Выполнение вычислений в excel. Как посчитать в программе Microsoft Excel

В электронные таблицы заносят исходные данные и формулы для расчета результирующих величин. Любое изменение исходных данных вызывает автоматическое изменение результатов. Электронные таблицы используются для выполнения математических, финансовых, статистических и инженерных расчетов. Например: расчет заработной платы, расчет квартирной платы и др.

Основные приемущества MS Excel:

1. Подобно прочим электронным таблицам, на экране Excel появляется сетка из строк и столбцов - электронная книга учета, в которую вводятся данные. Каждая клеточка сетки (пересечение строки и столбца) называется ячейкой . Обычно в ячейки заносятся числа, но туда можно поместить и текст с описанием, например, заголовки строк и столбцов.

2. Excel может выполнять вычисления и выводить результаты. В любой ячейке могут храниться результаты вычислений, выполненных над содержимым любых других ячеек таблицы.

3. Содержимое ячеек легко изменить. И самое лучшее то, что при изменении числа, которое используется в вычислениях где-нибудь в другом месте таблицы, автоматически изменится и результат этих вычислений.

4. Данные можно разместить так, чтобы их было легко читать как на экране, так и на печати. Можно разместить заголовки по центру, выделить текст жирным шрифтом и курсивом, обвести важные ячейки жирной рамкой и многое другое. Но смотрите, не перестарайтесь! Слишком большое количество элементов форматирования могут скорее затруднить, чем облегчить чтение таблицы.

5. Excel умеет создавать разнообразные диаграммы и графики, позволяющие представить данные более наглядно (рис. 1.2). Эти графики и диаграммы легко строятся и дают возможность быстрее проанализировать информацию, они выглядят убедительнее, чем лес из столбцов цифр

Основу структуры листа Excel составляют столбцы , которые располагаются сверху вниз, и, строки , проходящие слева направо. Столбцы обозначаются буквами, а строки - цифрами. Заголовки столбцов - это буквы A, B, C..., а заголовки строк - это цифры 1, 2, 3 и т.д. На пересечении каждого столбца и каждой строки располагается небольшой прямоугольник, называемый ячейка . Каждая ячейка имеет свой адрес, который определяется соответствующими столбцом и строкой. Например, на пересечении столбца С со строкой 3 располагается ячейка С3.

Можно работать с одной ячейкой, а можно выделить несколько ячеек и работать с ними одновременно. Совокупность нескольких выделенных ячеек называется диапазоном .

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов.

Основные элементы окна Excel (рис. 9.1):

1. Поле названия главного окна.
2. Строка меню.
3. Кнопки управления
4. Панели инструментов.
5. Поле имени.
6. Строка формулы.
7. Строка состояния
8. Поле названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel).
9. Активный лист рабочей книги.
10. Кнопка выделения всего листа.
11. Активная (текущая) ячейка.
12. Имя столбца.
13. Имя строки.

Рис. 9.1 Элементы рабочего листа

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация. В ячейке таблицы может находиться:

текст;
число;
дата;
формула.

Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.

Структура ячейки Excel:

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатированный текст) или результат вычисления формулы).
2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель (включатель) признак показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки).
3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или встроенных функций.
4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки.
5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка)

Рис.9.2. Уровни ячейки

Блок ячеек - группа ячейками.

Строка ввода - полоса под панелями инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках (Формат | Ячейки).

Вычисления в Excel. Формулы и функции

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.
Например, формула “=Активы-Пассивы” гораздо понятнее, чем формула “=F6-D6”.
При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте - в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.
После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.
Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.
Excel автоматическое создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании таких имен содержится в главе “Базы данных”.
После того, как имя определено, вы можете:
Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.
Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

В Excel можно решать задачи оптимизации и использовать анализ Фурье. В частности, в Excel реализован алгоритм быстрого преобразования Фурье, при помощи которого вы можете построить амплитудный и фазовый спектр.

Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть специальное средство для работы с функциями - Мастер функций. При работе с этим средством вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка | Функции или нажатием на кнопку Мастер функций

Ошибки в формулах

Если формула обработана неправильно, Microsoft Excel отображает ошибку. Причины возникновения ошибок могут быть самыми разными:

##### - результат обработки формулы не умещается в ячейке или результатом выполнения формулы, оперирующей датами и временем, является отрицательное число.
#ЗНАЧ! - используется недопустимый тип аргумента или операнда.
#ДЕЛ/0! - в формуле предпринимается попытка деления на ноль.
#ИМЯ? - Excel не может распознать имя, используемое в формуле.
#Н/Д - неопределенные данные (чаще всего встречается, если некорректно определены аргументы функции).
#ССЫЛКА! - используется недопустимая ссылка на ячейку (например, ячейки, на которые ссылается формула, были удалены).
#ЧИСЛО! - возвращаемое числовое значение слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Microsoft Excel (диапазон отображаемых чисел от -10307 до 10307).
#ПУСТО! - задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек.

Ошибки могут возникать не только из-за неправильной обработки формулы, ошибка может содержаться в ячейке, на которую ссылается формула.

Описание различных функций Excel

Функция	Синтаксис	Описание	Пример
СУММ	СУММ(Диапазон![; Диапазон2; ... ])	Вычисляет сумму содержимого ячеек указанных диапазонов	CYMM(D2:D4) СУММ(02:04; F2:F4)
СРЗНАЧ	СРЗНАЧ(Диапазон![; Диапазон2; ... ])	Вычисляет среднее арифметическое содержимого ячеек указанных диапазонов	СРЗНАЧ(В2:В11)
ОКРУГЛ	ОКРУГЛ(Число; Разрядов]	Возвращает значение, полученное путем округления числа до указанного количества разрядов.	ОКРУГЛ(Е8;2) ОКРУГЛ(СУММ(ЕЗ:Е7);2)
ОКРВВЕРХ	ОКРВВЕ РХ(Число; Точность)	Возвращает значение, полученное в результате округления числа в сторону увеличения с указанной точностью.	ОКРВВЕРХ(351;10) 360 ОКРВВЕРХ(353;100) 400 ОКРВВЕРХ(125300,-1000) 126000 ОКРВВЕРХ(23,345;0,1) 23,4 ОКРВВЕРХ(7,513;0,01) 7,52
ОКРВНИЗ	ОКРВНИЗ(Число; Точность)	Возвращает значение, полученное в результате округления числа в сторону уменьшения с указанной точностью. Функцию можно использовать для округления дробных чисел. В этом случае параметр точность указывает, до какого разряда нужно выполнить округление.	ОКРВНИЗ(351;10) 350 ОКРВНИЗ(353;100) 300 ОКРВНИЗ(125300;1000) 125000 ОКРВНИЗ(2,447;001) 2,44 ОКРВНИЗ(2,99;1) 2
ОСТ AT	ОСТАТ(Делимое; Делитель)	Вычисляет остаток от деления одного числа на другое
ЦЕЛОЕ	ЦЕЛОЕ(Выражение)	Возвращает целую часть значения выражения	ЦЕЛОЕ(D5/B1) ЦЕЛОЕ(F5/3)
МАКС	МАКС(Диапазон![; Диалазон2; ... ])	Возвращает максимальное значение указанных диапазонов	МАКС(В2:В4)
МИН	МИН(Диапазон![; Диапазон2; ... ])	Возвращает минимальное значение указанных диапазонов	МИН(С2:С4)
СЧЕТ	СЧЕТ (Диапазон)	Возвращает количество ячеек указанного диапазона, в которых находятся числа, в том числе и вычисленные по формуле	C4ET(D3:D10) C4ET(D3:E10)
СЧЕТЕСЛИ	СЧЕТЕСЛИ(Диапазон; Критерий)	Подсчитывает количество ячеек диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. В качестве условия можно использовать число, строку символов или выражение вида оператор константа. Оператор - это один математических операторов сравнения: - больше; < - меньше; >= - больше или равно; <= - меньше или равно; = - равно; о - не равно. Константа - число или строка символов, критерий должен быть заключен в двойные кавычки.	СЧЕТЕСЛИ(В2:В10, "<>0") - подсчитывает количество ячеек диапазона В2:вю, содержимое которых не равно нулю СЧЕТЕСЛИ (С2: СЮ; ">1000") - подсчитывает количество ячеек диапазона В2:сю, содержимое которых больше 1000
ЕПУСТО	ЕПУСТО(Ячейка]	Функция ЕПУСТО возвращает логическое значение ИСТИНА, если ячейка пустая	ЕПУСТО(С2)
ЕСЛИ	ЕСЛИ(Условие; Значение!; Значение2)	В зависимости от значения условия возвращает значение! или Значение2	ЕСЛИ(П5>500;0,1;0) если содержимое ячейки D5 больше 500, то значение функции равно 0,1, в противном случае (если D5 меньше или равно 500) значение функции равно нулю.
ВЫБОР	ВЫБОР(Индекс; Элемент!; Элемент2; . . .)	Возвращает элемент списка, номер которого указан в качестве первого параметра функции. В качестве элемента списка может выступать число, строка символов или диапазон. Максимальное количество элементов списка равно 29	ВЫБОР(02;В2:В10; С2:С10; D2:D10) ВЫБОР(ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ 0,2);"ПН";"ВТ";"СР";"ЧТ";"ПТ";"СБ";"ВС")
ПОИСКПОЗ	ПОИСКПОЗ(Значение, Диапазон, Тип)	Выполняет поиск значения в диапазоне. Параметр тип задает способ сопоставления	ПОИСКПОЗ(1500;С2:С20;1)
ИНДЕКС	ИНДЕКС(ДиапазонСтрока; НомерЭлемента) ИНДЕКС(ДиапазонСголбец; НомерЭлемента) ИНДЕКС(ДиапазонОбласть; Строка; Столбец])	Возвращает элемент диапазона. Если диапазон является строкой или столбцом, то функция возвращает элемент "с указанным номером. Если диапазон является областью, то значение функции - элемент, находящийся на пересечении указанных строки и столбца	ИНДЕКС(А2:А4; 2) ИНДЕКС(А2:Е2; 2) ИНДЕКС(А2:С4; 2;2)
ГОД	ГОД (Дата)	Возвращает год указанной даты. В качестве параметра функции год обычно используют имя ячейки таблицы	ГОД(В2)
ДЕНЬ	ДЕНЬ(Дата)	Возвращает день указанной даты. В качестве параметра функции ДЕНЬ обычно используют имя ячейки таблицы	ДЕНЬ(В2) ДЕНЬ(СЕГОДНЯ())
ДЕНЬНЕД	ДЕНЬНЕД (Дата [; Тип])	Возвращает номер дня недели указанной даты. Параметр тип определяет день, с которого начинается неделя. Если параметр не указан или равен 1, то первый день недели - воскресенье. Если параметр Тип равен 2, то пер- вый день недели - понедельник	ДЕНЬНЕД(В2) ДЕНЬНЕД(В2;2) ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ();2)
МЕСЯЦ	МЕСЯЦ (Дата)	Возвращает номер месяца указанной даты. В качестве параметра функции МЕСЯЦ обычно используют имя ячейки таблицы. Для получения названия месяца можно воспользоваться функцией ВЫБОР	МЕСЯЦ(В2) МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())
СЕГОДНЯ	СЕГОДНЯ()	Возвращает текущую дату. Содержимое ячейки, в которой находится функция СЕГОДНЯ, обновляется всякий раз при открытии таблицы	СЕГОДНЯ()
ТДАТА()	ТДАТА()	Возвращает текущие дату и время. Содержимое ячейки, в которой находится функция ТДАТА, обновляется автоматически при каждом открытии документа. Если содержимое ячейки должно быть обновлено непосредственно перед печатью таблицы, то нужно нажатием клавиши активизировать процесс пересчета формул. Для того чтобы в ячейке, в которой находится функция ТДАТА, было отображено только время (как в приведенном примере), для этой ячейки нужно задать формат ВРЕМЯ.	ТДАТА()

Cерии

В Excel разработан механизм ввода рядов данных (серий). Под сериями подразумеваются ряды данных, построенные по определенному закону. При этом данные не обязательно должны быть числовыми, они могут быть и формализованными текстовыми. Создание серий возможно несколькими способами, отдельным подразделом создания серий является Прогрессия.

Для построения произвольных серий выполните команду Правка | Заполнить | Прогрессия.

Типы прогрессии:

Арифметическая
Геометрическая
Даты
автозаполнение

Кроме прогрессии серии можно создавать еще несколькими способами без помощи меню, они приведены ниже.

Первый способ

В ячейку вводится первый член ряда. Указатель мыши подвести к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши. Удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. Выделенная область заполнится данными.

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда в ячейку введен один из элементов имеющегося списка. Списки создаются в диалоговом окне Файл | Параметры на закладке Списки.

Второй способ

Можно построить серию данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и затем, воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области. Две первых ячейки, введенные вручную, задают шаг серии данных.

Данный способ является самым удобным для создания простых серий (типа арифметической прогрессии).

Третий способ

Третий способ является самым универсальным для создания серий любого цифрового типа арифметической и геометрические прогрессии, степенные ряды и другие сложные серии.

Для этого в первой ячейки серии вводится ее начальное значение, во второй ячейки серии вводится формула определяющая данную серию и нажимается ENTER. Затем, воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области, аналогично первому и второму способу.

Как уже говорилось выше третий способ является самым универсальным.

Диаграммы и графики

Для наглядного представления данных, находящихся в таблице, используют диаграммы. На практике наиболее часто используют гистограммы и графики. На гистограмме данные изображаются столбиками (рис. 9.3), на графике - точками, которые соединяют линиями.

Рис. 9.3

Графики обычно используют для отображения процессов, развивающихся во времени. Гистограммы удобны для наглядного представления соотношения величин.

Линия на графике или группа столбиков гистограммы изображают ряд данных - содержимое нескольких соседних ячеек таблицы. На одной диаграмме можно представить несколько рядов данных.

Помимо гистограмм и графиков, широко используются круговые диаграммы, которые удобны для наглядного представления соотношения величин, образующих целое. Например, круговая диаграмма, изображенная на рис. 9.4, дает наглядное представление о структуре расходов семьи.

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления - наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов - все это легко можно увидеть на графиках.

Рис. 9.4

Существует три вида диаграмм:

обычная;
с накоплением;
нормированная.

Для построения диаграммы выполните команду Вставка | Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм

Для редактирования диаграммы:

Дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.
Команда Формат обозначения легенды устанавливает цвет линий, их стиль и толщину.
Для форматирования объекта диаграммы нажмите на нем правую кнопку мыши и выберите нужную для форматирования команду из появившегося списка.
Для замены одного ряда данных в диаграмме другим примените команду Формат ряда.
Изменяя линии графика, можно изменить данные на рабочем листе.
Команда Тип диаграмм позволяет изменять тип уже существующей диаграммы.
Команда Автоформат меняет не только тип диаграммы, но и устанавливает стандартные параметры диаграммы.
Команда Объемный вид изменяет пространственную ориентацию диаграммы.

Форматирование диаграммы

Под форматированием диаграммы понимается процесс изменения внешнего вида диаграммы. В процессе форматирования можно, например, изменить шрифт, которым выведен заголовок диаграммы, цвет элементов диаграммы (столбиков диаграммы, линий графика), вид линий сетки и т. д. На диаграмме можно выделить следующие элементы (рис. 9.5):

область диаграммы;
область построения диаграммы;
заголовок;
ось значений;
заголовок оси значений;
ось категорий;
легенда;
ряды данных.

Рис. 9.5

Форматирование диаграммы выполняется путем форматирования отдельных элементов.

Основные форматы

Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата. Ниже приведено краткое описание этих форматов.

Общий формат

Для всех ячеек нового листа установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Если значением ячейки является дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. При отображении дробных значений выполняется округление цифр дробной части, которые не могут быть отображены из-за недостаточной ширины ячейки.

Числовой формат

Числовой формат является наиболее универсальным (рис. 9.6). - В отличие от общего формата, в числовом формате можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отображении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Например, если установлен формат с отображением двух чисел дробной части, то число 567,897 будет представлено как 567,90. Это же число будет отображено как 568, если задать формат без отображения цифр дробной части (установить значение счетчика Число десятичных знаков равным нулю).

Рис. 9.6 Выбрать формат Числовой, можно настроить его характеристики

Денежный формат

Денежный формат используют для представления значений, обозначающих денежные величины. При изображении числа в денежном формате после числа выводится обозначение денежной единицы. Кроме того, для удобства восприятия группы разрядов чисел разделены. Для денежного формата можно задать количество цифр дробной части, денежную единицу и способ отображения отрицательных значений.

Дробные числа, отображаемые в денежном формате, округляются в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Округление выполняется по известному правилу: если значение разряда, который должен быть отброшен, меньше пяти, то он отбрасывается, в противном случае значение предыдущего разряда увеличивается на единицу. Если должны быть отброшены несколько разрядов, то приведенное правило последовательно применяется ко всем разрядам, которые должны быть отброшены, начиная с самого младшего.

Финансовый формат

Финансовый формат позволяет представлять денежные величины. Так же, как для денежного формата, для финансового можно задать количество цифр дробной части и выбрать денежную единицу.

Дата

Если в ячейке таблицы находится дата, то можно изменить формат ее отображения (рис. 9.7).

Рис. 9.7 Способ отображения даты нужно выбрать в списке Тип

Различают полный и сокращенный форматы представления даты. Полный формат отражает день, месяц и год. В сокращенном формате может быть представлен день и месяц, иногда - только месяц или день. Еще раз следует обратить внимание на символ-разделитель, который используется при записи дат. В России - это точка.

Проценты

При отображении содержимого ячейки в процентном формате реальное значение ячейки умножается на 100, и после числа выводится знак процента. Например, если в ячейку записать число 0,2 и установить формат Процентный, то в этой ячейке будет отображено 20,00 %.

Графика

На поверхность листа рабочей книги можно поместить иллюстрацию. Это может быть, например, логотип фирмы на прайс-листе или бланке. Иллюстрацию можно заранее подготовить при помощи различных графических редакторов, например Microsoft Paint, или нарисовать непосредственно в Excel.

Обработка данных

Excel является эффективным инструментом анализа самых различных данных. В большинстве случаев анализу предшествует предварительная обработка данных: сортировка, выборка (фильтрация), вычисление промежуточных (итоговых за период) сумм, средних значений, отклонений, построение сводных таблиц.

Довольно часто таблицы Excel используют в качестве баз данных. Типичными примерами являются таблицы, в которых находится информация о сотрудниках, клиентах, ассортименте, продажах и т. д.

Сортировка

Для удобства работы информация в таблицах обычно упорядочена в соответствии с некоторым критерием (отсортирована). Например, список сотрудников обычно упорядочен по алфавиту.

Процесс перестановки строк, ячеек столбца или строки с целью упорядочивания в соответствии с некоторым критерием называют сортировкой. Excel позволяет сортировать как ячейки отдельного столбца или строки, так и целые строки. При сортировке ячеек изменяется содержимое только сортируемого столбца или строки, содержимое остальных ячеек не меняется. При сортировке строк переставляются целые строки.

При сортировке строк содержимое ячеек одного из столбцов таблицы используется в качестве критерия, строки выстраиваются по порядку в соответствии с содержимым ячеек именно этого - ключевого столбца (рис. 9.8).

Рис. 9.8 Строки таблицы отсортированы по содержимому столбца Фамилия

Различают сортировку по возрастанию и по убыванию. Строки таблицы являются отсортированными по возрастанию, если содержимое ячейки ключевого столбца следующей строки больше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки. Строки таблицы являются отсортированными по убыванию, если содержимое ячейки ключевого столбца следующей строки меньше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки.

Наиболее просто выполнить сортировку строк таблицы по возрастанию или убыванию, если в качестве ключевого столбца используется ее первый (крайний левый) столбец.

Чтобы выполнить сортировку строк, надо выделить эти строки и щелкнуть на одной из кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Рис. 9.9 Кнопка для выполнения сортировки

Excel позволяет выполнить сортировку строк по содержимому любых нескольких (но не более трех) столбцов. В общем случае, для того чтобы выполнить сортировку строк таблицы, нужно выделить эти строки и в меню Данные выбрать команду Сортировка.

Фильтры

Часто пользователя интересует не вся информация, находящаяся в базе данных, а конкретная выборка. Например, информация о расходах в январе, список студентов группы 221/2 и т.д.

Поиск нужной информации осуществляется путем отбора записей, удовлетворяющих критерию отбора. В большинстве случаев критерием отбора является равенство содержимого поля определенному значению. Например, критерием отбора записей, содержащих информацию о студентах группы 221/2, является равенство содержимого поля Группа строке 221/1. Помимо сравнения на равенство, при отборе записей можно использовать и другие операции сравнения. Например, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно. Использование этих операций позволяет сформулировать критерий отбора менее жестко.

Процесс выборки из базы данных записей, удовлетворяющих заданному критерию, называется фильтрацией, а критерий (условие запроса) - фильтром.

Сводная таблица

Сводная таблица - это таблица, обобщающая и анализирующая данные из одной или нескольких таблиц. Исходные данные для сводной таблицы могут находиться в списке на одном листе рабочей книги, на нескольких листах, во внешней базе данных или в другой сводной таблице. Меняя структуру таблицы, можно получать различные сводные ведомости одних и тех же исходных таблиц.

Сводная таблица состоит из:

Поле страницы - это поле Вашего исходного списка, по которому следует подводить итоги. Это поле представлено в виде раскрывающегося списка, элементами которого являются значения соответствующей колонки в исходном списке. При выборе определенного значения из списка, сводная таблица пересчитывается для отображения итогов, связанных с этим значением.

Поле строки - это поле исходного списка, помещенное в область строчной ориентации сводной таблицы. Значениями поля строки являются значения соответствующего поля в исходном списке.

Поле столбца - это поле исходного списка, помещенное в область столбцов сводной таблицы. Значения для этого поля берутся из соответствующего столбца исходной таблицы.

Поле данных - это поле исходного списка, значения которого являются источником данных для вычислений в сводной таблице. Если поле данных одно, оно находится в области выделения таблицы. Если таких полей несколько, для них отводится отдельная колонка, которая называется Данные.

Область данных - это часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги по полю данных для элементов полей строки и столбца, соответствующих значению поля страницы. Все отображаемые значения соответствуют исходным данным.

Для построения сводных таблиц предусмотрен специальный инструмент - Мастер сводных таблиц (Данные - сводная таблица).

Сводная таблица строится за три шага:

1. На первом шаге мастер сводных таблиц выясняет где содержится источник данных для сводной таблицы.

2. На втором шаге определяется сам источник данных. Здесь необходимо указать непрерывный диапазон, в котором содержится исходный список.

3. На заключительном этапе работы мастер выясняет местоположение сводной таблицы.

В результате добавляются лист с заготовкой сводной таблицы и окно Список полей сводной таблицы, в котором перечислены названия полей исходной таблицы (рис. 9.10).Для того чтобы заготовка сводной таблицы превратилась в сводную таблицу, нужно указать, какие данные исходной таблицы должны быть отражены в области строк, в области столбцов и какие данные исходной таблицы являются элементами данных сводной таблицы.

Рис. 9.10 Меню вкладки Сводная Таблица

После перетаскивания всех перечисленных полей будет сформирована сводная таблица.

Вопросы для оценки уровня знаний

Что такое электронная таблица?
Основные приемущества Excel?
Что состовляет основу структуры листа Excel?
Что таоке рабочий лист и рабочая кннига?
Перечислите основные элементы окна Excel?
Что такое ячейка?
Структура ячейки?
Что такое формула в Excel?
Что означает символ $ в ссылках?
Как Excel реагирует на ошибки?
Что означает функция ЕСЛИ?
Для чего служат диаграммы?
Что такое ряд данных?
Назовите основные виды диаграмм используемые в Excel?
III. Методика измерений и расчетные формулы. I. Цель работы:Ознакомиться с деформациями сдвига, кручения и методами определения модуля сдвига на основе деформации кручения
III. Методика измерений и расчетные формулы. I.Цель работы: проверка опытным путем основного закона динамики вращательного движения с помощью маятника Обербека и определение момента инерции
III. Методика измерений и расчетные формулы. Грузы подвешены на нити, перекинутой через шкив, при этом на каждый из грузов две силы: сила тяжести и сила натяжения нити
III. Основные полномочия и функции органов управления, подразделений

Она состоит. Самое время попробовать программу в деле, вы узнаете, как работать в Excel. Мы создадим новый документ, внесем в него данные, выполним простые расчеты и построим временную диаграмму. После освоения этого урока вы уже сможете работать в Экселе, выполнять лёгкие задачи. Это будет первый уверенный шаг к профессиональному использованию Эксель.

Исходные данные: ежемесячные объёмы продаж товара в 2015 году, стоимость единицы товара, выручка за 2014 год помесячно. Приступаем к расчетам.

Как создать документ Эксель

Если Excel у вас еще не запущен – нажмите Пуск — Все программы — Microsoft Office , и в открывшейся папке – Excel . Программа будет запущена. В открывшемся окне выберите Пустая книга .

Создание нового документа Excel

Если программа уже запущена – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N для создания новой рабочей книги.

Заполняем лист Excel данными

В результате, перед вами новый пустой документ с активным листом «Лист 1» . Давайте заполним его исходными данными. Начнём с шапки, т.е. определимся со структурой таблицы. Пусть в первом столбце будут месяцы года.

Кликните левой кнопкой мыши в ячейку А1, она будет активизирована для заполнения. Напишите: «Месяц»
Аналогично в колонке В1 запишем «Выручка 2015»
С1 – «Продажи»
D1 – «Цена»
E1 – «Выручка 2014»

Шапка готова.

Теперь напишем названия месяцев в столбце А. Установите курсор в ячейку А2, напишите «Январь» и нажмите Enter . Табличный курсор перенесётся на одну строчку вниз. Чтобы заполнить последующие месяцы – воспользуемся функцией Эксель – автозаполнение. Верните курсор в ячейку А2 и наведите мышью на квадратик в нижнем правом углу активной клетки. При этом, курсор превратится в чёрный крестик. Зажмите левую кнопку мыши и тяните курсор вниз, как бы растягивая надпись «Январь» вниз. Эксель автоматически будет записывать новые месяца в каждой следующей строчке.

Пока вы не отпустили мышь – программа показывает подсказку о том, какой месяц будет в соответствующей ячейке. Посмотрите, на рисунке я дотянул список месяцев до мая. Вы же протяните курсор на 11 строчек вниз, на подсказке отобразится «декабрь». Отпускайте мышь и «вуа-ля», одним взмахом руки мы прописали целых 12 месяцев!

Автозаполнение ячеек в MS Excel

Теперь заполним количества и цены. Поставим курсор в клетку С2, запишем количество и нажмём Ввод на клавиатуре. Выделение переместится в С3, там тоже запишем количество. Так, заполняем все продажи до декабря (С13). Аналогично поступим с ценами в столбце D. В нашем примере цены содержат копейки. В русифицированной версии Excel они отделаются от целой части запятой. В оригинальной версии – точкой. Еще заполним выручку 2014 года. Вот так будет выглядеть заполненная таблица данных:

Таблица заполнена исходными данными

Расчеты в Эксель

Важно! Все формулы в Excel начинаются со знака «=» . Если первый символ в ячейке – этот знак, программа понимает, что дальше будет следовать вычисляемая формула.

Активизируем ячейку B2 и вычислим выручку в январе 2015 года. Напишем «=» и кликнем левой кнопкой мыши на ячейку С2, задав ссылку на продажи января. Дальше ставим знак умножения «*» и кликаем на D2 – ссылка на стоимость товара. Жмём Enter и видим, что в выделенной ячейке отобразился результат расчётов, а в строке формул для этой ячейки – введенная нами формула. Excel извлечёт значение из С2 и умножит его на значение в D2. Если изменить любое из них – формула сразу же будет пересчитана. Больше информации о правилах расчета я написал в статьях и . Там всё это расписано более детально.

Формула и результат вычисления

Давайте протянем эту формулу на все строки таблицы, как мы делали с заполнением месяцев. Тянем за квадратик в правом нижнем углу ячейки с формулой. Результат – программа просчитала выручку для всех месяцев. Обратите внимание, при протягивании изменяются адреса ссылок в формуле. Например, в ячейке В12 у нас формула: =C12*D12 , а не =C2*D2 . Это потому, что у нас по умолчанию применились .

Теперь вычислим разницу между выручкой 2014 и 2015 годов. Назовём столбец F – «Разница». Методика написания формул не меняется, только вычислим =В2-Е2 , протянем формулу для всех месяцев. Видим, например, что в январе 2015 года наша выручка на 7,5 ед. меньше, чем в 2014.

Графики Excel

Осталась последняя задача – построить временную диаграмму и визуально оценить динамику продаж (более детально вопрос диаграмм я рассмотрел в ).

Чтобы построить график, нужно выделить диапазон (почитайте ) данных, на основании которых будет выстроена кривая. Наведите курсор мышки на ячейку А2. Зажмите левую кнопку и тяните курсор к ячейке В13. После этого отпустите кнопку мыши. Если вы всё сделали правильно, диапазон А2:В13 будет выделен тёмным цветом.

Строим график на основании выделенных данных. Для этого, не ленте перейдите на вкладку Вставка , а там – Диаграммы — Вставить график — График с маркерами . На экране появится диаграмма изменения выручки по месяцам 2015 года. Первый выделенный столбец программа использовала для подписей по горизонтальной оси, а второй – для значений по вертикальной.

Результат вычислений

Сохраняем расчеты

Чтобы сохранить наш документ – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S , в открывшемся окне нажмите Обзор . Открывается стандартное окно сохранения, где нужно указать расположение файла и задать его имя. Нажатием кнопки Сохранить, подтверждаем создание нового файла.

Формулы в Excel – одно из самых главных достоинств этого редактора. Благодаря им ваши возможности при работе с таблицами увеличиваются в несколько раз и ограничиваются только имеющимися знаниями. Вы сможете сделать всё что угодно. При этом Эксель будет помогать на каждом шагу – практически в любом окне существуют специальные подсказки.

Для создания простой формулы достаточно следовать следующей инструкции:

Сделайте активной любую клетку. Кликните на строку ввода формул. Поставьте знак равенства.

Введите любое выражение. Использовать можно как цифры,

При этом затронутые ячейки всегда подсвечиваются. Это делается для того, чтобы вы не ошиблись с выбором. Визуально увидеть ошибку проще, чем в текстовом виде.

Из чего состоит формула

В качестве примера приведём следующее выражение.

Оно состоит из:

символ «=» – с него начинается любая формула;
функция «СУММ»;
аргумента функции «A1:C1» (в данном случае это массив ячеек с «A1» по «C1»);
оператора «+» (сложение);
ссылки на ячейку «C1»;
оператора «^» (возведение в степень);
константы «2».

Использование операторов

Операторы в редакторе Excel указывают какие именно операции нужно выполнить над указанными элементами формулы. При вычислении всегда соблюдается один и тот же порядок:

скобки;
экспоненты;
умножение и деление (в зависимости от последовательности);
сложение и вычитание (также в зависимости от последовательности).

Арифметические

К ним относятся:

сложение – «+» (плюс);

=2+2

отрицание или вычитание – «-» (минус);

=2-2 =-2

Если перед числом поставить «минус», то оно примет отрицательное значение, но по модулю останется точно таким же.

умножение – «*»;

=2*2

деление «/»;

=2/2

процент «%»;

=20%

возведение в степень – «^».

=2^2

Операторы сравнения

Данные операторы применяются для сравнения значений. В результате операции возвращается ИСТИНА или ЛОЖЬ. К ним относятся:

знак «равенства» – «=»;

=C1=D1

знак «больше» – «>»;

=C1>D1

знак «меньше» – «<»;

=C1

знак «больше или равно» – «>=»;

=C1>=D1

знак «меньше или равно» – «<=»;

=C1<=D1

знак «не равно» – «<>».

=C1<>D1

Оператор объединения текста

Для этой цели используется специальный символ «&» (амперсанд). При помощи его можно соединить различные фрагменты в одно целое – тот же принцип, что и с функцией «СЦЕПИТЬ». Приведем несколько примеров:

Если вы хотите объединить текст в ячейках, то нужно использовать следующий код.

=A1&A2&A3

Для того чтобы вставить между ними какой-нибудь символ или букву, нужно использовать следующую конструкцию.

=A1&","&A2&","&A3

Объединять можно не только ячейки, но и обычные символы.

="Авто"&"мобиль"

Любой текст, кроме ссылок, необходимо указывать в кавычках. Иначе формула выдаст ошибку.

Обратите внимание, что кавычки используют именно такие, как на скриншоте.

Для определения ссылок можно использовать следующие операторы:

для того чтобы создать простую ссылку на нужный диапазон ячеек, достаточно указать первую и последнюю клетку этой области, а между ними символ «:»;
для объединения ссылок используется знак «;»;
если необходимо определить клетки, которые находятся на пересечении нескольких диапазонов, то между ссылками ставится «пробел». В данном случае выведется значение клетки «C7».

Поскольку только она попадает под определение «пересечения множеств». Именно такое название носит данный оператор (пробел).

Использование ссылок

Во время работы в редакторе Excel можно использовать ссылки различных видов. При этом большинство начинающих пользователей умеют пользоваться только самыми простыми из них. Мы вас научим, как правильно вводить ссылки всех форматов.

Простые ссылки A1

Как правило, данный вид используют чаще всего, поскольку их составлять намного удобнее, чем остальные.

столбцов – от A до XFD (не больше 16384);
строк – от 1 до 1048576.

Приведем несколько примеров:

ячейка на пересечении строки 5 и столбца B – «B5»;
диапазон ячеек в столбце B начиная с 5 по 25 строку – «B5:B25»;
диапазон ячеек в строке 5 начиная со столбца B до F – «B5:F5»;
все ячейки в строке 10 – «10:10»;
все ячейки в строках с 10 по 15 – «10:15»;
все клетки в столбце B – «B:B»;
все клетки в столбцах с B по K – «B:K»;
диапазон ячеек с B2 по F5 – «B2-F5».

Иногда в формулах используется информация с других листов. Работает это следующим образом.

=СУММ(Лист2!A5:C5)

На втором листе указаны следующие данные.

Если в названии листа есть пробел, то в формуле его нужно указывать в одинарных кавычках (апострофы).

=СУММ("Лист номер 2"!A5:C5)

Абсолютные и относительные ссылки

Редактор Эксель работает с тремя видами ссылок:

абсолютные;
относительные;
смешанные.

Рассмотрим их более внимательно.

Все указанные ранее примеры принадлежат к относительному адресу ячеек. Данный тип самый популярный. Главное практическое преимущество в том, что редактор во время переноса изменит ссылки на другое значение. В соответствии с тем, куда именно вы скопировали эту формулу. Для подсчета будет учитываться количество клеток между старым и новым положением.

Представьте, что вам нужно растянуть эту формулу на всю колонку или строку. Вы же не будете вручную изменять буквы и цифры в адресах ячеек. Работает это следующим образом.

Введём формулу для расчета суммы первой колонки.

=СУММ(B4:B9)

Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C . Для того чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, необходимо перейти туда и нажать на Ctrl +V .

Если таблица очень большая, лучше кликнуть на правый нижний угол и, не отпуская пальца, протянуть указатель до конца. Если данных мало, то копировать при помощи горячих клавиш намного быстрее.

Теперь посмотрите на новые формулы. Изменение индекса столбца произошло автоматически.

Если вы хотите, чтобы при переносе формул все ссылки сохранялись (то есть чтобы они не менялись в автоматическом режиме), нужно использовать абсолютные адреса. Они указываются в виде «$B$2».

=СУММ($B$4:$B$9)

В итоге мы видим, что изменений никаких не произошло. Во всех столбцах у нас отображается одно и то же число.

Данный тип адресов используется тогда, когда необходимо зафиксировать только столбец или строку, а не всё одновременно. Использовать можно следующие конструкции:

$D1, $F5, $G3 – для фиксации столбцов;
D$1, F$5, G$3 – для фиксации строк.

Работают с такими формулами только тогда, когда это необходимо. Например, если вам нужно работать с одной постоянной строкой данных, но при этом изменять только столбцы. И самое главное – если вы собираетесь рассчитать результат в разных ячейках, которые не расположены вдоль одной линии.

Дело в том, что когда вы скопируете формулу на другую строку, то в ссылках цифры автоматически изменятся на количество клеток от исходного значения. Если использовать смешанные адреса, то всё останется на месте. Делается это следующим образом.

В качестве примера используем следующее выражение.

=B$4

Перенесем эту формулу в другую ячейку. Желательно не на следующую и на другой строке. Теперь вы видим, что новое выражение содержит ту же строчку (4), но другую букву, поскольку только она была относительной.

Трёхмерные ссылки

Под понятие «трёхмерные» попадают те адреса, в которых указывается диапазон листов. Пример формулы выглядит следующим образом.

=СУММ(Лист1:Лист4!A5)

В данном случае результат будет соответствовать сумме всех ячеек «A5» на всех листах, начиная с 1 по 4. При составлении таких выражений необходимо придерживаться следующих условий:

в массивах нельзя использовать подобные ссылки;
трехмерные выражения запрещается использовать там, где есть пересечение ячеек (например, оператор «пробел»);
при создании формул с трехмерными адресами можно использовать следующие функции: СРЗНАЧ, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОН.В, СРЗНАЧА, СТАНДОТКЛОНПА, СТАНДОТКЛОН.Г, СУММ, СЧЁТЗ, СЧЁТ, МИН, МАКС, МИНА, МАКСА, ДИСПР, ПРОИЗВЕД, ДИСППА, ДИСП.В и ДИСПА.

Если нарушить эти правила, то вы увидите какую-нибудь ошибку.

Ссылки формата R1C1

Данный тип ссылок от «A1» отличается тем, что номер задается не только строкам, но и столбцам. Разработчики решили заменить обычный вид на этот вариант для удобства в макросах, но их можно использовать где угодно. Приведем несколько примеров таких адресов:

R10C10 – абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на десятой строке десятого столбца;
R – абсолютная ссылка на текущую (в которой указывается формула) ссылку;
R[-2] – относительная ссылка на строчку, которая расположена на две позиции выше этой;
R[-3]C – относительная ссылка на клетку, которая расположена на три позиции выше в текущем столбце (где вы решили прописать формулу);
RC – относительная ссылка на клетку, которая распложена на пять клеток правее и пять строк ниже текущей.

Использование имён

Программа Excel для обозначения диапазонов ячеек, одиночных ячеек, таблиц (обычные и сводные), констант и выражений позволяет создавать свои уникальные имена. При этом для редактора никакой разницы при работе с формулами нет – он понимает всё.

Имена вы можете использовать для умножения, деления, сложения, вычитания, расчета процентов, коэффициентов, отклонения, округления, НДС, ипотеки, кредита, сметы, табелей, различных бланков, скидки, зарплаты, стажа, аннуитетного платежа, работы с формулами «ВПР», «ВСД», «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» и так далее. То есть можете делать, что угодно.

Главным условием можно назвать только одно – вы должны заранее определить это имя. Иначе Эксель о нём ничего знать не будет. Делается это следующим образом.

Выделите какой-нибудь столбец.
Вызовите контекстное меню.
Выберите пункт «Присвоить имя».

Укажите желаемое имя этого объекта. При этом нужно придерживаться следующих правил.

Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Точно так же можно присвоить имя какой-нибудь ячейке, тексту или числу.

Использовать информацию в таблице можно как при помощи имён, так и при помощи обычных ссылок. Так выглядит стандартный вариант.

А если попробовать вместо адреса «D4:D9» вставить наше имя, то вы увидите подсказку. Достаточно написать несколько знаков, и вы увидите, что подходит (из базы имён) больше всего.

В нашем случае всё просто – «столбец_3». А представьте, что у вас таких имён будет большое множество. Все наизусть вы запомнить не сможете.

Использование функций

В редакторе Excel вставить функцию можно несколькими способами:

вручную;
при помощи панели инструментов;
при помощи окна «Вставка функции».

Рассмотрим каждый метод более внимательно.

В этом случае всё просто – вы при помощи рук, собственных знаний и умений вводите формулы в специальной строке или прямо в ячейке.

Если же у вас нет рабочего опыта в этой области, то лучше поначалу использовать более облегченные методы.

В этом случае необходимо:

Перейти на вкладку «Формулы».
Кликнуть на какую-нибудь библиотеку.
Выбрать нужную функцию.

Сразу после этого появится окно «Аргументы и функции» с уже выбранной функцией. Вам остается только проставить аргументы и сохранить формулу при помощи кнопки «OK».

Мастер подстановки

Применить его можно следующим образом:

Сделайте активной любую ячейку.
Нажмите на иконку «Fx» или выполните сочетание клавиш SHIFT +F3 .

Сразу после этого откроется окно «Вставка функции».
Здесь вы увидите большой список различных функций, отсортированных по категориям. Кроме этого, можно воспользоваться поиском, если вы не можете найти нужный пункт.

Достаточно забить какое-нибудь слово, которым можно описать то, что вы хотите сделать, а редактор попробует вывести все подходящие варианты.

Выберите какую-нибудь функцию из предложенного списка.
Чтобы продолжить, нужно кликнуть на кнопку «OK».

Затем вас попросят указать «Аргументы и функции». Сделать это можно вручную либо просто выделить нужный диапазон ячеек.
Для того чтобы применить все настройки, нужно нажать на кнопку «OK».

В результате этого мы увидим цифру 6, хотя это было и так понятно, поскольку в окне «Аргументы и функции» выводится предварительный результат. Данные пересчитываются моментально при изменении любого из аргументов.

Использование вложенных функций

В качестве примера будем использовать формулы с логическими условиями. Для этого нам нужно будет добавить какую-нибудь таблицу.

Затем придерживайтесь следующей инструкции:

Кликните на первую ячейку. Вызовите окно «Вставка функции». Выберите функцию «Если». Для вставки нажмите на «OK».

Затем нужно будет составить какое-нибудь логическое выражение. Его необходимо записать в первое поле. Например, можно сложить значения трех ячеек в одной строке и проверить, будет ли сумма больше 10. В случае «истины» указываем текст «Больше 10». Для ложного результата – «Меньше 10». Затем для возврата в рабочее пространство нажимаем на «OK».

В итоге мы видим следующее – редактор выдал, что сумма ячеек в третьей строке меньше 10. И это правильно. Значит, наш код работает.

=ЕСЛИ(СУММ(B3:D3)>10;"Больше 10";"Меньше 10")

Теперь нужно настроить и следующие клетки. В этом случае наша формула просто протягивается дальше. Для этого сначала необходимо навести курсор на правый нижний угол ячейки. После того как изменится курсор, нужно сделать левый клик и скопировать её до самого низа.

В итоге редактор пересчитывает наше выражение для каждой строки.

Как видите, копирование произошло весьма успешно, поскольку мы использовали относительные ссылки, о которых мы говорили ранее. Если же вам нужно закрепить адреса в аргументах функций, тогда используйте абсолютные значения.

Сделать это можно несколькими способами: использовать строку формул или специальный мастер. В первом случае всё просто – кликаете в специальное поле и вручную вводите нужные изменения. Но писать там не совсем удобно.

Единственное, что вы можете сделать, это увеличить поле для ввода. Для этого достаточно кликнуть на указанную иконку или нажать на сочетание клавиш Ctrl +Shift +U .

Стоит отметить, что это единственный способ, если вы не используете в формуле функции.

В случае использования функций всё становится намного проще. Для редактирования необходимо следовать следующей инструкции:

Сделайте активной клетку с формулой. Нажмите на иконку «Fx».

После этого появится окно, в котором вы сможете в очень удобном виде изменить нужные вам аргументы функции. Кроме этого, здесь можно узнать, каким именно будет результат пересчета нового выражения.

Для сохранения внесенных изменений нужно использовать кнопку «OK».

Для того чтобы удалить какое-нибудь выражение, достаточно сделать следующее:

Кликните на любую ячейку.

Нажмите на кнопку Delete или Backspace . В результате этого клетка окажется пустой.

Добиться точно такого же результата можно и при помощи инструмента «Очистить всё».

Возможные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Ниже перечислены самые популярные ошибки, которые допускаются пользователями:

в выражении используется огромное количество вложенностей. Их должно быть не более 64;
в формулах указываются пути к внешним книгам без полного пути;
неправильно расставлены открывающиеся и закрывающиеся скобки. Именно поэтому в редакторе в строке формул все скобки подсвечиваются другим цветом;

имена книг и листов не берутся в кавычки;
используются числа в неправильном формате. Например, если вам нужно указать $2000, необходимо вбить просто 2000 и выбрать соответствующий формат ячейки, поскольку символ $ задействован программой для абсолютных ссылок;

не указываются обязательные аргументы функций. Обратите внимание на то, что необязательные аргументы указываются в квадратных скобках. Всё что без них – необходимо для полноценной работы формулы;

неправильно указываются диапазоны ячеек. Для этого необходимо использовать оператор «:» (двоеточие).

Коды ошибок при работе с формулами

При работе с формулой вы можете увидеть следующие варианты ошибок:

#ЗНАЧ! – данная ошибка показывает, что вы используете неправильный тип данных. Например, вместо числового значения пытаетесь использовать текст. Разумеется, Эксель не сможет вычислить сумму между двумя фразами;
#ИМЯ? – подобная ошибка означает, что вы допустили опечатку в написании названия функции. Или же пытаетесь ввести что-то несуществующее. Так делать нельзя. Кроме этого, проблема может быть и в другом. Если вы уверены в имени функции, то попробуйте посмотреть на формулу более внимательно. Возможно, вы забыли какую-нибудь скобку. Кроме этого, нужно учитывать, что текстовые фрагменты указываются в кавычках. Если ничего не помогает, попробуйте составить выражение заново;
#ЧИСЛО! – отображение подобного сообщения означает, что у вас какая-то проблема с аргументами или с результатом выполнения формулы. Например, число получилось слишком огромным или наоборот – маленьким;
#ДЕЛ/0!– данная ошибка означает, что вы пытаетесь написать выражение, в котором происходит деление на ноль. Excel не может отменить правила математики. Поэтому такие действия здесь также запрещены;
#Н/Д! – редактор может показать это сообщение, если какое-нибудь значение недоступно. Например, если вы используете функции ПОИСК, ПОИСКА, ПОИСКПОЗ, и Excel не нашел искомый фрагмент. Или же данных вообще нет и формуле не с чем работать;
Если вы пытаетесь что-то посчитать, и программа Excel пишет слово #ССЫЛКА!, значит, в аргументе функции используется неправильный диапазон ячеек;
#ПУСТО! – эта ошибка появляется в том случае, если у вас используется несогласующаяся формула с пересекающимися диапазонами. Точнее – если в действительности подобные ячейки отсутствуют (которые оказываются на пересечении двух диапазонов). Довольно часто такая ошибка возникает случайно. Достаточно оставить один пробел в аргументе, и редактор воспримет его как специальный оператор (о нём мы рассказывали ранее).

При редактировании формулы (ячейки подсвечиваются) вы увидите, что они на самом деле не пересекаются.

Иногда можно увидеть много символов #, которые полностью заполняют ячейку по ширине. На самом деле тут ошибки нет. Это означает, что вы работаете с числами, которые не помещаются в данную клетку.

Для того чтобы увидеть содержащееся там значение, достаточно изменить размер столбца.

Кроме этого, можно использовать форматирование ячеек. Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов:

Вызовите контекстное меню. Выберите пункт «Формат ячеек».

Укажите тип «Общий». Для продолжения используйте кнопку «OK».

Благодаря этому редактор Эксель сможет перевести это число в другой формат, который умещается в данном столбце.

Примеры использования формул

Редактор Microsoft Excel позволяет обрабатывать информацию любым удобным для вас способом. Для этого есть все необходимые условия и возможности. Рассмотрим несколько примеров формул по категориям. Так вам будет проще разобраться.

Для того чтобы оценить математические возможности Экселя, нужно выполнить следующие действия.

Создайте таблицу с какими-нибудь условными данными.

Для того чтобы высчитать сумму, введите следующую формулу. Если хотите прибавить только одно значение, можно использовать оператор сложения («+»).

=СУММ(B3:C3)

Как ни странно, в редакторе Excel нельзя отнять при помощи функций. Для вычета используется обычный оператор «-». В этом случае код получится следующий.

=B3-C3

Для того чтобы определить, сколько первое число составляет от второго в процентах, нужно использовать вот такую простую конструкцию. Если вы захотите вычесть несколько значений, то придется прописывать «минус» для каждой ячейки.

=B3/C3%

Обратите внимание, что символ процента ставится в конце, а не в начале. Кроме этого, при работе с процентами не нужно дополнительно умножать на 100. Это происходит автоматически.

Excel может складывать с учетом сразу нескольких условий. Можно посчитать сумму клеток первого столбца, значение которых больше 2 и меньше 6. И ту же самую формулу можно установить для второй колонки.

=СУММЕСЛИМН(B3:B9;B3:B9;">2";B3:B9;"<6") =СУММЕСЛИМН(C3:C9;C3:C9;">2";C3:C9;"<6")
Также можно посчитать количество элементов, которые удовлетворяют какому-то условию. Например, пусть Эксель посчитает, сколько у нас чисел больше 3.

=СЧЁТЕСЛИ(B3:B9;">3") =СЧЁТЕСЛИ(C3:C9;">3")
Результат всех формул получится следующим.

Математические функции и графики

При помощи Экселя можно рассчитывать различные функции и строить по ним графики, а затем проводить графический анализ. Как правило, подобные приёмы используются в презентациях.

В качестве примера попробуем построить графики для экспоненты и какого-нибудь уравнения. Инструкция будет следующей:

Создадим таблицу. В первой графе у нас будет исходное число «X», во второй – функция «EXP», в третьей – указанное соотношение. Можно было бы сделать квадратичное выражение, но тогда бы результирующее значение на фоне экспоненты на графике практически пропало бы.

Как мы и говорили ранее, прирост экспоненты происходит намного быстрее, чем у обычного кубического уравнения.

Подобным образом можно представить графически любую функцию или математическое выражение.

Всё описанное выше подходит для современных программ 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Старый редактор Эксель значительно уступает в плане возможностей, количества функций и инструментов. Если откроете официальную справку от Microsoft, то увидите, что они дополнительно указывают, в какой именно версии программы появилась данная функция.

Во всём остальном всё выглядит практически точно так же. В качестве примера, посчитаем сумму нескольких ячеек. Для этого необходимо:

Указать какие-нибудь данные для вычисления. Кликните на любую клетку. Нажмите на иконку «Fx».

Выбираем категорию «Математические». Находим функцию «СУММ» и нажимаем на «OK».

Можете попробовать пересчитать в любом другом редакторе. Процесс будет происходить точно так же.

Заключение

В данном самоучителе мы рассказали обо всем, что связано с формулами в редакторе Excel, – от самого простого до очень сложного. Каждый раздел сопровождался подробными примерами и пояснениями. Это сделано для того, чтобы информация была доступной даже для полных чайников.

Если у вас что-то не получается, значит, вы допускаете где-то ошибку. Возможно, у вас есть опечатки в выражениях или же указаны неправильные ссылки на ячейки. Главное понять, что всё нужно вбивать очень аккуратно и внимательно. Тем более все функции не на английском, а на русском языке.

Кроме этого, важно помнить, что формулы должны начинаться с символа «=» (равно). Многие начинающие пользователи забывают про это.

Файл примеров

Для того чтобы вам было легче разобраться с описанными ранее формулами, мы подготовили специальный демо-файл, в котором составлялись все указанные примеры. Вы можете его с нашего сайта совершенно бесплатно. Если во время обучения вы будете использовать готовую таблицу с формулами на основании заполненных данных, то добьетесь результата намного быстрее.

Видеоинструкция

Если наше описание вам не помогло, попробуйте посмотреть приложенное ниже видео, в котором рассказываются основные моменты более детально. Возможно, вы делаете всё правильно, но что-то упускаете из виду. С помощью этого ролика вы должны разобраться со всеми проблемами. Надеемся, что подобные уроки вам помогли. Заглядывайте к нам чаще.

Иногда, для того, чтобы найти ошибку, в формуле, или понять принцип работы, необходимо произвести ее пошаговое вычисление. В зависимости от потребностей и сложности вычисления можно воспользоваться различными способами, также, можно быстро преобразовать формулу в результат, который она выдает. Рассмотрим несколько примеров пошагового вычисления формулы в Excel.

Преобразование формулы в результат вычисления

Если в ячейке нужна не формула, а результат ее вычисления, то можно, конечно, скопировать результат и вставить в ту же ячейку в режиме сохранить только текст, однако есть более быстрый способ. Достаточно просто выделить формулу и нажать клавишу F9 . Когда такое вычисление может пригодиться? Вариантов можно подобрать несколько, ярким примеров будет работа с функциями Excel, которые возвращают случайные значения или , поскольку по умолчанию в Excel настроено автоматическое вычисление, то значения функций постоянно обновляются, а с помощью такого нехитрого способа можно результат вычисления быстро зафиксировать.

Преобразование части формулы в результат вычисления

Если выделить только часть формулы и нажать клавишу F9, то эта часть будет преобразована в результат, а все, что осталось в формуле, будет рассчитываться. Как и в предыдущем примере, можно таким образом зафиксировать вычисление одной из функций Excel, генерирующих случайные значения, но такое преобразование подойдет и для формул, которые не меняют свои значения при каждом пересчете листа Excel.

Пошаговое вычисление сложной формулы

Несомненно, самой интересной возможностью является пошаговое вычисление сложной формулы в Excel, когда нужно найти ошибку в вычислениях.

Что такое сложная формула в Excel?

Сложные формулы — это формулы, которые, как правило, содержат в себе несколько функций, которые, в свою очередь, также могут оказаться не самыми простыми к пониманию, но чрезвычайно полезными. Ярким примером является чрезвычайно популярная функция

Excel применяется не только для создания в нем таблиц. С помощью этой программы можно производить различные вычисления. Этот инструмент очень удобен при создании любой базы в Excel. Встроенный калькулятор позволит сократить время и сделать работу более удобной. Чтобы осуществлять вычисления, требуется знать основные понятия Excel.

Формулы и адреса ячеек

Формулой называется равенство, с помощью которого можно непосредственно в таблице производить сложение, вычитание, умножение и деление значений. Чтобы сделать вычисления более удобными, следует хорошо знать понятие «адрес ячейки». Адресом называется обозначение отдельной ячейки таблицы. На рисунке присутствует небольшая таблица, состоящая из шести строк и четырех столбцов. Каждая ячейка имеет свой адрес. Он обозначается латинской буквой и цифрой. Например, ячейка «Молоко» имеет адрес «А4». То есть «А» — это номер столбца, а «4» — номер строки.

Применение формул при расчете

Теперь можно приступать к изучению формул. В состав формулы входит знак равенства, « + », « — », « / » и «*». Чтобы создать какое-либо уравнение, требуется выбрать ячейку и написать в ней функцию. Например, если нужно посчитать общую стоимость четырех булок хлеба, то ставим курсор на ячейку D3 и пишем знак «равно». Далее следует написать формулу из адресов ячеек или просто числа со знаком умножения. Рассмотрим самый простой способ – нахождение общей стоимости по известным числам. Для этого вписываем в ячейку «=4*15» и нажимаем «Enter».

Теперь разберем универсальный метод нахождения различных значений. При использовании адресов ячеек при написании формулы можно менять значения в других клетках. При этом Excel будет автоматически пересчитывать значение в той графе, где написана формула. Для этого нужно вместо числовых значений вписать в ячейку D3 адресные данные. Количество хлеба имеет адрес «B3», а цена одной булки – «С3». Теперь вписываем эти адреса в графу, где будет производиться вычисление.

По мере написания формулы происходит выделение ячеек. Это позволит правильно указать адреса значений. Еще одним важным преимуществом создания формулы с использованием наименований строк и столбцов является расчет сразу всех значений. То есть, если вписать формулу в ячейку «D3» и нажать «Enter», то Excel автоматически произведет расчет общей стоимости всех остальных продуктов.