять, как работает эта формула, последовательно выделяйте ее фрагменты, и кликайте на F9 (рис. 19.46–19,49).

Рис. 19.45. Расширяемый диапазон А$10:А11 сейчас (в ячейке А12) включает первый ID (54678)

Рис. 19.46. Комбинация функций ЕНД и вторая ПОИСКПОЗ поставляет массив логических значений; два значения ЛОЖЬ исключают нулевые значения из определенного имени СЗБ

Рис. 19.47. Нули исключены и остаются только числа 3 и 2; число 2 является минимальным, поэтому именно оно должно быть извлечено следующим

Рис. 19.48. Функция МИН выбирает число 2; теперь функция ПОИСКПОЗ может найти правильное относительно положение для функции ИНДЕКС

Рис. 19.49. Функция ИНДЕКС извлечет значение 2, которое соответствует относительной четвертой позиции ID в диапазоне А2:А5

Теперь, возвращаясь к ячейке А11, вы можете добавить еще одно условие так, чтобы пустые ячейки не влияли на формулу (рис. 19.50).

Рис. 19.50. Внутри функции МИН два условия; первое: «ячейки не пустые?», второе: «значение еще не использовалось?»

На рис. 19.51 приведена окончательная формула. В нее добавлено условие, чтобы строки в диапазоне А11:А15 оставались пустыми после того, как извлечены отсортированные уникальные значения. На рис. 19.52 показано, что произойдет, если ячейку А3 сделать пустой. Наше добавление для проверки пустых ячеек сработало.


Это было не просто. Но, если вы дочитали до этого места, я надеюсь, что вам понравилось.

1. Что такое электронная таблица (ЭТ)

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы

2. Раскройте понятия: строка, столбец, ячейка, блок ячеек.

Строка заголовка служит для отображения названия приложения.

Строка ввода и редактирования отображает вводимые в текущую ячейку таблицы данные или формулы. В этой строке можно просматривать или редактировать содержимое этой ячейки, а также видеть саму формулу.

Строка состояния содержит информацию для перехода на любую требуемую страницу и для изменения масштаба изображения.

Строка подсказки предназначена для выдачи информации пользователю о его возможных действиях в текущий момент.

Ячейка рабочего листа образуется пересечением строки и столбца, а ее адрес определяется буквой столбца и номером строки: например, ячейка А1 находится на пересечении первой строки и столбца А, который стоит на четвертом месте. Адрес может иметь не только ячейка, но и группа смежных ячеек блок (диапазон) ячеек . В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Блок ячеек задается указанием адреса первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный знак – двоеточие (В2:D5).

3. Что такое адрес ячейки?

4. Какая ячейка называется текущей (активной)?

Активной областью таблицы называется ее часть, заполненная данными

5. Чем абсолютная адресация отличается от относительной?

6. Что может быть содержимым ячейки ЭТ?

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки содержат текст, некоторые – числовые данные. С точки зрения Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в котором они были введены. Такая ячейка не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Они не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы.

Формулы являются инструкциями, по которым производятся вычисления. При этом сама формула может быть не видна на экране, а в ячейке будет представлен результат вычислений по ней. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства.

7. Каковы правила записи формул?

1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.

2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.

3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.

4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.

§ Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.

§ Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор должен быть включен.

5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.

§ завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.

§ “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.

9. Назовите функциональные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

10. Какова структура окна Excel?

Основные структурные элементы электронной таблицы :

        Строка

        Столбец

        Ячейка

В электронной таблице может быть несколько листов. Эти листы образуют книгу. Ячейка, выделенная на данный момент называется активной ячейкой .

11. Какова последовательность создания ЭТ.

Для создания новой книги в открытом приложении Microsoft Excel нужно выполнить одно из следующих действий:

Щелкнуть по кнопке Создать на панели Стандартная ;

Нажать на клавиатуре сочетание клавиш <Ctrl >+ <N >;

Выполнить команду меню Файл -Создать и затем на всплывшей справа панели

в разделе Создание команду Чистая книга (рис. 8.3).

После этого перед Вами откроется новый документ Excel, готовый к работе. Программа присвоит новому документу имя типа Книга1 , но Вы можете дать документу уникальное имя, когда будете его сохранять.

12. Как очистить текущую ячейку ЭТ?

Кнопкой Delete

13. Как осуществить ввод формулы в ячейку ЭТ?

Правила написания формул в Excel :

    два символа операций не должны стоять вместе;

    каждая открывающая круглая скобка должна иметь парную ей закрывающую скобку (Excel не позволит зафиксировать ввод формулы в ячейку при отсутствии парной скобки);

    формула не может содержать более, чем 1024 символа, формулы можно разбить на множество более простых (принцип суперпозиции).

Алгоритм 2.1. Ввод простой формулы

Следующая простая формула служит для умножения 135 на 1%.

Для ввода простой формулы необходимо выполнить следующее.

    Выделить (активизировать) ячейку A 3 ,для ввода формулы.

    Ввести символ “= ” и символы формулы (нуль целых при вводе можно опустить). Обратите внимание, в левой части строки состояния отображается слово Ввод . Вводимые символы одновременно появляются в ячейке А3 и в строке формул .

    Зафиксировать ручной ввод формулы – нажать клавишу . Результат выполнения формулы 1,35 отображается в ячейке А3 . В левой части строки состояния отображается слово Готово .

    Формула отобразится в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна.

    Вместо формулы можно ввести в ячейку константу (непосредственно значение 1,35).

14. Каким образом выполняется копирование формулы? 5 Как исправить содержимое ячейки?

15. Как осуществить форматирование числовых данных?

Команда Ячейка меню Формат позволяет управлять выводом (отображением) числовых и текстовых значений в активизированной ячейке.

16. Как удалить строки (столбцы) ЭТ?

Пустые ячейки можно вставлять сверху или слева от активной ячейки на листе. При этом остальные ячейки будут смещены вниз в этом же столбце или вправо в этой же строке. Таким же образом можно вставлять строки над выделенной строкой или столбцы слева от выделенного столбца. Ячейки, строки и столбцы можно также удалять.

17. Как выполнить выравнивание данных в ячейках ЭТ