Написать эксперту!

Hr бизнес-партнер, коуч-консультант, бизнес-тренер. ИП Сырых Оксана Михайловна

Опыт применения Google Forms для анкетирования новых сотрудников

Написать эксперту!

Google Forms - онлайн-сервис для создания форм обратной связи, тестирования и опросов, можно успешно применять в работе HR подразделений. Я твердо убеждена в том, чтобы адаптационный период был эффективным как для организации, так для работников, необходимо использовать современные инструменты, позволяющие сделать процессы легкими, информативными и удобными для всех участников.

Описание ситуации

В компании Заказчика возникла потребность внести изменения в опрос новых сотрудников, когда были открыты два структурных подразделения, находящихся в разных точках Москвы. Оценка мотивации молодых специалистов, в процессе адаптации в компании, проводилась следующим образом:

Менеджер по персоналу распечатывала шаблон анкеты, затем приглашала нового сотрудника, который заполнял анкету в ее присутствии, далее результаты анкетирования вносились в таблицу Excel и обрабатывались. Весь процесс занимал большое количество времени и был неудобен всем участникам .

В результате обсуждения, было выработано решение оптимизировать процесс анкетирования новых сотрудников и перевести его в дистанционный формат. Основным инструментом работы стал Google Forms.

Как был оптимизирован процесс анкетирования новых сотрудников

1. Создан аккаунт в Google. Название аккаунта сформулировано следующим образом - hr.companyname (наименование компании)@gmail.com
2. Разработана и настроена анкета для опроса новых сотрудников
3. Записано видео-обращение Директора по персоналу
4. Подобраны дизайн и стиль оформления анкеты
5. Настроена отправка оповещений по электронной почте
6. Настроена Google таблица для обработки полученных данных и сбора статистики

Новая анкета должны была быть не только информативной , а также привлекать внимание новых сотрудников и побуждать их ответить на вопросы в установленное время.

Для этого использовались следующие функции Google Forms:

2. Т емы для оформления . Мы хотели сделать форму опроса более привлекательной и обязательно в корпоративом стиле. Для этого выбрали готовый стиль в Google Forms и загрузили собственное изображение. Вы можете поступить также: настроить корпоративные цвета, а также разместить любое изображение и логотип компании.

3. Р азмещение видео-обращения к новым сотрудникам . Google Forms поддерживает возможность встройки видео или изображений. Такие возможности позволяют «оживить» вашу анкету для сотрудников и сделать ее более привлекательной и интересной. Мы решили, что текстовое сообщение не вызывает положительного отклика у новых сотрудников, чаще всего они не обращают внимание на инструкцию, размещенную в начале анкеты. Поэтому записали короткий ролик от лица Директора по персоналу, разместили на канале youtube и включили этот ролик в начале анкеты.

4. Настройка разных типов вопросов . Все вопросы по умолчанию были обязательными. Для этого существует удобная функция «обязательный вопрос». Достаточно просто перевести ползунок в право и такой режим будет активирован для каждого пункта.
Типы вопросов, которые использовались в анкете:

• выбор даты заполнения анкеты
• выбор из нескольких вариантов
• выбор одного ответа из списка представленных
• шкала оценки от 1 до 10 балов
• текст (абзац) где можно дать развернутый ответ в свободной форме.

Примеры оформления вопросов при анкетировании с помощью Google Forms:

Выбор вариантов ответов

Шкала оценки

Развернутый ответ в свободной форме

5. Настроена отправка уведомлений по факту заполнения анкеты сотруднику HR службы за счет дополнения "Email notifications for Forms". Эта простая функция сэкономит вашим сотрудникам время, а также во время проинформирует их об ответах респондентов.

5.1. Для установки расширения, в правом верхнем углу формы кликните на три точки. Вы увидите выпадающий список. Выберите пункт «Дополнения». Откроется окно установки расширений. В строке поиска напечатайте фразу «Email notifications for Forms» и установите расширение.

- выберите команду Create Email Notification
- откроется окно для настройки правил (Configure Form Rule)

5.3. После выбора Create Email Notification откроется окно настройки правил (Configure Form Rule)

• назовите правило (Form rule name), например "Уведомление о заполнении анкеты"
• укажите адрес электронной почты , на которую будут отправлены уведомления (Email address to notify). Напечатайте адрес корпоративной почты сотрудника или почтовый ящик подразделения
• поставьте галочку в чек-боксе " уведомить отправителя формы" (Notify form submitter?)
• выберите из выпадающего списка уведомления с адреса электронной почты отправителя (submitter email address)
• нажмите кнопку продолжить (continue)

5.4. Оформите текст письма для сотрудника (Email Template) . Вы можете выбрать формат html оформления и разместить в нем свой html-код или выбрать Visual - окно текстового редактора похожего на MS Word.

Обязательно настройте поля: Sender"s Full Name и Email Subject. В нашем проекте эти поля названы «Анкета для нового сотрудника» и «Вы получили новый ответ».

В теле письма сформулируйте текст. Например, «Уважаемый коллега! Форма анкеты была заполнена новым сотрудником. Посмотрите его ответы».
В тело письма включите переменные {{Response Date}}, а также {{Form Name}}, тогда вы будете знать дату заполнения формы и ее название.

• Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки "Настройки" и задайте в параметрах формы "Собирать адреса электронной почты". Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.
• В настройках выберите пункт «Отправлять форму не более одного раза"
• Закладка «Презентация». Укажите "показывать ход выполнения"
• Предоставьте возможность респондентам " Изменять ответы после отправки формы". Часто возникают случаи, когда новые сотрудники хотят внести изменения в свои ответы
• В тексте подтверждения об отправке формы, напишите фразу благодарности.
• Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой: вы можете создать образец заполнения формы, настроить совместный доступ для редактирования формы.
• Для всех типов вопросов доступны функции копирования, ее удобно использовать, если вы создаете однотипные вопросы.
• Активируйте функцию "Принимать ответы" во вкладке "Ответы"

В результате после всех настроек мы получили удобный способ анкетирования сотрудников при помощи Google Forms :

• профессионально оформленную анкету для оценки мотивации новых сотрудников после первого месяца работы;
• формат онлайн-тестирования, удобный для всех специалистов компании;
• возможность анализировать результаты, опираясь на общую сводку по ответам, статистику по конкретным ответам и ответам отдельного респондента;
• e-mail уведомления, информирующие HR службу о заполнении анкеты.

Написать эксперту!

Google формы - один из облачных сервисов Google, связанный с облаком и таблицами. Как и для использования любых других продуктов Google, для авторизации достаточно просто иметь почтовый ящик на Gmail.

Гугл-формы - простой, удобный и надёжный инструмент. Он интуитивно понятный, лёгкий в освоении, быстро внедряется и, что немаловажно, бесплатный.

Важно отметить простой, лаконичный дизайн и высокий уровень . Кроме того, внешний вид можно кастомизировать в соответствии с предложенными темами и даже создавать темы самостоятельно. Для этого просто нужно загрузить лого или шапку, и алгоритм автоматически подберёт соответствующую палитру интерфейса.

Сервис имеет много тонких настроек. Вопросы могут содержать от текстовых полей до чекбоксов.

При оформлении можно использовать картинки и видео.

Структура опроса может быть не линейной, а вариативной. Отвечая на вопросы, люди будут попадать на разные страницы, в зависимости от того, какие ответы они дают. Это существенно расширяет потенциальные сферы применения и создаёт простор для творчества.

Сервис кроссплатформенный - использовать его можно на ПК, планшетах и смартфонах. Данные корректно синхронизируются.

Работа с формами предусмотрена как для одного специалиста, так и для команды.

Сферы применения

Продукт позволяет:

• Проводить опросы;
• Регистрировать участников мероприятий;
• Сегментировать клиентов;
• Брифовать клиентов;
• Получать обратную связь;
• Собирать отзывы;
• Проводить тестирования и викторины;
• Собирать контакты для рассылок.

Помимо этого, можно применять Google Forms для лидогенерации, используя их в качестве посадочной страницы.

Результаты пользователей записываются в Google-таблицы.

Области применения: от образования до решения бизнес-задач.

Куда попадают ответы

Статистику и ответы можно просматривать как непосредственно в самих Google-формах, так и в отдельной таблице, которая создаётся автоматически по умолчанию. Можно указать и ранее созданную.

В личном кабинете доступна общая сводка и ответы отдельных пользователей.

При нажатии на зелёную иконку открывается соответствующая Google-таблица со всеми ответами.

У раздела «Ответы» есть своё меню, которое позволяет управлять уведомлениями о новых ответах по email, настраивать, в какую именно таблицу нужно сохранять ответы, отключать связь с формой, скачивать ответы в формате CSV, печатать ответы и удалять их.

Обзор функционала

Начать работу с сервисом можно, выбрав один из предложенных шаблонов по различным тематикам.

В большинстве случаев работа начинается с чистого листа под определённый формат. Создаётся пустая форма, которая настраивается, к ней раздаются права доступа. После чего оформляется внешний вид и конструируются блоки вопросов.

Данный раздел имеет три подраздела

• Общие;
• Презентация;
• Тесты.

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Общие настройки позволяют:

• Управлять сбором контактов респондентов;
• Отправлять им копии их ответов;
• Ограничивать количество попыток заполнения формы;
• Настраивать возможность редактирования ответов респондентами после отправки.

В подразделе «Презентация» настраивается:

• Внешняя визуализация прогресса при заполнении формы - понимание пользователями того, на какой стадии они находятся и сколько осталось. В большинстве случаев повышает их вовлечённость и процент тех, кто заполнил форму до конца.
• Выдача вопросов в случайном порядке.
• Включение и отключение ссылки для повторного заполнения.
• Редактирование текста подтверждения, который высвечивается после записи ответа.

Подраздел «Тесты» позволяет оценивать ответы и начислять за них баллы. Респонденты могут видеть оценку сразу после отправки формы или после ручной проверки.

Также можно настроить подсветку правильных и неправильных ответов после заполнения формы, а также общее количество баллов и баллы за отдельные вопросы.

Настройки доступа

Кнопка «Отправить» позволяет делиться формой по электронной почте, в соцсетях Facebook и Twitter, путём отправки прямой ссылки или встраиванием на внешний сайт.

При генерации HTML-кода есть возможность менять размеры будущего блока с формой для корректного отображения на сайте.

Это основная часть функционала сервиса, поэтому рассмотрим его максимально подробно.

Меню

У конструктора есть своё лаконичное, но вполне функциональное меню, которое позволяет:

• Добавить вопрос;
• Вставить видеоролик из YouTube по прямой ссылке или найдя его в поиске;
• Отредактировать название и описание блока;
• Импортировать вопросы;
• Добавить раздел.

Разделы

У каждого раздела есть своё меню, позволяющее копировать, перемещать и удалять его, а также объединять с разделом выше.

Изменять порядок вопросов можно привычным перетаскиванием.

Изображения можно загрузить непосредственно с устройства, а также сделать фотографию в моменте, подгрузить картинку по прямой ссылке, из Google-диска или найти через поиск.

Рассмотрим детально возможности при формировании вопросов.

Ответы могут быть представлены в виде обычного текста, в виде одной строки или абзаца.

Доступны функции добавления описания и проверки ответов по числу, тексту, количеству символов и регулярному выражению.

Проверка по числу позволяет выбрать одно из предложенных логических условий и необходимые значения.

Вариант «Текст» проверяет валидность вводимого адреса электронной почты и веб-ссылки, а также оценивать содержимое на предмет содержания или отсутствия в нём определённого слова или выражения.

Пункт «Длина» регламентирует минимальное или максимальное количество символов, из которых должен состоять ответ.

«Регулярное выражение» может содержать или не содержать, полностью совпадать или не совпадать с указанным шаблоном.

Имеется вариант выбора одного ответа из представленного списка. Можно добавить текстовое описание, выбрать дальнейшее действие для каждого варианта ответа и рандомизировать порядок выдачи предлагаемых вариантов ответов.

Вариант «Несколько из списка» позволяет получать ответы в виде отметок в чек-боксах. Можно добавить описание, проверку ответов - выбор не более, не менее или строго заданного количества пунктов.

Имеется привычный многим выпадающий список. В него добавляется описание, настраивается выбор дальнейшего действия после каждого варианта ответа и возможность их перемешивания в случайном порядке.

Необходимость загрузки пользовательских файлов ощущалась достаточно давно - к примеру, фото, видео, документов. С недавнего времени в Google-формах появилась такая опция. Пользователю доступна загрузка файлов общим объёмом до 1Гб на одну форму. Также можно определить типы файлов, которые можно загружать:

• Таблицы;
• PDF;
• Видео;
• Презентации;
• Изображения;
• Аудио.

Помимо этого можно ограничить количество загружаемых файлов и их размер.

В меню вопроса доступно только добавление и редактирование его описания.

В случаях, когда важна визуальная наглядность, можно предложить пользователям взаимодействовать со шкалой, к которой добавляется описание, а также подписи в начале и конце шкалы.

Для респондентов шкала выглядит следующим образом:

Ещё один сложный формат - сетка с множественным выбором. Помимо описания можно задать произвольное количество строк и столбцов, включить ограничение - не более одного ответа на столбец - и возможность рандомизации порядка столбцов и строк.

Сетка отображается подобным образом:

Сетка флажков тоже полезна в случаях, когда необходимо предложить пользователям множественный выбор. Дополнительные опции данного формата аналогичны сетке с множественным выбором.

При необходимости добавляется блок для ввода даты. Он может иметь произвольное описание, возможность включения и отключения ввода года, а также поля для ввода точного времени.

Блок «Время» позволяет пользователю добавлять время, а если в меню вопроса переключить тип ответа на «Продолжительность», то формат меняется на часы: минуты: секунды .

Один из способов получить обратную связь от читателей — создать электронную анкету на Google Формы. Инструмент — бесплатный, позволяющий расшарить ссылку с опросником в соцсетях и получить код для вставки на сайт.

Первым делом проведите подготовительную работу: выберите тему или проблему, в отдельном файле напишите название и описание, вопросы и ответы.

Составили? Проверяйте на ошибки. Проверили? Идем создавать опросник.

Чтобы работать в Google, у вас должен быть аккаунт в Google. Открывайте Google Диск. Нажимайте «Создать» (кнопка вверху боковой колонки слева) или кликайте на правую клавишу мышки.

Появилось всплывающее окно. Кликайте на «Еще», затем — на Google Формы. Вам предложат создать новую форму или использовать шаблоны. Здесь 15 вариантов шаблонов.

Напишите заголовок опросника, добавьте описание - для чего он создан и что хотите узнать от читателей.

Чтобы добавить вопрос, нажимайте на плюсик в плавающем справа столбце. Сервис предложит создать вопрос с выбором одного ответа из списка. Но - возможны варианты. Вы можете установить вопрос со свободным ответом (в одно предложение или в абзац) либо с возможностью проголосовать за один или за несколько вариантов. Чтобы выбрать тип вопроса, нажимайте на стрелочку рядом с «Один из списка» и выбирайте из раскрывшегося меню.

• Текст (строка) - удобен, когда нужно получить электронную почту, ссылку (например, на профиль в соцсетях), адрес, цифру.
• Текст (абзац) - позволяет пользователю дать подробный ответ, высказать мнение, рассказать историю или описать ситуацию.
• Один из списка - читатель выбирает только один ответ из предложенных вариантов. Подобного типа опросы обычно создают в социальных сетях.
• Несколько из списка - вы предлагаете респондентам выбрать на поставленный вопрос несколько вариантов ответов.
• Раскрывающийся список - читатель выбирает только один ответ, но варианты «спрятаны». Такой тип помогает опроснику выглядеть более компактно.
- читатель в качестве ответа загружает на ваш Google Диск файлы – документ или фотографию.
• Шкала - читатель оценивает какое-то явление по шкале, максимальное значение которой ровно 10 (но может быть и меньше). Только не забудьте установить метку для начала и конца шкалы.
• Сетка (множественный выбор и флажков) - пользователи выбирают один или несколько предложенных вариантов из сетки.
• Дата - позволяет указывать дату, включая год и время.
• Время - чтобы читатели могли указать время или продолжительность.

Выбрали тип вопроса ? Вносите в появившийся блок из заготовленного файла вопрос и варианты ответа. Если добавляете вариант «Другое» (актуально для «одного из списка» и «несколько из списка»), пользователи смогут вписать свой ответ.

Внизу блока укажите обязательный этот вопрос для читателей или нет (он не сможет отправить форму, не заполнив все обязательные вопросы).

Аналогичным образом добавляйте блоки с другими вопросами.

Внизу справа каждого блока есть три точки, нажимайте на них — здесь указаны дополнительные функции: добавить описание, выбрать только один вариант ответа, перемешать ответы.

В блоке «Текст (строка)» функция «Проверка ответов» позволяет ограничить ответ читателя указанием цифры. При текстовом варианте позволяет задать, что именно пользователь указывает: непосредственно текст, только электронную почту или только ссылку. Функция «длина» выставляет ограничения по количеству символов. Такая же функция есть у типа вопроса «Текст (абзац)».

Когда опросник собран, поработайте над его внешним видом. Для этого в верхнем меню выбирайте «Настроить тему»: установите цвет для опросника или добавьте иллюстрацию.

Опрос готов. Нажимайте на кнопку «Отправить» в верхнем меню. Сначала настройте доступ к опроснику (иначе ваши читатели его не увидят).

В появившемся окне, где указан уровень доступа, должно быть написано «Общедоступно в Интернете: найти и изменить элемент может любой пользователь». Если текст другой, нажимайте на «Изменить». И включайте доступ для всех в интернете. Сохраняйте.

Последний шаг — получить код, чтобы вставить опросник на сайт. Кликайте на значок HTML-кода. При необходимости установите ширину и высоту опросника. Копируйте код и добавляйте на сайт.

У нас получился такой опросник.

Составить интересную анкету, заполнить которую будет не в тягость, а в радость, довольно просто. Но нужно знать несколько основных правил:

1. Определитесь с целью анкеты. Сфокусируйтесь на одной конкретной цели. Так вы сможете собрать релевантную информацию и не запутать пользователя.

2. Поймите, какую информацию собирать. Как только станет понятна цель, выберете, какие именно данные и в каком формате собирать.

3. Будьте объективны. Убедитесь, что задаёте только прямые вопросы, избегая наводящих конструкций.

4. Следите за порядком вопросов. Логичная последовательность вопросов важна, как для вас, так и для проходящего опрос. Самый оптимальный вариант — «от общего к частному».

5. Избегайте двойных вопросов. Один блок — один вопрос. Иначе вы получите искажённую информацию.

6. Пишите простым языком. В опросниках не стоит использовать жаргон и сложные обороты. Сделайте свою анкету простой и понятной и тогда каждый респондент наверняка дойдёт до финального вопроса.

7. Протестируйте опросник. Пришлите готовую анкету друзьям и коллегам, чтобы ещё раз проверить логику опроса и разглядеть возможные ошибки.

Быстрый жизненный ритм и меняющиеся желания требовательного и переборчивого потребителя заставляют искать и находить новые скоростные подходы для удовлетворения различных запросов. Всемогущий и популярный поисковик Гугл предоставляет своим пользователям эффективный и совершенно бесплатный инструмент – Гугл формы.

Новый инструмент обладает широкими универсальными возможностями по размещению и созданию различных форм, анкет и опросников. Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать подходящую форму для анкет и гибко их настраивать в удобном функциональном интерфейсе.

Создавайте красиво, редактируйте удобно и просматривайте оповещения – на смартфоне, планшете, компьютере – где угодно и когда удобно. Главное условие доступ к интернету. Используйте и применяйте практически в любой деятельности и сфере своей работы и бизнесе.

Вход в Гугл формы и создание анкеты

Как создать гугл анкету с нуля и что делать после того, как создали? Прежде чем ответить на эти вопросы, необходимо начать с самого начала — входа в google forms.

Для этого нужно создать учетную запись в Гугл аккаунте или войти в уже имеющуюся. В правом верхнем углу в «шашечках» с приложениями выбрать «диск», дальше нажать на «создать» и перейти в самый низ «еще». В выпавшем меню и найдем «формы». Вот так меню выглядит визуально.

Естественно, это не единственный вход в «формы», можно пройти по прямой ссылке http://www.google.ru/intl/ru/forms/about/ . Кстати, будет гораздо эффективней сохранить страницу в закладки для быстрого и удобного доступа. После входа, попадаем непосредственно на внутреннюю страницу «Google Формы».

Действуем согласно инструкции и нажимаем на красный «плюсик» в правом нижнем углу и попадаем на страницу с основными настройками создания.

Основные настройки интерфейса

Внутренний функционал имеющихся инструментов для оформления и формы подачи, простой в использовании и интуитивно понятный, что делает работу быстрой и предельно удобной.

Рассмотрим пошаговое оформление. В строке описание написать, для кого или чего мы создаем анкету, например – для интернет-магазина.

Подробней о функционале:

Допустим, вся анкета составлена и вдруг вам что-то не нравится в первом разделе из заданных вопросов, что делать? Нет, не нужно полностью переделывать весь документ. Простой выход есть – удаляем, редактируем или добавляем только то, что нужно.

1. Для полного удаления варианта просто нажать на крестик.
2. Такие серенькие точечки в верхней части каждого раздела предназначены для редактирования. Нажав на них, можно отредактировать в определенном разделе только то, что нужно не в ущерб качеству.

Далее вы также можете определить формат готовых ответов. Подобрать нужный вариант, это будет текст (строка), несколько или один из списка, раскрывающийся список. Также можно определить дату, время или шкалу.

Таким образом, очень легко и доступно, создается анкета со всеми интересующими вопросами, которые нам желательно выяснить у будущего клиента. Также легко настраивается функция получения ответов от потенциальных клиентов. Во вкладке «ответы» есть возможность настроить получение ответов по электронной почте, а также удалить уже не актуальные ответы или сохранить нужные.

Предварительный просмотр готовой анкеты

На верхней панели инструментов находятся: кнопка для предварительного просмотра готового варианта и дополнительные настройки. Если вам не нужно просматривать, вас устраивает готовый результат, можете смело нажимать на «отправить ». Рассылку можно сделать при помощи электронной почты.

И редактирование. Возможно, что вас не все устраивает, и вы захотели кое-что подправить перед отправкой. В верхнем правом углу нажимайте «карандаш». Редактируйте, и смело отправляйте не выходя со страницы.

Публикация анкеты

Размещайте анкеты и опросы на своих аккаунтах в популярных социальных сетях: Facebook, Twitter и Google+. В правом углу панели размещены три кнопки для быстрой публикации. После нажатия вас перенаправит на аккаунт соцсети, просто авторизуйтесь и опубликуйте за секунду.

Гугл формы удивил максимально простым и эффективно продуманным функционалом приложения. Гугл намного упростил сервис получения информации от потенциальных клиентов к заказчику. К тому же популярный поисковик постоянно расширяет и добавляет новые функции и приложения, о которых, в первую очередь оповещает своих пользователей.